10 conseils pour empêcher les e-mails de réduire votre productivité

Bien qu'il s'agisse d'un outil de productivité, le courrier électronique est une distraction majeure pendant les heures de travail et vous empêche d'effectuer des tâches plus importantes. Vous pouvez même avoir l'habitude de vérifier vos e-mails chaque fois qu'une notification arrive.

De telles pratiques entravent vos performances et entravent la réalisation de votre objectif. Pour maximiser la productivité, vous souhaiterez peut-être adopter les approches suivantes pour contrôler l'utilisation des e-mails.

1. Ne commencez pas votre journée avec Inbox

Pendant la matinée, vous devriez considérer vos priorités, faire une liste de choses à faire pour la journée et concentrez-vous sur la tâche la plus importante sans vous soucier des demandes des autres. Aussi tentant que cela puisse être de vérifier vos e-mails dès le matin, cela détourne votre attention.

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Votre esprit est encombré par les réponses possibles aux e-mails et, par conséquent, votre travail réel en souffre. Répondre aux e-mails tôt le matin permet aux gens de savoir que vous êtes déjà disponible. Par conséquent, vous devez commencer votre journée en vous concentrant sur le travail, pas sur les e-mails.

2. Vider la boîte de réception régulièrement

Il n'est pas nécessaire de répondre à chaque e-mail que vous recevez. Cependant, vous devez traiter chaque e-mail pour garder votre boîte de réception pleine d'e-mails non lus. Sinon, vous ne trouverez pas l'e-mail nécessaire. Vous pouvez garder la boîte de réception exempte de messages non lus en masse en utilisant ces méthodes:

• Fais: Si l'e-mail demande une tâche exploitable qui prendra moins de deux minutes, faites-le immédiatement.
• Déléguer: Il ne s'agit pas nécessairement de confier la responsabilité à quelqu'un d'autre. Ainsi, vous pouvez transmettre la tâche aux bonnes personnes.
• Reporter: Si l'e-mail n'a pas besoin d'une réponse urgente, vous pouvez reporter la réponse à un meilleur moment.
• Effacer: Vous devez supprimer immédiatement les e-mails délégués à quelqu'un d'autre ou non critiques pour éviter de créer de la confusion et de l'encombrement.

3. S'abstenir de mettre en copie chaque e-mail à tout le monde

Les e-mails en copie peuvent être parfois nécessaires, mais cela signifie généralement être bombardé de réponses qui n'ont rien à voir avec vous. Lors de l'envoi d'un e-mail, n'ajoutez pas plus de deux personnes dans le champ CC.

Si vos collègues vous envoient des CC dans des e-mails contenant des informations que vous n'avez pas besoin de connaître, vous pouvez également recevoir des e-mails inutiles. Dans ce cas, vous devez informer votre équipe de répondre individuellement au lieu de répondre à tous, à moins qu'elle ne partage des informations que tout le monde doit connaître.

4. Vérification des e-mails par lots

Il existe deux types d'utilisateurs de messagerie: Le premier type dépend des notifications et vérifie l'e-mail dès qu'il arrive. Le deuxième type d'expéditeur a son heure fixe pour vérifier tous les e-mails d'un lot afin qu'ils puissent les oublier le reste de la journée.

Vous devez être le deuxième type pour accomplir vos tâches efficacement. Définissez vos propres règles pour vérifier l'heure.

L'une des meilleures méthodes pour empêcher votre boîte de réception de devenir incontrôlable et vous faire gagner un temps précieux consiste à faire appel à une assistance externe pour filtrer vos messages. Une option intelligente pour gérer les e-mails consiste à utiliser des outils tels que Sanebox ou alors Déroulez.moi.

Sanebox vous aide à trier et désencombrer votre boîte de réception et à ne laisser la place qu'aux e-mails importants. Tous les autres e-mails atteignant votre adresse e-mail seront placés dans la corbeille ou dans les archives. Avec Dérouler. Moi, vous pouvez annuler les abonnements par e-mail qui ne sont pas nécessaires.

6. Choisissez un nouveau modèle de fonctionnement pour la communication

En introduisant un nouveau modèle de communication parmi les membres de votre équipe, vous pouvez devenir moins dépendant des e-mails. Par example, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet pour une communication de groupe ou organiser une brève réunion. Avec les outils de gestion de projet, vous pouvez avoir tous les pointeurs nécessaires répertoriés avec un projet.

De même, vous pouvez planifier une conversation en tête-à-tête par téléphone pour éviter d'avoir un long fil de discussion. Pour la collaboration et la communication en temps réel, vous pouvez utiliser des services de messagerie comme Mou, Troupeau, Geindre, etc., pour communiquer rapidement avec votre équipe pour tous les besoins.

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7. Améliorez votre étiquette de courrier électronique

Pour réussir à faire plus de choses sans interruption, affinez vos étiquettes de courrier électronique avec les conseils suivants:

• Écrivez toujours une ligne d'objet claire qui spécifie l'objet des e-mails. Ainsi, le destinataire ne négligera pas les e-mails et vous n'aurez pas à envoyer d'e-mails supplémentaires pour demander une réponse.
• Ne jamais sauter relecture de vos e-mails avant de frapper le Envoyer bouton. Cela garantira qu'il n'y a aucun risque de malentendu dû à des fautes de frappe.
• Assurez-vous que votre signature électronique contient vos informations de contact, comme le numéro de téléphone. Ainsi, le destinataire peut vous contacter directement si le besoin s'en fait sentir.

8. Optez pour une réponse différée

Vous pouvez souvent finir par répondre aux e-mails dès qu'ils arrivent. Cependant, cela ne fera que détourner votre concentration de votre tâche principale. Arrêtez d'être pressé de répondre à un e-mail. Au lieu de cela, prenez une heure ou même plus et répondez en fonction de votre emploi du temps pour gérer votre boîte de réception.

Si vous craignez de manquer des e-mails urgents, vous ne recevrez pas d'e-mails dans ce cas. Pour toute urgence, vous recevrez un appel téléphonique, pas un e-mail.

9. Essayez la méthode "Yesterbox"

Créée par Tony Hsieh, cette méthode encourage à ne répondre qu'à l'e-mail d'hier, à moins qu'il ne soit urgent. La règle de base de cette technique est de traiter la boîte de réception d'hier au lieu de celle d'aujourd'hui. Bien sûr, vous lirez un e-mail urgent qui nécessite une action immédiate, mais peu d'e-mails tomberont dans cette catégorie.

10. Dites adieu aux newsletters

Chaque e-mail arrivant dans votre boîte de réception équivaut à un moment de distraction. Une grande partie des e-mails que vous recevez chaque jour sont des newsletters. Dans la plupart des cas, vous ne vous souviendrez même pas quand vous vous êtes abonné à la newsletter et pourquoi.

Pour garder votre boîte de réception propre et éviter de recevoir des notifications inutiles pendant les heures impaires, désabonnez-vous aux newsletters dont vous n'avez pas besoin. Cette désinscription peut prendre un certain temps, mais vous serez à jamais libéré des e-mails indésirables. Vous pouvez toujours utiliser un flux RSS au lieu d'un e-mail si vous ne voulez manquer aucune publication.

Votre productivité est plus importante que vos e-mails

L'accumulation sans fin d'e-mails suffit à vous stresser et à vous distraire. En modifiant vos habitudes de courrier électronique avec ces méthodes, vous pouvez empêcher le courrier électronique de vous distraire et devenir très productif.

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