Comment hiérarchiser les tâches avec le système de productivité Eisenhower Matrix

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Les applications de liste de tâches font fureur ces jours-ci. La science a prouvé que les listes encouragent vraiment la productivitéet vous pouvez encore augmenter la productivité en utilisant des astuces comme rendre votre liste de tâches publique. Certaines personnes utilisent même leur boîtes de réception de courrier électronique en tant que listes de tâches.

Mais que se passe-t-il si vous avez essayé tout cela et que rien ne fonctionne?

Heureusement pour toi, méthodes alternatives de productivité 5 nouvelles techniques de productivité dont vous n'avez probablement jamais entendu parlerSi vous cherchez toujours la meilleure façon d'augmenter votre productivité, essayez l'une de ces meilleures alternatives à Pomodoro et GTD. N'oubliez pas d'arrêter de chercher une fois que vous avez trouvé une solution «assez bonne». Lire la suite exister. Et si vous trouvez que les listes de tâches régulières sont trop gênantes ou trop accablantes, nous vous recommandons d'essayer une technique ancienne mais efficace appelée Matrice Eisenhower.

Qu'est-ce que la matrice Eisenhower?

La matrice Eisenhower est une grille de boîtes 2 × 2. La ligne du haut est pour les tâches qui sont «importantes» tandis que la ligne du bas est pour les tâches qui sont «pas importantes». À la fois, la colonne de gauche est réservée aux tâches «urgentes» tandis que la rangée de droite est réservée aux tâches «non urgentes». Voici à quoi ça ressemble comme:

Pour la plupart des gens, les termes Important et Urgent sont synonymes, alors prenons un moment pour définir la différence entre eux:

• Important - Tâches qui contribuent à vos objectifs et valeurs à long terme, qu'ils soient personnels, professionnels, etc. L'importance c'est tout pertinence. Une façon de décider si une tâche est importante est de vous demander: "Puis-je encore atteindre mes objectifs et rester fidèle à mes valeurs si je saute cette tâche?"
• Urgent - Tâches qui doivent être traitées avant la fin de la journée. Si votre horaire a plus de latitude, vous préférerez peut-être d'ici la fin de la semaine. Quoi qu'il en soit, l'urgence est tout au sujet temps. Une façon de décider si une tâche est urgente est de vous demander: "Quelle est la date limite pour cette tâche?"

Avant de pouvoir décider si une tâche est importante ou non, vous devez connaître vos propres objectifs et valeurs. Pour beaucoup, la progression de carrière est un objectif à long terme, donc les tâches directement liées à cela sont importantes. Ou si vous appréciez le plus la famille, il peut être important de rentrer à la maison à temps.

Mais comment une tâche peut-elle être urgente sans être importante? N'oubliez pas que l'urgence est seulement à propos du temps. Pensez à la date limite. Supposons qu'aujourd'hui soit la Journée internationale du café et que votre café local distribue des cafés gratuits. Si vous n'en profitez pas aujourd'hui, l'opportunité est perdue - mais le café gratuit n'a aucun rapport avec vos objectifs ou valeurs à long terme. C’est urgent, mais pas important.

À l'aide de ces définitions, il devient plus facile de décrire les types de tâches qui appartiennent à chacune des quatre cases. On peut même penser la matrice de cette façon:

Pourquoi utiliser la matrice Eisenhower?

La matrice Eisenhower est simplement un moyen de prioriser vos tâches.

Les listes de tâches sont excellentes pour le suivi quoi vous devez faire, mais ce n'est pas toujours facile de déterminer lequel les tâches ont une priorité plus élevée. Personnellement, je n'ai jamais utilisé la fonctionnalité "Priorité" dans une application de liste de tâches, car je finis toujours par marquer tout comme "Haute priorité" - et lorsque tout est prioritaire, rien ne l'est.

