7 outils de travail d'équipe Google pour la collaboration en ligne

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Google possède l'une des cultures d'entreprise les plus enviables de toute entreprise au monde. Mis à part son espaces de bureaux trompés, Google est célèbre pour ses nombreux avantages et la créativité motivée par les employés. Mais ce qui fait de Google un lieu de travail vraiment agréable, c'est son esprit de collaboration et son esprit d'équipe.

Au cours des deux dernières années, Google a étudié les habitudes de 180 équipes. Il a également réalisé des centaines d'interviews. L'entreprise veut comprendre ce qui fait une équipe parfaite. Il propose de nombreux outils pour aider les gens à mieux travailler avec les autres, afin que cet objectif ne soit pas surprenant.

Examinons certains des outils Google les plus inspirants pour le travail d'équipe et examinons comment ils pourraient améliorer la collaboration de votre équipe en ligne.

Gmail est un fournisseur de messagerie convivial qui offre 15 Go d'espace de stockage par compte. Ce que vous ignorez peut-être aussi permet la collaboration via une option de délégation

Comment accorder l'accès à Gmail à quelqu'un sans partager votre mot de passeAvec la fonctionnalité de délégués de Gmail, vous pouvez accorder à quelqu'un l'accès à votre compte sans révéler votre mot de passe. Lire la suite . Les délégués peuvent lire et envoyer des e-mails en votre nom tout en accédant au compte.

Découvrez cette fonctionnalité en allant sur Réglages. Ensuite, recherchez le Comptes section en haut.

Trouvez la section qui dit Accordez l'accès à votre compte. Les boutons radio vous permettent de choisir d'afficher les conversations comme lues ou non lues une fois que les délégués y ont cliqué.

Saisissez l'adresse e-mail d'une personne après avoir cliqué sur Ajouter un autre compte lien. Cette action envoie à votre délégué un lien d'activation. Assurez-vous de dire à la personne de s'installer dans les sept jours.

Téléchargement Gratuit: Gmail pour Android | iOS

Grâce à ses capacités de codage couleur, Google Agenda est un excellent moyen de organisez visuellement votre vie bien remplie. Vous pouvez utiliser du rouge pour désigner les obligations professionnelles et réserver du bleu pour des choses amusantes.

L'outil prend également en charge le partage. Rendez publics certains ou tous vos calendriers afin que les gens puissent voir quand vous êtes libre.

Vous souhaitez partager un calendrier avec une seule personne? Cliquez sur la flèche vers le bas à droite du calendrier correspondant dans la liste principale. Alors choisi Partagez ce calendrier.

Sur la page suivante, recherchez le Partager avec des personnes spécifiques région. Saisissez ensuite l'adresse e-mail de la personne.

Vous pouvez également partager des calendriers avec n'importe quel internaute. Revenez au menu de la flèche vers le bas et choisissez Paramètres du calendrier.

Faites défiler jusqu'à Adresse d'agenda section, puis cliquez sur le petit bouton iCal vert.

Copiez l'URL générée et envoyez-la à vos collègues, amis ou autres personnes que vous connaissez. Sachez que toute personne qui obtient le lien peut accéder au calendrier.

La capacité de partage de Google Agenda est fantastique pour planifier des réunions, des sessions d'étude ou d'autres activités collaboratives. Cela vous évite également de dire à plusieurs reprises aux gens que vous êtes occupé. Ils peuvent simplement consulter un calendrier que vous avez partagé avec eux à la place.

Téléchargement Gratuit: Google Agenda pour Android | iOS

Google Sheets est une application de feuille de calcul que vous pouvez utiliser avec d'autres simultanément.

Avantages comme la mise en forme conditionnelle et formules intégrées 4 scripts Google qui rendent Google Sheets plus puissantGoogle Sheets est génial, mais peut être encore plus puissant si vous utilisez des scripts Google Sheets pour améliorer ses capacités. Lire la suite gagnez du temps pour vous et vos collaborateurs. Vous pouvez même voir d'autres personnes apporter des modifications en temps réel.

