Un guide de productivité simple pour tous

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MakeUseOf est fier de présenter un guide de productivité intelligent pour vous aider à augmenter la productivité dans votre vie. Avec toutes les distractions que la vie moderne apporte, il n'est pas facile de maintenir votre productivité. Que vous soyez un procrastinateur enthousiaste ou que vous ayez simplement très peu de temps sous la main, il y a beaucoup de gens qui ne peuvent vraiment pas se permettre de perdre de vue l'entreprise.

Cependant, en jouant correctement vos cartes, il serait bien possible d'obtenir le petit coup de pouce de productivité dont vous avez envie. Connaissez vos choses à faire et à ne pas faire, et vous pourrez déplacer plus de travail en moins de temps.

MakeUseOf.com présente fièrement ce guide de productivité du geek informatique.

Table des matières

§1. Introduction

§2? -? Concentration

§3? -? Erreurs de productivité

§4? -? Café: bon ou mauvais?

§5? -? Améliorez vos compétences de frappe

§6? -? Configuration de votre espace de travail

§7? -? Planification

§8? -? Motivation

§9? -? Outils essentiels

1. introduction

Pourquoi un livre électronique sur l'augmentation de la productivité?

Chaque jour de notre vie, parfois même le week-end, nous devons travailler. Et comme beaucoup d’entre nous ne peuvent pas suivre le rythme de vie de plus en plus rapide, notre capacité à interagir avec d’autres personnes et à passer du temps avec la famille et les amis est considérablement réduite. Malheureusement, cela peut entraîner de gros problèmes, et il est extrêmement important d'apprendre à maintenir un équilibre entre le travail et tout le reste.

Et comment pouvez-vous garder les deux côtés heureux? Être productif signifie que vous terminez votre travail plus rapidement et gagnez plus de temps pour vous-même, votre famille, vos amis et vos loisirs. Cela signifie que vous serez détendu et prêt pour une nouvelle journée. La gratification d'un travail bien fait ne doit pas non plus être oubliée, et votre patron remarquera sûrement l'amélioration.

Dans cet eBook, nous allons couvrir quelques conseils pour augmenter la productivité dans ce nouveau monde - où les distractions vous attendent sur chaque ordinateur ou appareil portable. Tout dans cet eBook est de ma propre expérience, équilibrant le temps alloué au travail scolaire, un travail à temps partiel en tant qu'écrivain, ma petite amie et mes autres amis. Crois moi; il est extrêmement facile de tomber dans les extrêmes.

2. Concentration

Internet, bien qu'il soit une énorme ressource d'informations et un excellent outil de productivité qui permet la collaboration entre pairs du monde entier ou de la cabine, c'est un gaspillage de temps incroyablement énorme. Et croyez-le ou non, tout le monde en souffre, des administrateurs système surfant sur le Web sans but en utilisant StumbleUpon, aux programmeurs lisant des histoires filaires et aux photographes jouant avec la correspondance d'images de Google site Internet.

Même les personnes qui aiment leur travail jugent parfois nécessaire de se concentrer sur des activités non liées à l'emploi. Cependant, la plupart des employeurs ne savent pas ou choisissent d’ignorer qu’une bonne partie de la journée est perdue. Des recherches récentes montrent que les professionnels des RH supposent que les employés perdent environ 1 heure par jour. Les employés ont admis avoir perdu environ deux heures par jour.

Il est difficile de décider qui est le plus touché par ce comportement. D'une part, l'employeur paie pour des heures de travail à productivité nulle. D'un autre côté, l'employé pourrait avoir la botte s'il continue de perdre du temps. Dans le grand schéma des choses, on pense que l'économie perd environ 11 milliards de livres sterling chaque année au Royaume-Uni.

Si vous souhaitez augmenter la productivité et avez besoin de travailler, désactivez Internet. Si vous savez que vous ne pouvez pas résister à l’ouverture du navigateur, même pour un court jeu flash, retirez le câble Ethernet ou déconnectez-vous du réseau sans fil. Parfois, tout ce qu'il me faut pour commencer à écrire est simplement d'éteindre l'ordinateur et de travailler avec un stylo et un morceau de papier, d'écrire ce que je pense; sans la possibilité de vérifier les faits ou de faire apparaître une fenêtre de messagerie instantanée.

