5 applications qui vous font gagner du temps pour avoir de meilleures réunions en ligne et hors ligne

Les professionnels qui travaillent ne peuvent échapper à des réunions. Que ce soit virtuellement ou en personne, vous pouvez passer votre temps de manière plus efficace et productive si vous utilisez les bons outils pour organiser et gérer des réunions.

Les principes de fonctionnement d'une réunion restent les mêmes, que vous la fassiez dans une salle de conférence ou utiliser Zoom pour les réunions en ligne. Vous devez définir un ordre du jour, avoir un plan d'action clair, avoir un flux d'interactions ou de questions-réponses et prendre des minutes pour les suivis. Ces applications gratuites vous aideront à faire tout cela, en ligne et hors ligne.

1. Hypercontexte (Web): modèles de réunion gratuits et amorces de conversation

Si vos réunions dérapent trop souvent, vous avez besoin d'Hypercontext. C'est une application compagnon de réunion pour les gestionnaires qui fournit des modèles gratuits et des amorces de conversation pour les réunions en tête-à-tête et les réunions d'équipe. Suivez le script et vous ne sortirez jamais de la piste ou ne manquerez jamais quelque chose d'important.

Une fois connecté, synchronisez votre calendrier et créez un nouvel espace de travail. Chaque espace de travail dispose de plusieurs modèles pour les réunions individuelles ou d'équipe, telles que les revues hebdomadaires et mensuelles, les rencontres individuelles à distance ou réunions d'équipe, évaluations de performance, check-ins, réunions debout, mêlée, gestion de projet, planification trimestrielle, etc. au.

Dans chaque modèle, vous verrez une série de questions ou d'éléments à l'ordre du jour avec des plages horaires planifiées. N'hésitez pas à les modifier comme bon vous semble. Pendant que la réunion est en cours, vous pouvez ajouter des « étapes suivantes » à chaque élément, créant ainsi une liste de tâches pour vous-même. Vous pouvez également inviter des collègues dans l'espace de travail pour collaborer sur ces éléments d'action. C'est un peu comme faire des comptes rendus de réunion.

Avec les comptes Pro, vous bénéficiez de fonctionnalités supplémentaires telles que le suivi de vos prochaines étapes au fil du temps, l'ajout d'objectifs, la vérification des réunions passées, etc. Tous ces éléments ajoutent de la valeur si vous souhaitez payer pour le service. Cela dit, les modèles de la version gratuite sont une raison suffisante pour utiliser Hypercontext.

2. Ajourner (Web): application de notes de réunion gratuite pour organiser et partager facilement

L'établissement d'un ordre du jour, puis la rédaction du procès-verbal d'une réunion sont des éléments essentiels pour garantir des réunions fructueuses. Sinon, vous verrez souvent des gens dire qu'ils ne se souviennent pas quand quelque chose a été discuté. Ajourner est l'une des meilleures applications gratuites pour conserver un enregistrement de vos réunions.

À chaque nouvelle réunion, vous pouvez créer des cartes distinctes pour chaque note. Par exemple, votre agenda est une carte, tandis que d'autres peuvent être des commentaires, des étapes suivantes, des procès-verbaux, des propositions, etc. Chaque carte est un simple éditeur de texte riche qui prend en charge le Markdown et les tableaux. Vous pouvez utiliser les principes de la meilleurs modèles de minutes de réunion dans aucun d'entre eux.

Dans un panneau à droite, vous trouverez les autres participants de cette réunion et les inviterez à consulter ou à modifier le tableau d'ajournement. Dans Éléments d'action, vous pouvez définir des listes de tâches et les attribuer à des personnes et ajouter des descriptions. Enfin, un panneau général des détails de l'ordre du jour aide à maintenir la réunion sur la bonne voie. Ajourner vous permet également de télécharger des fichiers auxquels d'autres personnes pourront accéder pendant la réunion.

Une fois la réunion terminée, vous pouvez envoyer les notes par courrier électronique à tous les participants ou les télécharger sous forme de fichier PDF. La version gratuite d'Ajourner limite le nombre de fois que vous pouvez envoyer un e-mail, mais les téléchargements PDF sont toujours gratuits.