Vous souhaitez envoyer une notification à un collaborateur dans la feuille? Faites un clic droit et sélectionnez Insérer un commentaire, puis taper un signe plus pour envoyer une notification au collaborateur à l'aide de son adresse e-mail.

Étant donné que Google Sheets enregistre automatiquement les modifications, vous ne craindrez pas de perdre du travail. Si vous avez besoin de voir une liste des modifications et les personnes responsables, vous pouvez vous référer à l'historique des révisions.

Pour afficher rapidement l'historique des révisions, cliquez simplement sur la note en haut de la feuille qui indique quand la dernière modification a été effectuée.

Avant de partager votre feuille de calcul, assurez-vous que chaque collaborateur dispose d'un compte Google. Cliquez ensuite sur Bouton Partager en haut à droite.

Ajoutez les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez accéder à la feuille de calcul. Cliquez ensuite sur l'icône en forme de crayon. Votre dernière action permet de spécifier si les utilisateurs peuvent afficher la feuille, la modifier ou faire les deux. Alternativement, vous pouvez simplement créer un lien partageable.

Choisissez les autorisations de visualisation / modification lorsque vous le faites et vous pouvez grouper un message ou envoyer le lien par e-mail à votre équipe.

Téléchargement Gratuit: Google Sheets pour Android | iOS

Google Docs fonctionne parfaitement pour rassembler votre tête avec vos coéquipiers.

Utilisez-le lors de la rédaction de listes de tâches, de remue-méninges pour des projets ou de tout ce qui est mieux avec la contribution des autres.

En regardant le document, faites attention aux icônes colorées en forme de drapeau avec les noms des personnes. Ils vous indiquent qui est responsable des modifications.

Un collaborateur peut également prendre des notes pour clarifier les raisons des modifications ou poser des questions. Comment est-ce que tu fais ça?

Vous l'avez deviné - suivez les mêmes étapes que celles mentionnées dans la section Google Sheets ci-dessus. La seule différence est que vous devrez mettre en évidence du texte afin de placer votre commentaire dans le document.

Partagez un document avec des personnes via le même processus que celui utilisé pour Google Sheets. Vous pouvez également utiliser l'option de lien partageable dans le coin de la zone de partage.

Téléchargement Gratuit: Google Docs pour Android | iOS

Considérez Google Keep comme un outil de gestion de projet magnifiquement basique.

Il fonctionne sur les gadgets Android et iOS, ainsi que sur votre navigateur Web préféré. Comptez sur Google Keep comme endroit pour les notes, les dessins, les listes, les images et les clips audio. Vous pouvez même partagez vos notes Keep avec d'autres applications sur votre téléphone.

Vous pouvez également épingler des notes importantes en haut de votre page Keep, définir des rappels pour les notes importantes et exporter facilement des notes vers Google Docs.

Commencez à partager en trouvant le Icône de collaborateur. Il ressemble à la tête et aux épaules d’une personne avec un signe plus à gauche. De là, vous pouvez partager avec quelqu'un par son nom ou saisir un e-mail.

Pour partager des notes avec plusieurs personnes à la fois, vous pouvez créer un groupe familial Google jusqu'à six utilisateurs de Google Keep.

Cependant, pour utiliser cette fonction, vous devez également créer un Familles Google Compte. En tant que créateur du groupe familial, vous pouvez assumer le rôle de gestionnaire de famille. Vous pouvez ensuite partager du contenu Google Keep avec votre groupe familial, facilement.

Téléchargement Gratuit: Google Keep pour Android | iOS | Chrome

Vous vous préparez pour une présentation de groupe? Évitez les appels téléphoniques et les e-mails sans fin sur la façon de procéder, et collaborez avec Google Slides à la place. Sélectionnez un modèle attrayant 7 endroits où vous pouvez trouver rapidement de beaux modèles de présentationVotre recherche de modèles de présentation de dernière minute se termine avec ces ressources en ligne. Ces sites Web modèles couvrent à la fois PowerPoint et Google Slides. Lire la suite pour gagner du temps de conception. Faites ressortir vos mots avec des centaines de possibilités de polices.

