Google Doc peut sembler basique à première vue, mais l'outil de productivité du cloud comporte de nombreuses fonctionnalités négligées qui peuvent vous aider à en faire plus au travail.
Dans cet article, nous examinerons plusieurs fonctionnalités de Google Doc que vous ne connaissiez probablement pas et comment vous pouvez les utiliser pour gagner du temps lors de la création de contenu.
Veuillez noter que ces fonctionnalités sont principalement accessibles sur la version de bureau de l'outil Google Docs. Ceux qui peuvent également être utilisés sur la version mobile seront indiqués.
1. Saisie vocale
Pour utiliser la fonction de saisie vocale, ouvrez un document et cliquez sur Outils dans la barre de menus en haut de la page. Sélectionner Saisie vocale dans la liste déroulante.
Un microphone apparaîtra sur votre écran, avec un menu de langue dans lequel vous pouvez sélectionner votre langue préférée. Lorsque vous êtes prêt à prononcer votre texte, cliquez sur le microphone ou appuyez sur
Cmd + Maj + S (si vous utilisez un Mac) ou Ctrl + Maj + S (si vous utilisez un PC Windows) pour démarrer l’enregistrement.Pour ajouter de la ponctuation entre le texte, prononcez le nom du signe de ponctuation que vous souhaitez ajouter, par exemple "point", "virgule" ou "point d'interrogation". Vous pouvez donner des instructions de mise en forme telles que "nouvelle ligne" ou "nouveau paragraphe", ou "arrêter d'écouter" si vous souhaitez interrompre la saisie vocale, et "reprendre" lorsque vous êtes prêt à continuer.
Recherchez les commandes d'édition avancées à partir de ce liste de commandes sur la page d'assistance de Google.
Vous pouvez également utiliser cette fonction pour transcrire n'importe quel audio. Lisez simplement l'audio (depuis votre téléphone ou tout autre appareil) vers la voix-texte, et il devrait le saisir pour vous. Vous devrez peut-être effectuer quelques modifications, mais vous auriez gagné beaucoup de temps.
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La fonction de saisie vocale n'est disponible que sur le bureau, mais elle ne fonctionne que sur le navigateur Chrome.
2. Édition hors ligne
De nombreuses personnes aiment Google Docs pour sa fonctionnalité d'enregistrement instantané dans le cloud, mais cela peut être gênant si vous n'avez pas accès à Internet pendant un certain temps. La bonne nouvelle est que vous pouvez toujours accéder et modifier vos fichiers hors ligne.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur Google Chrome, et vous devrez installer et activer le Extension Google Docs hors ligne pour Chrome. Assurez-vous également que vous ne naviguez pas en mode privé.
Cette fonctionnalité doit être mise en place lorsque vous êtes en ligne, mais une fois cela fait, vous pouvez écrire et modifier du texte hors connexion, puis ils seront enregistrés dans le cloud lorsque vous aurez accès à Internet. Voici comment.
Pour permettre de ouvrir et enregistrer des fichiers Google Docs hors connexion, suivre ces instructions. Cette fonctionnalité est disponible sur les PC, iOS et Android.
3. Suivi / restauration de l'historique des versions du document
Si vous travaillez sur un document seul ou avec d’autres personnes, vous pouvez suivre les modifications apportées au document à l’aide de la fonction Historique des versions.
Vous pouvez également restaurer le document à une version précédente temporairement ou définitivement; une fonctionnalité qui peut vous sauver la vie si vous supprimez accidentellement des parties de votre document et que vous ne pouvez pas utiliser le annuler bouton pour les restaurer.
Pour utiliser la fonction d'historique des versions, cliquez sur Déposer dans la barre de menus et sélectionnez Historique des versions dans la liste déroulante. Vous verrez que vous pouvez également nommer une version, vous pouvez donc l'utiliser pour suivre les modifications continues dans le document, en particulier si d'autres utilisateurs apportent des modifications au même document.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le bureau.
4. Mode de suggestion et de révision
S'il est bon de collaborer avec d'autres et de modifier un document ensemble, il peut être difficile (et compliqué) de suivre les changements que chaque personne a apportés.
La fonction de suggestion vous permet de simplement suggérer des modifications si vous ne souhaitez pas modifier complètement le document. Vos suggestions apparaîtront à l'éditeur sous forme de commentaires dans la barre latérale, et l'éditeur peut apporter des modifications instantanées en acceptant la suggestion. Vous pouvez également poursuivre des fils de conversation avec Répondre, afin que vous puissiez donner et recevoir des commentaires directement sur la page du document sans avoir à envoyer des e-mails dans les deux sens.
Pour suggérer des modifications, cliquez sur l'icône en forme de crayon pour le mode d'édition dans le coin supérieur droit de votre document ouvert, puis sélectionnez Suggérant.
Pour afficher le document sans les suggestions, cliquez sur Visualisation. Vous pourrez lire sans les barrés et les pop-ups de commentaires.
Pour gagner du temps, vous pouvez accepter ou rejeter toutes les suggestions à la fois. Cliquez sur Outils, puis sélectionnez Examiner les modifications suggérées. Cliquez sur Accepter tout ou Tout rejeter.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le bureau.
