Comment faire un état des flux de trésorerie dans Microsoft Excel

Vous n'avez pas besoin d'utiliser une application particulière ni même d'embaucher un comptable pour créer des documents financiers. Tout ce dont vous avez besoin est Microsoft Excel et un peu de savoir-faire.

La plupart des états financiers sont composés du tableau des flux de trésorerie, du compte de résultat et d'un bilan. Mais pour l'instant, concentrons-nous sur le premier document.

Alors, voici un guide sur la façon de faire votre état des flux de trésorerie dans Excel.

Qu'est-ce qu'un état des flux de trésorerie ?

Un état des flux de trésorerie est un document financier qui montre le mouvement de la trésorerie et des équivalents de trésorerie de votre entreprise. Vous pouvez voir d'où vient tout l'argent de votre entreprise et où vous le dépensez.

Ce document peut vous expliquer comment vous gérez vos opérations. Avez-vous assez d'argent pour exploiter votre entreprise? Pouvez-vous payer vos obligations à venir?

Vous pouvez dire avec précision l'argent dont vous disposez pour une période donnée avec cela.

1. Choisissez une période à couvrir

Les états des flux de trésorerie sont généralement décomposés en périodes mensuelles. De cette façon, vous pouvez voir combien vous avez gagné et dépensé.

La plupart des entreprises commencent leur année fiscale à leur date de fondation. Mais, vous pouvez choisir de commencer dans d'autres mois (comme janvier) si cela vous convient mieux.

2. Préparez vos données

Avant de créer votre état des flux de trésorerie, vous devez avoir vos données en main. Cela vous permet d'obtenir des résultats précis. Donc, si vous avez un journal, gardez-le à portée de main.

Si vous n'avez pas de journal, une liste de toutes vos dépenses et revenus est un bon point de départ. Tant que vous notez la date, le bénéficiaire, le payeur, les détails et le montant de chaque mouvement de trésorerie, vous pouvez faire un état des flux de trésorerie.

3. Triez vos données

Lorsque vous avez toutes vos transactions, il est temps de les diviser en trois catégories: Opérations, Investissements et Financement.

Les opérations se rapportent aux espèces réalisées et dépensées pour les activités quotidiennes. Il s'agit notamment de l'argent gagné en vendant des produits et services. Les espèces versées sur les frais généraux, les salaires et les stocks entrent également dans cette catégorie.

L'investissement couvre les dépenses sur les actifs à long terme comme les immobilisations corporelles. Toute trésorerie provenant de la vente de ces actifs est également prise en compte ici.

Le financement provient d'investisseurs (y compris les propriétaires) et de prêts. Dans cette section, nous discutons également des dividendes et des remboursements de prêts.

4. Créez votre fichier Excel

Pour commencer à faire votre état des flux de trésorerie, ouvrez Excel et créez un nouveau fichier.

Dans la rangée du haut, écrivez votre [Nom de l'entreprise] État des flux de trésorerie. Cela vous permet d'identifier facilement le fichier à l'ouverture.

Laissez une ligne vide pour le formatage, puis écrivez Début de période et Fin de période dans les deux rangées suivantes. Faites cela pour savoir quelle période vous couvrez exactement.

Encore une fois, laissez une ligne vide, puis écrivez Début de trésorerie et Fin de trésorerie. Ces lignes montreront ce que vous avez au début et à la fin de la période.

En rapport: Apprenez à automatiser Excel et à améliorer vos compétences financières

5. Déterminez vos sous-catégories

Les trois catégories principales restent généralement les mêmes d'une entreprise à l'autre. Cependant, les sous-catégories varient énormément. Ils dépendent de votre type d'entreprise et d'exploitation.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques excellents exemples par catégorie.

1. Opérations

• Sous Encaissement
  • Ventes
• Sous Sortie de trésorerie
  • Inventaire
  • Les salaires
  • Frais de fonctionnement: ils comprennent les frais généraux comme la location, les télécoms, l'électricité.
  • Intérêts: il s'agit du montant des intérêts que vous payez sur les prêts que vous avez contractés.
  • Impôts

2. Investissements

• Sous Encaissement
  • Actifs vendus
  • Prêts remboursés: il s'agit de remboursements de prêts que vous avez accordés à des personnes ou à des institutions.
• Sous Sortie de trésorerie
  • Actifs achetés
  • Prêts émis: il s'agit du montant que vous avez prêté à des personnes ou à des institutions.

3. Financement

• Sous Encaissement
  • Emprunt: il s'agit de l'argent que vous recevez des établissements de crédit.
  • Émission d'actions: il s'agit d'investissements réalisés par les propriétaires et d'autres tiers.
• Sous Sortie de trésorerie
  • Remboursement du prêt: il s'agit du montant que vous dépensez pour rembourser le principal de vos prêts.
  • Dividendes: il s'agit de l'argent dépensé lors du partage des bénéfices avec les investisseurs et les propriétaires (y compris vous-même).

Ce sont les sous-catégories couramment utilisées, mais n'hésitez pas à en ajouter d'autres comme bon vous semble. Juste un rappel: chaque catégorie doit se rapporter à l'argent réel dépensé et reçu.

Ajoutez une ligne vide à la fin de chaque liste de catégories, puis écrivez Flux de trésorerie net - [Catégorie]. Il s'agit du sous-total qui indique combien d'argent vous avez gagné (ou dépensé) pour chaque section.