Éteignez le téléviseur, la radio, l'iPod, la Xbox, les lumières clignotantes et masquez la PSP. Si vous avez besoin de faire une pause, ne jouez pas à Max Payne et allez plutôt à la fenêtre ou à l'extérieur et prenez de l'air frais pendant 5 minutes.

3. Erreurs de productivité

Vous ne croiriez pas combien d'erreurs vous pouvez faire en matière de productivité. Certains d'entre eux peuvent se transformer en catastrophes à part entière. Comme vous, je rencontre quotidiennement ce genre de situations, que ce soit à l'école, à la maison ou en tant qu'écrivain à temps partiel.

La pire erreur que vous puissiez faire est de perdre votre sang-froid avec vos pairs, et en particulier les personnes plus haut placées dans la hiérarchie. Même si la demande semble absurde, inacceptable ou impossible à réaliser, vous ne devriez pas avoir de dépression nerveuse. Au lieu de cela, prenez un morceau de papier et créez un argument logique qui défend votre position. Ensuite, présentez-le au même pair, ou si cela ne fonctionne pas, directement au patron. Si cela ne fonctionne pas, il y a toujours le plan B: faites tout ce que vous pouvez et présentez le résultat. Ne rien faire ou commencer à crier ne va aider personne. Si vous êtes censé produire 500 mots sur une phrase de 5 mots - juste parce que - asseyez-vous devant de l'ordinateur, versez du café, réfléchissez à des idées et n'arrêtez pas jusqu'à ce que vous soyez au moins à 400 mots. Analysez, déconstruisez, donnez des exemples, lancez votre propre opinion et faites une digression sur quelque chose d'intéressant. C'est ce que je fais.

Image reproduite avec l'aimable autorisation de XKCD

La deuxième pire chose que vous puissiez faire est de perdre du temps. Il y a toujours quelque chose que vous pouvez faire - regarder les feuilles souffler ne compte pas. Si vous avez terminé un projet et que vous avez encore du temps, commencez par le suivant, lisez un livre ou demandez à votre patron de vous laisser rentrer chez vous. Le temps est quelque chose que vous ne pouvez pas récupérer, alors pourquoi voudriez-vous le gaspiller? La clé pour augmenter la productivité est de rester occupé. Nettoyez votre bureau, aidez un collègue, discutez avec cette fille dans la prochaine cabine - ne regardez pas les anciens épisodes de Simpson sur Hulu.

Ce qui nous amène au plus grand tueur de productivité jamais inventé - Internet. Facebook, Twitter, YouTube et la liste s'allonge encore et encore. Le nombre de lieux que vous pouvez visiter sur Internet est en constante augmentation et les outils qui vous aident à perdre du temps sont toujours mis à jour.

StumbleUpon, Delicious, Digg, Reddit, tous veulent votre attention et votre énergie. Vous devriez avoir la force en vous de vous abstenir.

Si vous ne pouvez pas utiliser la Force, comme Luke Skywalker, je vous recommande d'utiliser les instructions suivantes pour modifier votre hôtes fichier. En ajoutant une simple ligne à ce fichier, vous ne pourrez effectivement pas accéder au site Web que vous désirez tout en ayant accès à tout autre élément pertinent pour votre recherche. Lorsque vous souhaitez accéder à nouveau, supprimez simplement la ligne.

• Aller vers % SystemRoot% \ system32 \ drivers \ etc \. Pour les autres systèmes d'exploitation, les emplacements du fichier hosts sont disponibles sur Wikipédia.

• Ouvrez les noms de fichiers hôtes en utilisant WordPad.

• Par exemple, ajoutez à la fin du document "127.0.0.1 facebook.com”. Cela redirigera toutes les demandes de Facebook vers l'adaptateur de bouclage - votre propre ordinateur au lieu du serveur. Une page vierge apparaîtra à la place de Facebook.

• Enregistrez et cliquez sur OK à l'invite UAC.

Une autre chose que vous voudrez peut-être essayer si vous vérifiez vos e-mails toutes les 30 secondes est le module complémentaire Email Addict disponible pour Gmail. Cliquez sur l'icône verte en haut à droite de votre fenêtre et faites défiler vers le bas pour la trouver.

