Comment les outils d'écriture collaborative vous facilitent la vie

Publicité

Si jamais vous deviez coproduire un travail écrit, vous saurez à quel niveau cela peut être difficile. Attendre votre ou vos partenaires d'écriture ou corriger des versions conflictuelles d'un document devrait être le moindre de vos soucis. Après tout, Internet fait de l'écriture collaborative un jeu d'enfant.

Après avoir rédigé une thèse de 100 pages dans une équipe de trois, en utilisant Google Drive, je savais que c'était vrai. Pourtant, j'ai récemment échoué à pousser Google Drive pour avoir terminé un document de moins de 10 pages dans une équipe de cinq. Nous avons fini par envoyer des documents Word dans les deux sens, ce qui m'a presque rendu fou. Aidez votre équipe à éviter les problèmes suivants en optant pour un outil d'écriture collaborative en temps réel Traitement de texte dans Google Docs? 5 conseils importants à garder à l'espritPendant la majeure partie de ma vie, Microsoft Word était l'outil de traitement de texte à utiliser si vous deviez faire un travail sérieux. Bien sûr, il y avait des alternatives comme Corel WordPerfect et plus tard OpenOffice, ...

Lire la suite dès le début.

En attente les uns des autres

Que se passe-t-il lorsque vous n'utilisez pas un outil qui prend en charge l'écriture collaborative en temps réel?

Vous vous attendez les uns les autres. Une seule personne pourra écrire ou modifier le document avant que la prochaine personne puisse continuer. Lorsque vous respectez un délai, cela vous coûtera un temps précieux.

Pour une collaboration efficace, les membres de l'équipe ont besoin d'un accès illimité au document sur lequel vous travaillez tous. Cela permettra à chacun d'écrire ou de modifier à loisir. Vous constaterez que rien n'est plus puissant que de passer du temps à écrire ensemble en temps réel sur un seul document, surtout si vous n'êtes pas dans la même pièce.

Jumelé à une mauvaise communication et travaillant à distance, l'attente les uns des autres a coûté des semaines à mon équipe. Heureusement, nous n’avons pas eu à respecter une échéance stricte. Mais ce n'est pas le pire problème auquel vous pouvez vous attendre lorsque vous travaillez dans une équipe distante.

Gâcher le formatage des versions de l'autre

Il y a de fortes chances que vous n'utilisiez pas tous le même système d'exploitation, le même traitement de texte ou la même version logicielle. Cela peut gâcher les choses et perdre des heures de travail.

Vous pouvez éviter les problèmes de formatage en fournissant à tout le monde exactement le même outil. La façon la plus simple de le faire est que tout le monde travaille dans le même document exact sur une plate-forme neutre OS, comme un traitement de texte en ligne.

Dans notre équipe, j'étais responsable de ce problème car je n'utilise pas Microsoft Office. Pourquoi devrais-je payer pour Word, si j'en ai généralement juste besoin pour ouvrir des documents et s'il y en a beaucoup alternatives Office gratuites Les 7 meilleures alternatives gratuites à Microsoft OfficeMicrosoft Office est le roi des suites bureautiques, mais cela ne signifie pas que c'est la bonne solution pour vous. Voici d'autres suites bureautiques que vous aimeriez mieux! Lire la suite ? Malheureusement, je suis allé avec une alternative - LibreOffice - qui ne fonctionne pas bien avec Word.

Création de documents conflictuels et perte de modifications suivies

Lorsque les gens ne peuvent pas s’attendre les uns les autres parce que la date limite se rapproche, vous vous retrouvez avec différentes versions du document. En fin de compte, quelqu'un doit s'asseoir et fusionner les différentes versions en un seul document. C’est non seulement une perte de temps, mais aussi une source d’erreurs.

De plus, lorsque vous resynchronisez des versions conflictuelles dans un seul document, vous finirez également par perdre au moins une partie des suivi des modifications Comment collaborer avec le suivi des modifications dans Microsoft Word Lire la suite et commentaires. Cela peut interrompre le train de pensée collectif et conduire à des malentendus. Comment pouvez-vous éviter cela?

D'après mon expérience, rien de tout cela ne se produit lorsque vous utilisez un outil d'écriture collaborative. Dans notre équipe, les gens s'impatientaient et la dernière ronde de rétroaction et d'édition se faisait en même temps. Cela signifiait qu'une personne devait fusionner tous les documents, ce qui a presque conduit à une erreur embarrassante.

Avantages de l'écriture collaborative au-delà de la prévention des problèmes

Les outils d'écriture collaborative peuvent être plus sûrs que le transfert de fichiers sur Internet.

En raison de problèmes de sécurité (NSA et al.), De nombreuses institutions ont restreint l'utilisation d'outils comme Dropbox. Bien que Dropbox ne soit pas idéal en premier lieu, il évite une pratique particulièrement mauvaise: envoyer des documents par courrier électronique.

Généralement, le courrier électronique n'est pas très sécurisé 7 conseils importants sur la sécurité des e-mailsLa sécurité sur Internet est un sujet que nous savons tous important, mais il remonte souvent dans les recoins de nos esprits, nous faisant croire que "cela ne m'arrivera pas". Qu'il s'agisse... Lire la suite pour partager des documents. Non seulement le courrier électronique est facile à intercepter, mais vous pouvez également oublier d'inclure quelqu'un ou sélectionner accidentellement un mauvais destinataire. Entrez sur des plateformes d'écriture collaborative, qui peuvent résoudre tous ces problèmes.

Si vous ne voulez pas utiliser les services de grandes entreprises, comme Google Drive ou SkyDrive (bientôt OneDrive), choisissez parmi plusieurs traitements de texte alternatifs en ligne 5 excellentes alternatives à Google Docs que vous devriez envisagerGoogle Docs a ses défauts. Vous souhaitez peut-être éviter Google pour des raisons de confidentialité. Ou vous pourriez avoir besoin de différentes fonctionnalités. Nous avons trouvé cinq excellentes alternatives et l'une d'elles fonctionnera pour vous. Lire la suite . Envie de sécurité? Utilisez un outil comme EtherPad pour configurer votre propre plate-forme d'écriture collaborative auto-hébergée, privée et basée sur le cloud.

Enfin, comme mentionné précédemment, c'est une véritable précipitation de travailler sur un document tout en observant les contributions créatives des autres en même temps. C’est là que vous entrez sur le terrain de la vraie co-création et c’est là que l’esprit d’équipe est né.

Comment collaborez-vous sur des documents et quelles astuces ou outils vous ont aidé à rester sain d'esprit?

Crédits image: Homme en attente via Shutterstock