Le système de gestion de projet de Bitrix24: tout ce que vous devez savoir

Vous avez probablement entendu parler de Bitrix24 et de la façon dont il a pris d'assaut la gestion de projet. Vous vous demandez peut-être aussi si cela fonctionnerait pour vous, ou envisagez déjà de l'utiliser dans votre entreprise.

Avant de franchir ce grand pas, il est bon de se familiariser avec tous les éléments essentiels de Bitrix 24. Voici tout ce que vous devez savoir sur le système de gestion de projet Bitrix24.

Comment fonctionne Bitrix24 ?

La fonction principale de Bitrix24 est d'automatiser les procédures de communication et de gestion dans une entreprise, ce qui une gestion de projet plus efficace. Cela fonctionne pour les entreprises de toutes tailles.

Les outils essentiels disponibles vous permettent de gérer les communications essentielles telles que les e-mails, les messages, les tâches et même les projets.

Les bases de Bitrix24

Bitrix24 est disponible sur le Web, ainsi que sur les applications mobiles et tablettes. À la fois polyvalent et convivial, vous pouvez utiliser la plateforme pour inviter des collègues et collaborer sur un projet.

Pour accéder à Bitrix24, vous devez créer un compte. Vous pouvez utiliser une version d'essai gratuite pour décider si cela fonctionne ou non pour vous avant de passer à sa version premium. Il est important de garder à l'esprit que la version gratuite est limitée et ne prend en charge qu'un maximum de 12 utilisateurs.

Principales caractéristiques de Bitrix24

Maintenant que vous en savez un peu plus sur les bases de l'utilisation de Bitrix24 pour la gestion de projet, nous pouvons passer à ses principales fonctionnalités. Vous trouverez ci-dessous les plus importantes.

Webmail

Bitrix24 vous permet en outre d'envoyer des e-mails à partir de plusieurs comptes de messagerie. Ainsi, vous pouvez avoir différents membres de l'équipe qui envoient des e-mails à différents clients à partir d'un même compte.

Vous pouvez également transformer vos e-mails en tâches et leur faire suivre une séquence automatisée!

Bitrix24.Store

Si vous vous demandez comment créer une boutique en ligne pour vos biens et services, Bitrix24 est là pour vous. Avec son interface simple et sa commodité d'utilisation, votre magasin sera opérationnel en un rien de temps.

Tâches automatisées

Bitrix24 propose un superbe organisateur de tâches automatique. Lorsqu'il s'agit de projets massifs, Bitrix24 peut facilement suivre vos notifications, rester à jour et dans les délais, et suivre les changements au sein de votre système.

Générateur de documents CRM

Créer différents documents pour vos services peut être assez fastidieux. Avoir à le faire encore et encore peut le rendre beaucoup plus insupportable. Bitrix24 vous propose une solution simple avec son générateur de documents CRM.

Tous vos besoins d'expédition, vos contrats, vos accords de non-divulgation (NDA) et même vos bons de commande peuvent être générés à partir d'un seul générateur de documents avec cette fonctionnalité fantastique. Cela vous fera économiser du temps et des ressources. Avec votre plan commercial, vous avez accès à des copies illimitées de documents.

Tâches mobiles

La fonction de tâches mobiles de Bitrix24 vous tient au courant de tous les détails essentiels entourant vos projets. Une fois que vous avez installé l'application mobile sur votre téléphone, la plate-forme vous envoie des informations sur les échéances imminentes, les rapports d'état et même la priorité de divers fichiers directement sur votre téléphone.

Impression de pages Bitrix24

Bitrix24 est livré avec un bouton d'impression qui vous permet d'imprimer tous les documents et rapports pertinents liés au projet. Cela rend votre impression beaucoup plus facile, car vous n'avez pas à passer par des processus supplémentaires pour imprimer votre document.

Réservation de ressources et planification de rendez-vous

Bitrix24 vous permet d'allouer des ressources en les réservant à l'avance. Cela facilite grandement l'accès aux ressources et la planification des rendez-vous si nécessaire. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez dire adieu aux conflits de ressources au sein du projet.

Cartographie mentale

Bitrix24 dispose d'une fonction de carte mentale qui vous permet de garder des objectifs et des buts clairs et visibles. De cette façon, vous pouvez facilement suivre vos objectifs et dépasser vos délais.

La carte mentale vous aide également à mieux attribuer les tâches, car elle offre une représentation visuelle de l'ensemble de votre projet et vous permet de suivre votre progression.

Suivi des dépenses

Toutes les entreprises doivent garder une trace détaillée des dépenses qu'elles engagent. Cela favorise la transparence, tout en réduisant le risque de pertes.

Bitrix24 vous aide à suivre toutes vos dépenses et vous permet de générer les documents financiers requis, toutes les formes d'enregistrements et les rapports liés aux dépenses. De plus, il permet à différents utilisateurs de modifier et de créer des enregistrements.

Interface et comment utiliser Bitrix24

Si vous êtes entièrement nouveau sur Bitrix24 et que vous vous demandez par où commencer, vous devez d'abord visiter le Site Web de Bitrix24 et créez un nouveau compte.

Après avoir créé un compte, cliquez sur votre profil pour le modifier. Ici, insérez toutes les informations pertinentes telles que vos coordonnées, votre photo ou même votre rôle dans l'entreprise.

Lorsque vous avez personnalisé votre profil, vous pouvez commencer à inviter des amis, des collègues et des partenaires commerciaux sur votre compte. De cette façon, vous pourrez communiquer au sein de Bitrix24.