De plus, lorsque vous consultez une liste de tâches et voyez 30 tâches empilées, comment décidez-vous de la tâche à entreprendre? «Commencez par le plus simple», disent certains. "Non, commencez par le plus dur", disent les autres. Mais qu'est-ce qui est facile et qu'est-ce qui est difficile? Ce n'est jamais noir et blanc. Souvent, j'ai perdu 10, 15 ou même 30 minutes à essayer de choisir ma tâche!

C'est pourquoi la matrice Eisenhower brille. Contrairement à une seule liste de tâches, la matrice est auto-prioritaire. Ça vous dit lequel tâche à gérer ensuite. Cela diminue la charge cognitive car seules les cases Now and Later comptent vraiment. Et si vous manquez de temps, cela vous aide à voir quelles tâches vous pouvez ignorer.

De plus, la matrice présente deux autres avantages mineurs. Tout d'abord, cela vous oblige à être plus attentif à chaque tâche. Au lieu de tout jeter dans une grande pile de tâches désordonnées, vous décidez activement si les tâches valent votre temps à l'avance, en gardant votre liste de tâches réelle serrée. Deuxièmement, il vous rappelle constamment vos objectifs et vos valeurs.

Le seul problème est que la matrice Eisenhower peut être un peu délicate au début. En particulier, les nouveaux utilisateurs ont tendance à se faire tromper par les boîtes Délégué et Trivial. Là est une courbe d'apprentissage, passons donc à un exemple pratique de la configuration d'une matrice, de l'organisation des tâches et de la réalisation d'une journée.

Comment utiliser la matrice Eisenhower

Même si la matrice Eisenhower est conceptuellement un carré de quatre cases, vous pouvez pratiquement l'aborder comme quatre listes de tâches distinctes: une liste Now, une liste Delegate, une liste Later et une liste Trivial. Les deux listes urgentes précèdent les listes non urgentes.

Je trouve que Trello est génial pour ça. Mettez en place un tableau pour chaque sphère de votre vie (par exemple, personnel, professionnel, église, passe-temps) et établissez ces quatre listes dans chacun des tableaux. Ou si vous n'avez pas grand-chose, vous pouvez utiliser un seul tableau pour toutes les tâches. C'est à vous. Vous n'aimez pas Trello? Considérer ces outils Kanban alternatifs Au revoir, Trello! 5 Outils alternatifs gratuits pour tableaux KanbanTrello est une application incroyable pour la gestion de projet et l'organisation de vos tâches. Mais il existe d'autres applications kanban qui pourraient être idéales pour vos tâches. Parlons des meilleures alternatives Trello. Lire la suite .

Une fois vos listes prêtes, vous pouvez commencer à ajouter des tâches:

Supposons que vous soyez un employé de bureau traditionnel qui souhaite utiliser la matrice Eisenhower pour devenir plus productif au travail. Ce sera le scénario qui guidera le reste de cet exemple, mais il devrait être facile d'appliquer ces concepts autrement.

Qu'avez-vous dans votre assiette aujourd'hui? Première chose qui me vient à l'esprit: le courrier électronique. Créons une tâche pour atteindre la boîte de réception zéro, qui est urgent (les e-mails doivent être vidés quotidiennement) et important (nous parlons ici des e-mails liés au travail):

Aujourd'hui, c'est le jour du bretzel au bureau et vous avez envie d'un bretzel gratuit avec les œuvres. Cela peut être urgent, mais ce n'est pas important:

Votre patron vous rappelle que le rapport de documentation du dernier projet de votre équipe doit être soumis à 16 heures, ce qui est à la fois urgent et important:

Il vous rappelle également que la demande de budget de votre équipe pour votre prochain projet est due vendredi en fin de journée. C'est important, mais pas urgent:

Le chef de bureau vient vers vous et vous dit que les fournitures de papier et d'encre sont faibles. Vous devez passer une commande dès que possible, mais cela n'a pas grand-chose à voir avec vos objectifs ou valeurs de carrière:

C'est le début de l'été (dans ce scénario) et le bureau devient trop lourd avec la saison des pluies. La productivité de chacun monterait en flèche avec un bon déshumidificateur, sans parler de tous les autres avantages de la réduction de l'humidité 4 avantages pour la santé de la surveillance de la température et de l'humidité à la maisonSaviez-vous que l'utilisation de produits pour maison intelligente présente des avantages pour la santé? C'est vrai. Un ou deux achats intelligents pourraient améliorer considérablement votre qualité de vie à la maison. Lire la suite .