3. Vigne (Web): réunions asynchrones faciles via des appels vidéo

Après un certain temps, ces réunions quotidiennes et hebdomadaires commencent à ressembler à une corvée plutôt qu'à une nécessité. De plus, s'il s'agit d'une équipe distante, réunir tout le monde est également une tâche difficile. Une tendance croissante à gérer la surcharge de réunion est d'opter plutôt pour des réunions asynchrones, ce que vous pouvez toujours faire via des appels vidéo.

Au cas où vous ne le sauriez pas, une réunion asynchrone se déroule comme une réunion ordinaire, mais pas en même temps. Tout d'abord, l'hôte de la réunion démarre la réunion et établit l'ordre du jour, le tout enregistré sur un message vidéo, et l'envoie au groupe. Ensuite, un deuxième participant est libre d'y répondre avec son message vidéo au moment de son choix. Ensuite, les autres participants peuvent voir ces messages et répondre selon l'ordre stipulé de l'hôte ou répondre à une personne entre les deux. L'idée est de laisser les gens travailler à leur rythme et de ne pas être constamment pris dans les réunions.

De nombreuses applications en ligne permettent des réunions asynchrones faciles via des appels vidéo. Grapevine est l'un des plus simples que nous ayons vus, vous permettant d'enregistrer des messages de 15 minutes via votre webcam ou un enregistrement d'écran. Vous pouvez également laisser des commentaires et ajouter des fichiers à la publication de n'importe qui. Tous les messages apparaissent dans une simple chronologie chronologique. La version gratuite permet jusqu'à cinq utilisateurs, et vous pouvez mettre à niveau pour des groupes plus importants.

4. Dory (Web): Idéal pour gérer les questions-réponses et les interactions avec le public en direct

Créée par d'anciens Googleurs, Dory est une application Web entièrement gratuite (pas de publicité, pas de frais cachés) pour gérer les sessions de questions-réponses et les interactions en direct avec le public, en ligne ou hors ligne. Vous pouvez également l'utiliser pour des réunions virtuelles à l'échelle de l'entreprise afin que les auditeurs puissent poser leurs questions.

L'application dispose d'une interface simple pour créer un nouvel événement et inviter des collaborateurs qui ont les mêmes privilèges d'éditeur que vous. Les événements peuvent être publics ou privés uniquement pour ceux qui ont un lien. Dans le panneau principal, les participants peuvent ensuite poser des questions, qu'un modérateur peut classer pour que les orateurs y répondent. Les questions peuvent être épinglées, archivées et votées pour plus de visibilité.

Dory comprend également un panneau Notes pratique, qui comporte deux parties. L'un est un espace Notes partagé où tous les organisateurs ou éditeurs peuvent ajouter des notes qu'ils peuvent tous voir. L'autre est un bloc-notes privé, modifiable et visible uniquement par vous. C'est un ajout astucieux pour garder des minutes, ajouter et partager des pensées, et même donner des instructions si nécessaire.

5. La gomme (Web): Tableau blanc, tableau d'écriture et modèles de réunion prêts à l'emploi

Dans les réunions physiques, vous disposez souvent d'une salle de conférence avec un tableau blanc commun et un bloc-notes pour chaque personne. Eraser apporte cela au monde virtuel, vous offrant un bloc-notes à deux volets et un tableau blanc numérique gratuit.

Les deux outils sont assez faciles à utiliser et vous pouvez partager le lien avec d'autres en ligne pour commencer. Le bloc-notes prend en charge Markdown pour le formatage, tandis que le tableau blanc est livré avec des outils de dessin courants pour les formes, le texte et les diagrammes. Eraser inclut également un chat audio si vous ne souhaitez pas utiliser une application d'appel vidéo tierce avec.

La partie cool est les modèles préchargés. Eraser dessinera rapidement un tableau Agile Sprint, un organigramme, un tableau de couloirs de nage ou une session de réunion debout pour que vous remplissiez ensuite les valeurs selon votre réunion. Cela fonctionne très bien et vous rendra plus efficace.

Ne le combat pas tout le temps

Ces outils et applications rendront beaucoup de vos réunions plus efficaces, mais pas toutes. Et c'est bien. N'essayez pas de maximiser la productivité et l'efficacité à chaque réunion, elles seront parfois ennuyeuses et sembleront une perte de temps. Même si vous en rendez la moitié plus efficaces, vous constaterez un grand changement. Et pour l'autre moitié, divertissez-vous en jouant Rencontrer Hell Bingo.

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