L'une des fonctionnalités les plus utiles d'Excel est la possibilité de trier vos données par date. Vous devez peut-être organiser les dates de naissance des membres de votre famille pour envoyer des cartes, trier vos transactions budgétaires hebdomadaires pour la fin de l'année ou suivre les revenus des ventes par mois.
Il existe plusieurs façons d'organiser vos entrées en fonction de la date. Vous pouvez placer les données par ordre croissant ou décroissant et vous pouvez les trier par jour, semaine, mois ou année. Nous vous expliquerons toutes les différentes options ci-dessous.
Comment trier les colonnes Excel par date ascendante ou décroissante
Il est facile de trier une colonne individuelle par ordre croissant ou décroissant des dates dans Excel:
- Sélectionnez les données que vous souhaitez trier.
- Depuis la barre de menus (également appelée ruban) en haut de votre écran, sous le Maison onglet, sélectionnez Trier et filtrer.
- Alors choisi Trier du plus ancien au plus récent ou Trier du plus récent au plus ancien.
Vous pouvez également obtenir le même résultat en sélectionnant vos données et en utilisant un clic droit pour sélectionner Trier. Choisissez ensuite l'ordre qui convient le mieux à vos données.
Cela fonctionne bien si vous triez une simple liste de dates et prévoyez d'entrer les données correspondantes plus tard. Le tri de cette façon classera toujours vos dates par ordre chronologique, d'abord par année, puis par mois, puis par jour.
Comment trier des tableaux entiers par date ascendante ou décroissante
Lors du tri des dates dans un tableau, il est utile d'ajouter des en-têtes en haut de chaque colonne. Ci-dessous, nous allons vous montrer comment utiliser ces en-têtes comme catégories pour trier vos données.
Lorsque vous triez des données dans une table, il est important de toutes les mettre en évidence. Si vous ne mettez en surbrillance qu'une colonne, vous ne trierez que cette colonne, en laissant les colonnes correspondantes dans leur ordre d'origine. Ensuite, les dates ne correspondront pas aux données correctes.
Si vous détectez l'erreur tout de suite, vous pouvez cliquer sur annuler pour revenir à la disposition d'origine. Sinon, vous devrez peut-être revenir à une version précédente de votre document ou ressaisir les données.
Heureusement, Excel détecte généralement cette erreur à temps pour l'empêcher.
Si vous essayez de trier uniquement avec les dates sélectionnées, Excel devrait vous avertir et vous demander si vous souhaitez élargir votre sélection. Lorsque le message d'erreur apparaît, sélectionnez Élargir la sélection et cliquez Trier.
Passez ensuite la souris sur la sélection de données. Mettez en surbrillance les éléments manquants en faisant glisser le petit carré vert dans le coin inférieur gauche et réessayez de trier.
Sélectionnez les en-têtes et les données que vous souhaitez trier. Puis clique Accueil> Trier et filtrer et sélectionnez votre ordre de tri.
Notez que cela ne fonctionnera que si la date est dans la colonne A. Si vous souhaitez trier par date lorsque les dates sont répertoriées dans une colonne différente, vous devrez utiliser le tri personnalisé.
Utilisation du tri personnalisé d'Excel pour trier par date
Le tri personnalisé est un autre moyen pratique de trier par date. Si vos données comportent des en-têtes, vous pouvez les utiliser comme catégories pour trier facilement les entrées, même si elles ne figurent pas dans la première colonne.
Dans l'exemple ci-dessous, un tri simple comme nous l'avons déjà montré vous permettra de trier les éléments de la colonne Transaction par ordre alphabétique, au lieu de mettre vos dates dans l'ordre. Étant donné que la date est dans la deuxième colonne, nous devons utiliser un tri personnalisé pour indiquer à Excel de trier les dates dans la colonne B.
Pour faire ça:
- Mettez en surbrillance les en-têtes et les données en dessous.
- Dans le ruban Excel, cliquez sur Accueil> Trier et filtrer> Tri personnalisé. À côté de Trier par, choisir Date dans le menu déroulant.
- Cochez la case dans le coin supérieur droit pour utiliser vos en-têtes de données comme catégories de tri. Sélectionner Du plus ancien au plus récent ou Du plus récent au plus ancien du Commander menu déroulant.
