5 raisons d'utiliser des outils collaboratifs au lieu de l'e-mail

Les lieux de travail sont de plus en plus numérisés grâce à l'automatisation et à des alternatives efficaces. Même si les e-mails sont utiles depuis longtemps, la technologie nous a fait découvrir des outils de communication et de collaboration plus directs et plus efficaces.

Vous recherchez peut-être des outils plus adaptés à la collaboration. Peut-être êtes-vous fatigué des e-mails à cause de l'attente d'utiliser un langage professionnel ou simplement parce que vous ne savez peut-être pas comment gérer votre boîte de réception surchargée.

Il existe de nombreux outils collaboratifs que vous pouvez utiliser pour vous éviter le stress des e-mails. Voici pourquoi vous devriez les utiliser à la place!

1. Gagner du temps

Les outils de collaboration ont des options de notification pour vous alerter ou alerter vos collègues lorsqu'il y a un message. Même si vous pouvez activer vos notifications par e-mail, les outils de collaboration permettent aux membres de l'équipe de communiquer plus facilement via des chats efficaces au lieu d'e-mails.

Slack est l'une des plateformes de collaboration les plus utilisées pour le travail à distance. Slack offre une variété d'avantages qui permettent une communication efficace. Pour organiser votre communication, vous pouvez créer des canaux distincts pour chaque équipe et chaque sujet.

2. Communication directe

Les outils collaboratifs vous permettent de profiter d'une forme de communication plus efficace. Au lieu d'avoir à CC plusieurs personnes ou d'envoyer un e-mail de diffusion, vous pouvez simplement envoyer un message sur une plate-forme de discussion. De plus, l'utilisation d'outils de collaboration vous encouragera, vous et vos collègues, à poser des questions sur une plate-forme ouverte au lieu d'envoyer des e-mails.

En rapport: Workplace From Facebook: tout ce que vous devez savoir

La partie la plus efficace de l'utilisation de ces outils est que vous pouvez communiquer en temps réel. Si vous avez besoin de poser une question rapide, l'envoi d'un e-mail n'est pas la meilleure option car vos coéquipiers peuvent mettre plus de temps à répondre. Par exemple, Slack a une fonction de mention qui envoie des notifications push pour attirer l'attention de quelqu'un. Il y a plusieurs Alternatives souples pour la communication d'équipe.

3. Éviter une boîte de réception e-mail surchargée

Si vous utilisez des applications collaboratives pour la communication et la collaboration, vous n'avez pas besoin de gérer une boîte de réception surchargée ou de perdre des éléments importants dans vos e-mails. Bien que les outils collaboratifs ne suppriment peut-être pas complètement le besoin d'e-mails, l'utilisation d'applications de messagerie sur le lieu de travail telles que Microsoft Teams ou Slack réduit le besoin d'envoyer des e-mails.

4. Collaboration documentaire en temps réel

Un logiciel de collaboration vous permet, à vous et aux membres de votre équipe, de travailler sur un projet en direct en même temps. Google Docs est l'un des outils de collaboration documentaire les plus populaires qui permet une collaboration en temps réel.

Vous pouvez également utiliser des outils tels que Dropbox Paper, qui sert le même objectif. Pendant que vous effectuez des modifications en direct dans Dropbox Paper, votre équipe peut ajouter des commentaires et suggérer des modifications. Cela permet à votre équipe de vivre une session en direct au lieu d'avoir à envoyer vos documents pour les modifier.

Google a également créé des applications et des fonctionnalités que les équipes peuvent utiliser pour améliorer leur communication et leur collaboration au travail.

En rapport: Google Workspace vs. Google Spaces: quelle est la différence ?

5. Trouvez facilement des informations

Les logiciels de collaboration facilitent la recherche d'informations car les documents importants peuvent être stockés sur une plate-forme partagée. Le courrier électronique, en revanche, n'est pas aussi efficace pour trouver des informations.

Le courrier électronique est une plate-forme fermée qui ne vous permet pas de rechercher des données qui ne vous ont pas été envoyées directement. Par exemple, si vous utilisez Slack et que vous avez accueilli de nouveaux membres dans votre équipe, vos nouveaux membres peuvent accéder aux informations, liens et documents qui ont été partagés avant de rejoindre l'équipe.

Voilà donc quelques raisons pour lesquelles le passage de la communication par e-mail à quelque chose de plus intuitif comme la collaboration en temps réel peut être bénéfique. Outre leur facilité d'utilisation, ils fournissent d'excellents outils pour une communication rapide et efficace.

Les 6 meilleurs outils de collaboration en ligne gratuits pour travailler à domicile

La collaboration en ligne avec les clients et les équipes peut être compliquée. Utilisez ces outils gratuits et fiables lorsque vous travaillez à domicile.

Lire la suite

A propos de l'auteur