Il existe également un excellent module complémentaire pour augmenter la productivité sur Firefox qui «bloque les sites qui perdent du temps et qui peuvent gâcher la vie de votre journée de travail. Tout ce que vous avez à faire est de spécifier quels sites bloquer et quand les bloquer. » En savoir plus sur LeechBlock ici Les 6 meilleurs logiciels et applications de suivi du tempsIl est essentiel de suivre votre temps si vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre journée. Voici les meilleures applications de suivi du temps que vous devriez essayer. Lire la suite .

Le lien ci-dessus renvoie à notre article sur «5 outils pour suivre le temps que vous perdez en ligne». Dans le même article, il y a un autre addon utile pour surveiller votre utilisation d'Internet, il s'appelle MeeTimer. Il vous avertira également lorsque vous essayez d'ouvrir un nouvel onglet ou lien.

Enfin, il existe un programme appelé ManicTime qui conserve des statistiques détaillées sur tout ce que vous faites lorsque vous travaillez sur votre ordinateur. Cela peut vous aider à comprendre où va votre temps, combien il est gaspillé et qu'est-ce qui vous distrait le plus. Check-out ManicTime Suivez votre temps sur l'ordinateur avec Manictime Lire la suite .

Si vous recherchez un module complémentaire pour surveiller votre utilisation d'Internet, consultez MeeTimer. Il vous avertira également lorsque vous essayez d'ouvrir un nouvel onglet ou lien.

Enfin, il est de la plus haute importance d'avoir un équilibre entre le travail, la famille et le plaisir, et la meilleure façon d'y parvenir est de séparer les activités en conséquence. Faire des maths en écoutant Nightwish ne fonctionne pas, et ajouter une bière à cette équation est tout aussi désastreux. Au lieu de cela, organisez votre matinée afin de terminer le travail à temps, de travailler, puis de passer du bon temps avec des amis.

4. Café: bon ou mauvais?

La consommation de café affecte-t-elle la productivité? Certains disent que c'est le cas, citant le temps qu'il faut pour sortir du bureau et récupérer ainsi que le coût - pas exactement des sous pour Starbucks. Cela peut également interrompre votre flux de travail - interrompre l'élan que vous aviez avant votre départ.

Crédit photo: Wikipedia Commons.

D'un autre côté, le fait de vous vider un peu l'esprit peut vous aider à voir ce qui vous manque et, en fin de compte, vous aider à trouver une solution et, en fin de compte, augmenter la productivité. Le voyage pour le café peut également être une routine, ce qui est bien si vous avez l'habitude de vous rendre au travail après.

Il existe des études contradictoires concernant l'impact du café sur la santé et sa relation avec la productivité. Des études financées par des sociétés d'eau minérale indiquent que cela augmente l'anxiété et parce que la caféine est un diurétique, elle augmente le nombre de fois où vous devez aller aux toilettes - en quittant votre bureau.

La caféine est un stimulant, ayant pour effet de conjurer temporairement la somnolence et de restaurer la vigilance. Diverses boissons contenant de la caféine, comme le café, le thé, les boissons gazeuses et les boissons énergisantes sont très populaires. La caféine est la substance psychoactive la plus consommée au monde, mais contrairement à de nombreuses autres substances psychoactives, elle est légale et non réglementée dans presque toutes les juridictions. En Amérique du Nord, 90% des adultes consomment de la caféine quotidiennement. La Food and Drug Administration des États-Unis classe la caféine parmi les «usages multiples généralement reconnus comme des substances alimentaires sûres».

D'après ma propre expérience, je peux dire que le café m'aide à me concentrer. Après avoir bu ma tasse, je suis prêt à commencer à travailler. En fait, je ne peux pas m'asseoir et ne rien faire après avoir bu mon café - je sens que je dois faire quelque chose. Cependant, boire plus de 3 tasses a un effet désastreux. Je perds le focus, la concentration et m'irrite facilement à chaque erreur que je fais. L'équilibre, comme en toutes choses, est la clé.