Le tri personnalisé vous permet également de choisir plusieurs catégories de tri. Par exemple, vous pouvez utiliser cette fonction si vous souhaitez voir les transactions répertoriées d'abord par une colonne, puis par une autre.
Dans la zone Tri personnalisé, sélectionnez Trier par> [Première colonne]. Puis clique Ajouter un niveau> Puis par> [Deuxième colonne]. Cliquez sur d'accord pour trier votre table.
Utilisation des fonctions Excel pour trier par mois
Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être extraire le mois de la date saisie. Un exemple est de mettre de l'ordre dans les anniversaires de tous vos collègues afin que vous puissiez saluer tout le monde avec un gâteau d'anniversaire mensuel. Pour vos besoins ici, le mois est important mais l'année ne l'est pas.
Il y a beaucoup de Fonctions et formules Excel cela peut vous aider à effectuer des calculs rapides ou à extraire des données d'une cellule. Une de ces fonctions est la fonction MONTH.
Téléchargez cette aide-mémoire sur les formules Excel pour accéder à un raccourci vers le programme de feuille de calcul préféré au monde.
Utilisez la fonction MOIS pour extraire le chiffre du mois de chaque entrée à partir de la date complète. Tout d'abord, ajoutez une colonne avec Month comme en-tête. Cliquez dans la première cellule vide sous Mois. Dans ce cas, ce sera C2. Taper = MOIS (B2), où B2 fait référence à la première entrée dans la colonne Date.
La fonction MOIS produira un chiffre de 1 à 12 dans la cellule correspondante. Ces chiffres représentent les mois dans l'ordre chronologique des dates, donc janvier = 1 et décembre = 12. Pour entrer rapidement la fonction dans chaque cellule, passez la souris sur C2 jusqu'à ce que la case verte apparaisse dans le coin inférieur de la cellule. Ensuite, cliquez et faites glisser la boîte vers le bas de la colonne.
Vous pouvez désormais utiliser Excel pour trier les dates par mois, afin de ne manquer personne sur votre liste. Mettez en surbrillance l'ensemble du tableau, y compris les en-têtes, cliquez avec le bouton droit, cliquez sur Trier et filtrer> Tri personnalisé> Trier par mois.
Vous pouvez également utiliser une fonction pour trier les données par année. Suivez les instructions ci-dessus en remplaçant la fonction MOIS par = ANNÉE (A2). Le résultat sera une liste d'années dans l'ordre.
Utilisation d'une formule Excel pour trier par mois et par jour
La fonction MOIS est rapide et facile si vous n'avez pas besoin des jours dans l'ordre, mais disons que vous voulez célébrer chaque anniversaire individuellement. Une formule peut aider ici.
Ajoutez une colonne intitulée Anniversaires. Dans la cellule vide (C2), à côté de la première date, saisissez = TEXTE (B2, "MMJJ"), où B2 fait référence à la première date. Cela renverra une liste de dates, sans l'année, au format MMJJ. Par exemple, 12/07/1964 deviendra 1207.
Faites un tri personnalisé pour mettre votre liste d'anniversaire dans l'ordre. Étant donné que les anniversaires sont formatés sous forme de texte plutôt que de dates, Excel vous donnera un avertissement. Sélectionner Trier tout ce qui ressemble à un nombre, sous forme de nombre> OK, et votre liste sera dans le bon ordre.
Que faire si le tri par date ne fonctionne pas dans Excel?
Si vos données ne semblent pas être triées correctement, vérifiez que vous les avez saisies dans un format reconnu par Excel. Si tous les nombres sont justifiés à gauche dans leurs cellules, vous pouvez les stocker sous forme de texte. Pour corriger le format, cliquez sur le Texte menu déroulant dans le ruban Excel et sélectionnez un format de date.
Organisez vos données Excel par date
La possibilité de trier par date dans Excel est très utile et a une variété d'applications, comme nous l'avons vu ici. Il existe de nombreuses applications et modèles de feuilles de calcul utiles là-bas pour accomplir presque toutes les tâches, de la budgétisation et du suivi des dépenses à la planification de mariage.
Les modèles sont un excellent point de départ, mais la beauté d'Excel est la possibilité de le personnaliser complètement pour répondre à vos besoins.
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Shari est une rédactrice indépendante canadienne en technologie, en éducation et en immobilier, et elle contribue régulièrement à MakeUseOf.
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