5. Ajouter des polices
Si jamais tu veux stylisez votre texte en fonction de votre message, vous pouvez également le faire avec Google Docs. Outre les 24 polices par défaut déjà programmées dans l'outil Google Docs, vous pouvez ajouter plusieurs polices sympas de votre choix pour amplifier visuellement votre texte.
Pour ajouter des polices, cliquez simplement sur Polices dans la barre de menu et sélectionnez Plus de polices. Sélectionnez autant de polices que vous le souhaitez dans la collection fournie.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le bureau.
6. Comparer des documents
Il s'agit d'une autre fonctionnalité que vous pouvez utiliser pour suivre les modifications apportées à un document par vous-même ou un collaborateur. Il est particulièrement utile pour les documents volumineux et, comme son nom l'indique, vous pouvez comparer deux documents pour voir les différences entre eux.
Pour utiliser cette fonctionnalité, ouvrez le document de base pour lequel vous souhaitez effectuer une comparaison, puis cliquez sur le bouton Outils et sélectionnez Comparer des documents.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez le document avec lequel vous souhaitez le comparer à partir de votre Drive, puis cliquez sur Comparer. Dans le Attribuer des différences à champ, entrez le nom du collaborateur qui sera l'auteur des modifications suggérées dans le document final.
Les différences apparaîtront de la même manière que dans le Suggérant dont nous avons discuté ci-dessus, et vous pouvez également accepter ou refuser les modifications.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le bureau.
7. Trouver et remplacer
Si jamais vous avez besoin de remplacer plusieurs instances d'une erreur dans votre texte, Google Docs vous facilite la tâche grâce à la fonctionnalité Rechercher et remplacer.
Pour les utilisateurs familiarisés avec la fonctionnalité Rechercher et remplacer de Microsoft Word, cela fonctionne de la même manière.
Pour rechercher un mot ou une expression en particulier dans votre document, utilisez le raccourci Ctrl + F sur un PC Windows ou Commande + F sur un Mac. Saisissez le mot dans le champ "Rechercher dans le document".
Pour remplacer le texte trouvé, cliquez sur les trois points sur le côté droit et sélectionnez Trouver et remplacer.
Ensuite, entrez le texte dans le Trouver champ et le texte de remplacement dans le Remplacer par domaine. Faites défiler les instances de texte avec le curseur haut et bas, puis cliquez sur Remplacer pour les échanger individuellement. Ou cliquez sur Remplace tout pour remplacer tout le texte sélectionné à la fois.
8. Utilise un dictionnaire
Pour vous aider à vous concentrer et éviter d'avoir à basculer entre les onglets lorsque vous recherchez la signification d'un mot, Google Docs propose un dictionnaire intégré à l'application.
Lorsque vous tapez et devez rechercher un mot, mettez le mot en surbrillance, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Définir du menu. L'outil Dictionnaire recherchera la définition du mot sur Internet et elle apparaîtra sur le côté droit de votre écran.
9. Ajouter des accents linguistiques
Dites adieu à la mémorisation des raccourcis clavier accentués ou copiez / collez les lettres accentuées d'autres documents.
Pour utiliser des lettres accentuées, vous devez télécharger le module complémentaire "Easy Accents". Il vous permet d'insérer des accents pour 20 langues différentes directement à partir d'une barre latérale dans votre document.
Téléchargez le module complémentaire Google Doc en ouvrant le Outils menu, puis cliquez sur Modules complémentaires et Obtenez des modules complémentaires. Dans la zone Google Marketplace qui s'affiche, recherchez Accents faciles et cliquez sur le bouton d'installation bleu pour l'ajouter à votre collection de modules complémentaires Google Docs.
Après l'installation, cliquez sur le Modules complémentaires pour sélectionner le module complémentaire Easy Accents et commencer à ajouter des accents corrects sur tous vos mots étrangers.
Ce module complémentaire est uniquement disponible sur les ordinateurs de bureau, mais les claviers mobiles prennent généralement en charge les accents de langue afin que vous puissiez écrire du texte avec des accents sur votre téléphone sans le module complémentaire.
10. Créer des raccourcis personnalisés
La plupart des gens connaissent Raccourcis Microsoft Word, mais vous pouvez également créer vos propres raccourcis dans Google Docs. Pour créer des raccourcis personnalisés, cliquez sur Outils> Préférences> Substitution. Vous constaterez qu'il existe déjà quelques raccourcis de fractions et de symboles (comme changer 3/4 en ¾), mais n'hésitez pas à en ajouter quelques-uns.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le bureau.
Faites-en plus avec Google Docs
Maintenant que vous avez appris ces outils Google Docs, vous pouvez les utiliser lors de la création de votre prochain document. J'espère qu'ils vous faciliteront les choses!
Ces modèles Google Docs vous permettront de terminer vos documents au lieu de vous battre pour les assembler.
- l'Internet
Keyede Erinfolami est un écrivain indépendant professionnel passionné par la découverte de nouvelles technologies pouvant améliorer la productivité au quotidien et au travail. Elle partage ses connaissances sur la pige et la productivité sur son blog, ainsi que sur les Afrobeats et la culture pop. Quand elle n'écrit pas, vous pouvez la trouver en train de jouer au Scrabble ou de trouver les meilleurs angles pour prendre des photos de la nature.
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