5. Améliorez vos compétences de frappe

Pour beaucoup, la saisie tactile (taper sans regarder les touches) est une compétence acquise depuis longtemps sur un IBM Selectric ou Apple IIe, mais son importance est souvent négligée. Beaucoup d'entre nous, cependant, utilisent toujours l'approche autodidacte de «chasse et picage», trouvant des clés en utilisant nos propres méthodes uniques. Bien que cette approche puisse faire le travail, elle n'atteint pas la même vitesse ou la même facilité de frappe que les touches tactiles. Savoir comment toucher le type peut libérer votre esprit pour se concentrer sur la tâche d'écriture à la main, plutôt que de chercher des clés, et vous permet de composer des e-mails, des rapports et des mémos plus rapidement. Apprendre à toucher le type peut augmenter considérablement votre productivité.

Crédit photo: opie

Une vitesse de frappe de 40 à 60 mots par minute (wpm), environ 3 à 4 fois plus rapide qu'une vitesse d'écriture moyenne, est une norme courante sur le lieu de travail. Certains employeurs qui embauchent pour des postes qui impliquent beaucoup de dactylographie nécessitent des vitesses encore plus élevées. La précision est également importante pour une saisie rapide et efficace: moins vous faites d'erreurs, moins vous avez de temps à consacrer à la correction de votre travail.

Consultez les articles suivants passant en revue différents sites Web et programmes vous aidant à mettre en pratique vos compétences de frappe et à apprendre à taper au clavier. C’est l’une des techniques les plus efficaces pour augmenter la productivité.

5.1 Apprentissage de la saisie tactile (applications Web et de bureau)

• TypingWeb TypingWeb: Apprenez à taper rapidement en ligne Lire la suite

• Keybr La bonne façon de pratiquer la dactylographie tactile en ligneApprenez à taper plus rapidement et avec moins d'erreurs. Keybr est un tuteur de dactylographie avec des leçons intelligentes conçues pour vous soumettre à des exercices de dactylographie rigoureux. Lire la suite

• Assistant de saisie tactile de Bruce Apprenez à saisir du texte avec "l'assistant de frappe de Bruce" Lire la suite

5.2 Pratiquez la saisie tactile

• 10 doigts rapides

• TypeRacer

•Jeux de dactylographie Vous voulez taper plus vite? (Pas un autre cours de dactylographie tactile) Lire la suite

6. Configuration de votre espace de travail

Il est extrêmement important d'éviter les postures inconfortables et de positionner votre corps confortablement. Cela peut non seulement améliorer votre productivité globale, mais également vous aider à éviter diverses maladies causées par une utilisation prolongée des ordinateurs (TMS).

Crédit photo: lactose

• Lorsque vous êtes derrière un bureau, vous devez envisager de suivre ces règles:

• Utilisez une chaise qui soutient le bas de votre dos.

• Placez votre clavier et votre souris au niveau du coude.

• Ajustez la surface de travail et la hauteur du fauteuil pour adopter une position confortable.

• Positionnez le haut de l'écran au niveau des yeux.

• Utilisez un repose-pieds si vos pieds ne sont pas confortables directement sur le sol.

Avoir un bon endroit pour travailler peut jouer un rôle énorme dans l'augmentation de la productivité. Il existe de nombreux types de personnes, certains aiment avoir tout sur le bureau, d'autres préfèrent tout bien caché. Pour ma part, je préfère avoir beaucoup de choses sur mon bureau. La plupart des choses avec lesquelles je dois travailler sont à portée de main de cette façon.

Les bureaux en désordre peuvent inspirer - en particulier pour les écrivains - mais ils peuvent également distraire un programmeur. Il voulait peut-être seulement une tasse de café et une balle anti-stress. Quoi que vous décidiez, assurez-vous que l'environnement dans lequel vous travaillez est confortable et convient à vos goûts personnels.

7. Planification

Afin de faire avancer les choses, j’ai constaté que les listes de tâches et les calendriers, même s’imposant, peuvent être une ressource inestimable. Sur une feuille de papier, un cahier ou un pense-bête, écrivez tout ce dont vous avez besoin pour accomplir. À côté de chaque élément, définissez une date arbitraire à laquelle vous souhaitez terminer cette affectation. Si la première fois que toutes vos tâches sont mélangées, vous pouvez maintenant copier les tâches sur une autre feuille de papier dans l'ordre.