Enfin, après avoir répertorié toutes les catégories, sous-catégories et sous-totaux, en bas, écrivez Le flux de trésorerie net. Cela montre le total des entrées (ou sorties) d'argent que vous avez eues pour la période.

N'oubliez pas d'ajouter une ligne vide entre les catégories (après le sous-total) et un retrait pour chaque sous-catégorie. Vous pouvez trouver le Retrait bouton sous le Alignement partie de la Ruban maison. Cela permet un formatage plus propre et le rend plus facile à voir et à analyser.

Redimensionnez également la première colonne pour éviter que son contenu ne déborde sur les colonnes suivantes. Double-cliquez sur le ligne entre les colonnes A et B pour le faire automatiquement.

6. Préparez vos formules

Les formules d'état des flux de trésorerie sont assez simples. Tout ce dont vous avez besoin est d'utiliser le commande somme pour sous-totaliser chaque catégorie.

1. Tout d'abord, sélectionnez la cellule Flux de trésorerie net - [Catégorie] sous le sous-total de la période et de la catégorie correspondante.
2. Ensuite, tapez = somme( et choisissez toutes les cellules pour chaque section. N'oubliez pas de tenir le touche Majuscule afin que vous puissiez sélectionner plusieurs cellules.
3. Une fois terminé, appuyez sur le La touche Entrée, et vous devriez voir le sous-total pour cette catégorie.

4. Pour obtenir le cash-flow net, répétez la procédure ci-dessus.

5. Taper = somme(, puis choisissez chaque sous-total correspondant.

6. Cette fois, maintenez le ctrl clé pour sélectionner plusieurs cellules qui ne sont pas côte à côte.

7. Une fois terminé, appuyez sur le La touche Entrée à nouveau, et vous avez votre flux de trésorerie total pour la période choisie.

Pour terminer votre trésorerie:

1. Allez dans la cellule correspondante et tapez = somme(
2. Tout en maintenant le touche ctrl, cliquez sur les cellules avec les flux de trésorerie nets et les valeurs de début de trésorerie pour la période correspondante.
3. appuie sur le La touche Entrée, et vous obtiendrez le montant que vous devriez avoir à la fin de la période choisie.

7. Définir plusieurs mois

Si vous souhaitez comparer vos flux de trésorerie sur plusieurs mois, vous devez d'abord définir cette formule. Sous Début de trésorerie pour le mois suivant, écrivez "=" puis cliquez sur la cellule correspondante pour Ending Cash du dernier mois. Cela copie automatiquement l'argent de fin du mois précédent dans l'argent de début du mois suivant.

Quant au reste des formules, il vous suffit de les copier sur le reste des mois que vous souhaitez couvrir.

1. Tenez le changement clé pour sélectionner toutes les cellules de Fin de trésorerie jusqu'à Flux de trésorerie net.
2. Une fois terminé, tapez ctrl + c pour les copier.
3. Ensuite, cliquez sur la cellule correspondante pour Cash Ending pour le mois suivant et tapez ctrl + v.
4. Excel ajustera automatiquement ces formules pour refléter la colonne correspondante correcte.

Noter: assurez-vous qu'il n'y a pas d'autres valeurs dans les cellules que vous avez sélectionnées, à l'exception des formules.

8. Formater vos lignes et vos nombres

Formatez vos entrées pour que les nombres négatifs apparaissent en rouge. Cela vous permet d'analyser votre déclaration beaucoup plus facilement.

1. Pour ce faire, sélectionnez toutes les entrées numériques, puis cliquez sur le menu déroulant dans le Nombre section.
2. Vous pouvez les trouver au Ruban maison.

3. Cliquez sur Plus de formats de nombres... Une nouvelle fenêtre appelée Mettre en forme les cellules ouvrira.

4. Sous le Nombre onglet, allez dans le Catégorie menu, puis choisissez Devise.

5. Choisir la bonne symbole dans le menu déroulant.

6. Ensuite, sous le Chiffres négatifs : sous-fenêtre, sélectionnez le -1234,10 $ avec une couleur de police rouge option.

Cela devrait vous permettre de voir vos dépenses en rouge, ce qui facilite la distinction entre les entrées et les sorties.

Vous pouvez également sélectionner chaque catégorie et ligne de sous-total et les remplir de différentes couleurs. Cela facilitera la distinction entre les sections en un coup d'œil.

En rapport: Devenez un assistant Excel en 2021 avec cet ensemble de cours

9. Saisissez vos valeurs

Une fois que vous avez tout préparé, il ne vous reste plus qu'à saisir les valeurs réelles. N'oubliez pas d'ajouter un signe négatif sur les dépenses! Une fois cela fait, vous avez maintenant un état des flux de trésorerie complété.

Vous pouvez accéder et enregistrer une copie de ce relevé des flux de trésorerie ici.

Planifiez votre prochain déménagement

Maintenant que vous avez terminé votre état des flux de trésorerie, vous avez une meilleure vision des liquidités de votre entreprise. Cela peut vous aider à planifier vos prochains mouvements, vous permettant de prendre des décisions judicieuses.

Avec un état des flux de trésorerie, vous disposez du premier document dont vous avez besoin pour voir les performances globales de votre entreprise. Associez cela à un compte de résultat et à un bilan, vous saurez alors exactement où vous en êtes.

3 formules folles de Microsoft Excel qui sont extrêmement utiles

Ces formules Microsoft Excel peuvent augmenter la productivité de votre feuille de calcul et rendre les choses un peu plus amusantes.

Lire la suite

A propos de l'auteur

Développer pour lire l'histoire complète