Vous prenez une note pour en parler, mais ce n'est ni urgent ni important:

Et ça continue. Les réunions surgissent, la planification doit être faite, vous vous souvenez des choses que vous voulez faire, etc. Finalement, votre matrice (c'est-à-dire les listes) se remplira, et la meilleure partie est qu'elle est beaucoup moins intimidante qu'une liste principale de tâches:

Chaque fois que vous êtes libre pour une autre tâche, commencez simplement à gauche et déplacez-vous vers la droite. Vous devez tout aborder dans les listes Now et Delegate avant de vous préoccuper des listes non urgentes.

Si vous pouvez délégué, abordez d'abord la liste des délégués et déchargez autant de tâches que vous le pouvez. Parcourez ensuite la liste Now. Une fois que vous avez terminé la liste Now, considérez votre journée comme un succès. Vous pouvez désormais prendre une longueur d'avance sur la liste Plus tard ou terminer la journée plus tôt.

Si vous ne peut pas délégué, commencez par la liste Maintenant. Si vous parcourez la liste Now et que vous avez plus de temps, vous avez le choix: traitez la liste des délégués comme une liste Now, prenez une longueur d'avance sur la liste Later ou terminez la journée plus tôt. En pratique, vous voudrez probablement alterner entre les tâches Délégué et Tâches ultérieures.

À la fin de la journée, parcourez la liste des délégués et videz toutes les tâches dont les délais sont passés. Gardez ceux que vous pouvez encore faire. Gardez-les pour demain.

Au début du lendemain, parcourez la liste Plus tard et décidez quelles tâches sont désormais urgentes. Déplacez-les dans la liste Maintenant. Faites de même pour la liste triviale, sauf déplacez ces tâches dans la liste des délégués. Ajoutez toutes les nouvelles tâches qui surgissent tout au long de la journée. Rincez et répétez.

Quand les listes de tâches ne fonctionnent pas pour vous

Notez que vous pouvez modifier la matrice Eisenhower comme vous le souhaitez. Par exemple, au lieu de l'utiliser pour guider toute votre journée, vous pouvez trier votre email avec sa propre matrice Voici la solution de tri des e-mails la plus décisive dont vous aurez besoinUne solution de tri simple vous assurera d'être toujours au top de vos e-mails. Vous n'avez besoin que de quatre étiquettes ou dossiers pour gérer votre boîte de réception et réduire le stress de vos e-mails. Lire la suite . L'ensemble du concept d'urgence / importance peut s'avérer utile dans toutes sortes de cas au-delà du travail et du courrier électronique.

Beaucoup de gens ont trouvé un grand succès avec la matrice Eisenhower. Mais si vous avez atteint ce stade et que vous ne pensez pas que cela vous aidera, ça va. Continuez à chercher la méthode qui vous convient. Quand tout est dit et fait, la seule technique de productivité qui compte Le meilleur outil de productivité est celui que vous utilisez réellementDans un monde en quête de productivité, chaque nouvelle et brillante application de productivité promet quelque chose de nouveau. Mais perdons-nous quelque chose lorsque nous changeons trop souvent nos applications de productivité? Lire la suite est celui que vous utilisez réellement.

Trouvez-vous la matrice Eisenhower utile? Sinon, quelle technique de productivité utilisez-vous pour rester organisé et en avance? Partagez avec nous dans les commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: Amy Bull via Shutterstock.com