Crédit photo: Seulement une chose

Gardez ce calendrier sur le bureau, saisissez-le dans Outlook ou Google Agenda, mais essayez de vous y tenir, quoi qu'il arrive. Imaginez que vous êtes votre patron et que vous devez terminer la tâche à l'heure spécifiée. Cette méthode fait des miracles - même si je suis fatigué après une journée de travail, je prends toujours le temps d'accomplir les autres tâches.

Je vous recommande fortement de consulter PocketMod. Pocketmod est une application pratique qui peut être utilisée pour convertir du papier ordinaire au format A4 en livrets (organisateurs) polyvalents de format portefeuille. Exécutez simplement l'application, spécifiez ce que vous voulez sur chaque page de livret, imprimez-la et pliez-la en un livret.

Vous devez également essayer de planifier toutes les tâches importantes le matin. La programmation, l'écriture, tout ce qui est essentiel doit être fait avant 13 heures. De nombreuses études ont montré que le métabolisme humain - un processus qui détermine à quel point vous êtes «frais» - ralentit considérablement après ce point. Le matin, vous avez les meilleures chances de terminer votre tâche plus rapidement et mieux. Planifiez des tâches non essentielles, répétitives ou autrement non intensives intellectuellement l'après-midi.

L'utilisation de Google Agenda est très simple et présente de nombreux avantages:

• Vous l’avez partout avec vous; il est en ligne et entièrement gratuit contrairement à Outlook.

• extensible; vous ne manquerez pas de papier et d'encre.

• Abonnez-vous aux calendriers d'autres personnes et partagez des rendez-vous.

• Plusieurs possibilités de visualisation. Synchronise avec Outlook et de nombreuses autres applications de calendrier. Peut également exporter au format .ics standard.

• Rappels par SMS et e-mail gratuitement.

8. Motivation

La motivation - la force qui nous anime tous les jours - qui nous donne envie de vivre et de travailler est une bête compliquée. Alors que la plupart des psychologues étudient depuis des années, nous devons obtenir les connaissances essentielles en quelques paragraphes seulement. Commençons par une définition canonique:

• La caractéristique psychologique qui incite un organisme à agir vers un objectif souhaité; la raison de l'action; ce qui donne un but.

• La ou les raisons de s'engager dans un comportement particulier, en particulier le comportement humain tel qu'étudié en philosophie, conflit, économie, psychologie et neuropsychologie.

Crédit photo: stephaniedan

Vous avez besoin de motivation pour réussir. Et même si vous faites un travail ennuyeux en ce moment, pensez que si vous êtes excellent dans ce que vous faites, votre patron finira par vous promouvoir. La clé ici est de ne jamais perdre espoir. Tout le monde traverse des moments difficiles dans la vie, il suffit de rester ensemble. Tout le monde devrait avoir des objectifs qui constituent une excellente source de motivation. Même s'ils semblent incroyablement difficiles à atteindre, ils servent à vous garder sur la bonne voie, concentré, faisant de votre mieux.

Comme tous les journalistes de cette planète, j’aimerais travailler pour le New York Times, le Wall Street Journal ou être évangéliste pour la FSFE (Free Software Foundation). Et chaque jour, je me réveille et commence à écrire. Chaque jour, j'essaie d'améliorer mon style et mon approche des sujets.

9. Outils essentiels

Pour finir, voici ce que vous trouverez sur moi - ou où vous me trouverez - la plupart du temps, des outils essentiels qui m'aident à augmenter la productivité.

• Petit carnet à dos rigide qui m'accompagne partout, stylo (utilisez le PocketMod mentionné ci-dessus pour créer des brochures de la taille d'un portefeuille).

• Notes autocollantes - je les ai partout - sur mon bureau, sur mon ordinateur et même dans mon cahier.

• Raccourcis, raccourcis et raccourcis. Vous devriez vraiment apprendre les raccourcis clavier pour votre système d'exploitation (Windows ou Mac OS X) et vos programmes préférés. Vous pouvez vous procurer une feuille de triche de ici.

• Google Agenda, Gmail, iGoogle et Google Reader. Google Agenda se synchronise avec Outlook sur mon ordinateur qui se synchronise avec l'application de calendrier sur l'iPod Touch. Lis cette pour plus d'informations.

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Guide publié: mai 2010