Comme Google Docs et Sheets, ce facilitateur de collaboration permet la modification instantanée par toute personne autorisée. Suivez simplement le processus désormais familier d'octroi de privilèges et recherchez le bleu Partager bouton. C'est en haut à droite de votre écran.

Google Slides fonctionne également bien avec Microsoft PowerPoint. Vous pouvez importer et modifier des diapositives PowerPoint avec le créateur de diapositives de Google. Il convertit également les fichiers PowerPoint en Google Slides.

Téléchargement Gratuit: Google Slides pour Android | iOS

Google Hangouts est une application de messagerie. Essayez de parler à une personne à la fois par SMS ou jusqu'à 150 personnes.

Vous pouvez également lancer un chat vidéo avec jusqu'à 10 personnes. Démarrez une nouvelle conversation en cliquant sur le signe plus. Ensuite, ajoutez des personnes par nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone. Enfin, choisissez si vous souhaitez une conversation basée sur un message ou un appel vidéo.

Laissez plus de personnes se joindre en cliquant sur l'icône de la personne et en sélectionnant Ajouter des personnes. Ensuite, suivez le même processus que vous avez initialement utilisé lors de la création du chat.

Vous pouvez également nommer la conversation, donc il n'y a aucun doute sur les sujets de discussion. Pour ce faire, sélectionnez l'icône d'engrenage en haut de la boîte de discussion pour ouvrir les paramètres de Hangout. Ensuite, trouvez Nom du Hangout et entrez quelque chose de descriptif.

Il y a beaucoup d'autres astuces que vous pouvez mettre en œuvre pour rendre les Hangouts plus utilisables également. Si Hangouts ne vous semble pas la bonne option de chat professionnel, donnez Mou ou Torsion un coup de feu. Voici notre comparaison Slack versus Twist pour vous aider à trouver la bonne application de chat.

Téléchargement Gratuit: Google Hangouts pour Android | iOS

Vous pouvez obtenir gratuitement tous les outils ci-dessus pour améliorer tous vos efforts d'équipe via Google Drive. Cependant, si vous collaborez pour des raisons professionnelles, payer pour G Suite peut être une meilleure idée.

G Suite est la solution packagée de Google pour les organisations de tous types. Il propose tous les outils ci-dessus, ainsi que plusieurs autres. Essentiellement, il vous permet d'accéder à tous les outils dont nous avons parlé dans ce post à partir d'un seul emplacement.

La version G Suite de Google Drive dispose d'un panneau d'administration central avec des fonctionnalités de prévention de la perte de données. Il dispose également d'une fonction de recherche basée sur l'apprentissage automatique qui aide les utilisateurs à trouver des fichiers plus rapidement.

Vous pouvez également créer un Drive d'équipe. Contrairement au contenu d'un compte Drive normal, l'équipe est propriétaire des documents plutôt que des individus.

Cela signifie que si quelqu'un part, les fichiers restent où ils sont afin que votre équipe puisse continuer à travailler. Faites un clic droit sur un fichier et accédez à Ajouter une étoile pour le signaler comme important, afin que les gens puissent le retrouver plus tard.

Après avoir terminé un essai gratuit de deux semaines, vous paierez un montant mensuel par utilisateur en fonction du niveau. Le package le plus basique ne comprend pas de stockage illimité. le version de G Suite pour les équipes coûte 10 $ par mois et par utilisateur.

Acheter G Suite: 5 à 25 $ par mois et par utilisateur selon le forfait choisi après un essai gratuit de deux semaines.

Quels outils Google allez-vous commencer à utiliser davantage?

Se familiariser avec ces outils est simple. En effet, le processus pour effectuer certaines tâches (telles que le partage de documents) est identique d'une application à l'autre. De plus, bien que vous disposiez désormais des liens d'application mobile nécessaires, tous les outils fonctionnent dans les navigateurs Web. La plupart vous permettent même de continuer à travailler seul ou avec d'autres, même sans connexion Internet.

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