Avec Bitrix24, vous pouvez rédiger et configurer un nouveau message de bienvenue qui est automatiquement envoyé aux nouveaux membres invités sur votre compte. Alternativement, vous pouvez envoyer ce message au chat général où tout le monde peut le voir.

À ce stade, vous pouvez également explorer d'autres options avec Bitrix24. Envisagez d'expérimenter les activités suivantes:

• Création de groupes de travail.
• Ajout de tâches personnelles.
• Utilisation du calendrier de l'entreprise pour planifier des événements.
• Créer et organiser une bibliothèque de documents partagée pour vos utilisateurs.

Il convient de noter que pour accéder à tout dans Bitrix24, vous devez d'abord activer également votre essai gratuit.

Bitrix24 offre des conseils sur la façon de relever tous les défis auxquels vous pouvez être confronté lors de l'utilisation de leur interface. Tout ce que vous avez à faire est de contacter leur service d'assistance.

Les avantages de l'utilisation de Bitrix24

Bitrix24 vous offre de nombreux avantages. L'utiliser comme chef de projet vous aidera à surveiller le pouls de votre entreprise et à augmenter votre productivité.

Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages de l'utilisation de Bitrix24 dans votre entreprise.

1. Intégration CRM

Grâce à l'intégration CRM, vous pouvez centraliser vos tâches, projets et activités en un seul endroit et y accéder via une plate-forme unique: le système robuste Bitrix24. Toutes vos tâches deviennent beaucoup plus faciles lorsque vous utilisez cet outil pour effectuer.

2. Communications plus sûres

Vos communications professionnelles doivent être aussi sécurisées que possible. Bitrix24 vous assure la sécurité de toutes vos communications. Vous pouvez gérer à la fois votre communication interne au sein de l'entreprise et les communications externes avec les clients et les parties prenantes.

La confiance dans les modules sécurisés de Bitrix24 vous assure une sécurité sans compromis de votre contenu partagé sur le Web. Le contenu classifié, par exemple, nécessite des autorisations spécifiques pour que les utilisateurs puissent accéder au système de Bitrix24.

3. Amélioration de la structure et de la gestion de l'entreprise

Bitrix24 suit rapidement vos processus métier et vous permet d'organiser ou d'améliorer la structure de votre entreprise grâce à ses outils de gestion.

À l'aide d'outils de gestion avancés tels que les rapports de tâches ou plus simples tels que les rapports sur les employés, Bitrix24 garantit que toutes les activités de l'entreprise se déroulent comme prévu.

4. Diverses options de forfait

Contrairement à d'autres systèmes de gestion de projet, Bitrix24 vous propose différents plans adaptés à votre entreprise. Vous pouvez opter pour le forfait gratuit, le forfait standard ou encore le forfait professionnel. Les prix varient, mais les fonctionnalités aussi.

L'utilisation des plans payants vous assurera d'obtenir les meilleures fonctionnalités et outils pour la gestion de votre entreprise.

Les inconvénients de l'utilisation de Bitrix24

Comme toutes les bonnes choses, Bitrix24 n'est pas sans faute. Vous trouverez ci-dessous certaines des limitations auxquelles vous pouvez être confronté lors de l'utilisation de Bitrix24.

1. Difficile à configurer et à utiliser

L'utilisation de Bitrix24 pour la première fois peut représenter un défi important. Cependant, avec quelques directives et une formation appropriée, votre personnel apprendra à l'utiliser en un rien de temps.

La meilleure façon de naviguer dans la difficulté de configuration et d'utilisation est de demander l'aide d'un expert.

2. Vous pourriez trouver Bitrix24 cher

Obtenir un forfait Bitrix24 payant pourrait ne pas être rentable. Le forfait le moins payé coûte 49 $ par mois pour cinq utilisateurs, tandis que l'option la plus chère, offrant un nombre illimité d'utilisateurs, coûte 149 $ par mois.

Dans le même temps, Bitrix24 en vaut la peine si vous utilisez les fonctionnalités de manière intensive et que vous en constatez les avantages.

Alternatives à Bitrix24

Si vous pensez que Bitrix24 ne vous convient pas, plusieurs alternatives existent.

Une option est lundi.com, une solution de gestion de projet populaire utilisée par les entreprises du monde entier. Avec cette plate-forme, vous pouvez configurer des graphiques de flux de travail, télécharger des modèles et intégrer plusieurs applications.

En rapport: Comment monday.com peut dynamiser la collaboration de votre équipe

Une autre alternative possible est Trello. Si vous êtes une petite équipe, vous trouverez cette solution particulièrement utile pour offrir un aperçu complet de l'avancement de chacun de vos projets.

Les autres alternatives Bitrix24 incluent:

• Mou
• nTâche
• Camp de base

Ces alternatives ont leurs propres arguments de vente, avec des fonctionnalités qui peuvent vous être plus ou moins utiles. Essayez-les et voyez ce qui convient le mieux à vos besoins.

Votre meilleur pari

Vous pourriez en dire long sur Bitrix24. Cependant, une chose est sûre; c'est l'un des systèmes de gestion de projet les plus efficaces que vous puissiez utiliser. Vous pouvez comparer les spécifications que nous avons données à l'utilisation d'Excel dans la gestion d'entreprise. Voici quelques avantages et inconvénients de l'utilisation d'Excel pour la gestion de votre projet. Néanmoins, quel que soit le système de gestion de projet que vous utilisez, Bitrix24 est probablement bien meilleur et plus efficace pour votre entreprise!

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