Les 7 formules Excel les plus utiles pour la gestion des stocks

Si vous démarrez votre propre commerce de détail, vous devez disposer d'un moyen de suivre votre inventaire. De nos jours, un stylo et du papier ne suffiront plus. Cependant, un logiciel de gestion des stocks à part entière peut être coûteux.

Mais saviez-vous que vous pouviez créer le vôtre avec Excel?

Voici sept formules pour vous aider à créer votre feuille de calcul de gestion des stocks. Gérez mieux votre entreprise sans dépenser plus pour des applications spéciales.

1. SOMME

S'il y a une formule que vous utiliserez toute votre vie, alors SUM serait-elle. Cette fonction vous permet d'ajouter des valeurs sans sélectionner chaque cellule individuellement.

Vous pouvez gagner du temps en utilisant cette commande, puis en choisissant la plage de cellules que vous souhaitez ajouter.

Formule: =SOMME(nombre1,[nombre2],...)

• NUMÉRO 1: C'est la première valeur à ajouter. Il peut s'agir de n'importe quel nombre, d'une cellule ou même d'un ensemble de cellules (appelé plage).
• NUMÉRO 2-255 (facultatif): ce sont les valeurs suivantes que la fonction ajoutera. Encore une fois, il peut s'agir de n'importe quel nombre, cellule ou plage. Vous pouvez placer jusqu'à 255 valeurs ici.
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2. SOMMEIF

Cette formule ajoute une couche de complexité à la fonction somme. Vous pouvez utiliser la commande SUMIF si vous souhaitez filtrer les cellules que vous souhaitez ajouter.

Par exemple, si vous souhaitez uniquement rechercher la somme des stocks vendus d'un fournisseur spécifique, vous pouvez utiliser SUMIF. Si vous allez plus loin pour affiner votre filtre à un produit particulier, vous pouvez utiliser SUMIFS.

Par exemple, vous pouvez utiliser cette fonction si vous souhaitez filtrer à la fois le fournisseur et le type de produit. Fondamentalement, SUMIFS vous donne la possibilité d'utiliser deux ou plusieurs variables pour filtrer vos valeurs.

Formule: =SUMIF(plage, critères,[sum_plage])

• INTERVALLE: Ce sont les cellules qu'Excel inspectera pour savoir s'il ajoutera les valeurs correspondantes.
• CRITÈRES: Il s'agit de la valeur ou de la formule qu'Excel comparera aux cellules sous RANGE.
• SUM_RANGE (optionnel): Ce sont les cellules qui seront additionnées. Si laissé vide, les cellules sous RANGE sont utilisées à la place.

Dans l'image ci-dessous, vous verrez que seul le montant à payer à Abacus Technologies est ajouté.

3. SOMMES

Formule: =SUMIFS(somme_plage, critères_plage1,critères1,[critères_plage2,critères20,...)

• SUM_RANGE: Ce sont les cellules à ajouter.
• CRITERIA_RANGE1: Ce sont les cellules qu'Excel va tester. Si les valeurs ici sont vraies en fonction de CRITERIA1, les cellules SUM_RANGE correspondantes sont ajoutées.
• CRITÈRES1: C'est ce qui définit CRITERIA_RANGE1. Il peut s'agir d'un nombre, d'une fonction ou de toute autre valeur.
• CRITERIA_RANGE2, CRITÈRES2,... (facultatif): ce sont des plages de cellules et des critères supplémentaires pour filtrer davantage votre SUMIFS. Vous pouvez avoir jusqu'à 127 paires plage/critères supplémentaires.

Dans l'exemple ci-dessous, seuls les montants à payer à la marque Jupiter sous le fabricant Abacus Technologies sont additionnés.

Si vous trouvez que ces formules deviennent un peu compliquées, voici quelques conseils pour vous aider à apprendre Excel rapidement.

4. CHERCHER

Cette fonction a deux options: VECTOR et ARRAY. L'option Vector est la meilleure pour rechercher des données dans des colonnes spécifiques.

L'option Array, à l'inverse, recherche des valeurs dans plusieurs lignes et colonnes. Il a depuis été remplacé par RECHERCHEV et RECHERCHEH, mais reste compatible avec les anciennes feuilles de calcul.

Formule: =RECHERCHE(lookup_value, lookup_vector,[result_vector])

• LOOKUP_VALUE: C'est la valeur qu'Excel trouvera dans votre LOOKUP_VECTOR.
• RECHERCHE_VECTOR: C'est la plage où Excel trouvera votre LOOKUP_VALUE. Cela ne doit être qu'une seule ligne ou colonne, et les valeurs ci-dessous doivent être dans l'ordre croissant.
• RESULT_VECTOR (facultatif): il s'agit de la plage où Excel trouvera la valeur correspondante à renvoyer. Ceci est basé sur les résultats de LOOKUP_VECTOR.

Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur connaît le nom de l'article mais n'est pas familiarisé avec le code SKU. Pour obtenir le code SKU, ils ont utilisé la formule LOOKUP.

5. RECHERCHEV

La fonction RECHERCHEV est utile pour les données organisées en colonnes. Excel recherche la valeur que vous attribuez dans la première colonne de la plage choisie. Il comptera ensuite dans les colonnes en fonction du nombre que vous donnez et renverra une valeur correspondante.

Formule: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

• LOOKUP_VALUE: C'est la valeur qu'Excel recherchera dans la première colonne de votre tableau.
• TABLE_TABLEAU: Il s'agit de la plage de cellules où la fonction opérera. Excel utilisera LOOKUP_VALUE et trouvez-le dans la première colonne du TABLE_ARRAY. Il comptera ensuite le nombre de cellules en fonction de la variable suivante pour renvoyer un résultat.
• COL_INDEX_NUMBER: c'est le nombre de colonnes qu'Excel compte pour renvoyer un résultat.
• RANGE_LOOKUP (facultatif): cela ne peut être que VRAI ou FAUX. Si vous écrivez VRAI, cela renverra des correspondances approximatives (et votre première colonne doit être dans l'ordre croissant). Si vous choisissez FALSE, il ne renverra que des correspondances exactes.

Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur a recherché le prix d'un SKU spécifique. Puisque le prix est sous la 5ème colonne, la valeur sous COL_INDEX_NUMBER est fixé à 5.

6. RECHERCHEH

La fonction RECHERCHEH est presque la même que RECHERCHEV, sauf que vos données ici doivent être organisées par ligne.

Formule: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,[range_lookup])

• LOOKUP_VALUE: Il s'agit de la valeur qu'Excel recherchera dans la première ligne de votre tableau.
• TABLE_TABLEAU: Il s'agit de la plage de cellules où la fonction opérera. Excel utilisera LOOKUP_VALUE et trouvez-le dans la première colonne du TABLE_ARRAY. Il comptera ensuite le nombre de cellules en fonction de la variable suivante pour renvoyer un résultat.
• ROW_INDEX_NUMBER: c'est le nombre de lignes qu'Excel compte pour renvoyer un résultat.
• RANGE_LOOKUP (facultatif): cela ne peut être que VRAI ou FAUX. Si vous écrivez VRAI, cela renverra des correspondances approximatives (et votre première colonne doit être dans l'ordre croissant). Si vous choisissez FALSE, il ne renverra que des correspondances exactes.

Comme indiqué ci-dessous, la formule HLOOKUP est utilisée pour obtenir le stock disponible d'un SKU. Étant donné que le numéro de ligne de l'inventaire disponible est 9, le ROW_INDEX_NUMBER lit 9.

7. XRECHERCHE

La fonction RECHERCHEXX est l'évolution des formules RECHERCHEV et RECHERCHEH. Il vous permet de renvoyer plusieurs résultats et vous pouvez l'utiliser pour rechercher à la fois par colonne ou par ligne. Cependant, cela ne fonctionne qu'avec les versions Microsoft 365 d'Excel.

Formule: =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array,[if_not_found],[match_mode],[search_mode])

• LOOKUP_VALUE: Comme les formules ci-dessus, cela fait référence à la valeur qu'Excel trouvera.
• LOOKUP_ARRAY: Il s'agit de la plage de cellules qu'Excel va parcourir pour trouver le LOOKUP_VALUE vous attribuez. Cela peut être situé n'importe où dans votre tableau mais ne doit être qu'une seule ligne ou colonne. Sinon, votre formule renverra une erreur.
• RETURN_ARRAY: Ce sont les résultats qu'Excel affichera une fois qu'il aura trouvé LOOKUP_VALUE dans votre LOOKUP_ARRAY. Cela doit refléter la forme de votre LOOKUP_ARRAY. Par exemple, si LOOKUP_ARRAY est une colonne, RETURN_ARRAY doit également être une colonne. Mais si vous choisissez plusieurs lignes ou colonnes, RETURN_ARRAY renverra de nombreux résultats.
• SI_NON_TROUVÉ (facultatif): la formule affichera le texte que vous écrivez ici si elle ne trouve pas la valeur que vous recherchez. Si laissé vide, ce sera par défaut #N/A.
• MATCH_MODE (facultatif): ne peut être que -1, 0, 1 ou 2. -1, 0 et 1 renverront une correspondance exacte. Si aucun n'est trouvé, -1 affichera la prochaine valeur plus petite, 0 renverra #N/A et 1 affichera la prochaine valeur plus grande. Le si laissé vide, ce sera par défaut à 0.
• SEARCH_MODE (facultatif): ne peut être que 1, -1, 2 ou -2. 1 démarre la recherche à partir du premier élément de votre LOOKUP_ARRAY, tandis que -1 démarre à partir du dernier. 2 exécute une recherche binaire, ce qui nécessite que votre LOOKUP_ARRAY soit dans l'ordre croissant. -2 fait de même, mais votre liste doit être dans l'ordre décroissant. 1 et -1 sont tous les deux bons pour les listes courtes, mais si vous avez beaucoup de données que vous pouvez trier, envisagez d'utiliser 2 ou -2.

Dans l'exemple suivant, vous pouvez voir comment vous pouvez extraire les informations complètes d'un seul élément en tapant simplement le nom de l'élément. Vous n'êtes pas non plus limité à choisir la première colonne ou ligne de votre tableau: vous pouvez choisir n'importe quel ensemble de données à parcourir.

Il y a beaucoup plus à exceller que ce à quoi vous pourriez vous attendre

Voici quelques-unes des formules que vous pouvez utiliser pour vous aider à gérer votre inventaire. Si vous souhaitez utiliser Excel dans d'autres aspects de votre vie, ces formules peuvent vous aider résoudre des problèmes de la vie réelle.

Savoir comment utiliser ces fonctions et un peu de formatage peuvent faire avancer votre système de gestion des stocks.

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