Comment améliorer l'organisation en utilisant des délais souples

Avoir des délais à respecter fait partie du quotidien de la plupart d'entre nous. Il se peut que vous ayez un devoir à faire à l'université, un projet au travail ou une déclaration de revenus à remplir; de toute façon, ils ont tous une date de fin vers laquelle vous travaillez.

Pour la plupart, les délais vous donnent la pression de faire avancer les choses. Cependant, si vous souhaitez utiliser cela à votre avantage et mieux organiser votre temps, des délais souples pourraient être la solution.

La différence entre les délais souples et rigides

La plupart du temps, des délais nous sont fixés; votre patron ou tuteur vous donne une date d'achèvement pour un travail qui est final, et vous ne pouvez pas faire de révisions après cette date. Il s'agit d'une échéance difficile, et le consensus est qu'il y aura des conséquences si vous ne la respectez pas.

En fin de compte, tout a besoin d'un délai ferme car cela signifie que les choses sont terminées et qu'il doit y avoir un moment où un travail se termine. Ils vous fournissent des attentes claires de votre supérieur et vous donnent l'autonomie nécessaire pour utiliser ce délai comme bon vous semble.

Les gens font plus de travail lorsqu'ils sont sous pression, et les délais sont un excellent moyen d'utiliser ce phénomène. C'est pourquoi les gens travailleront davantage au cours des derniers jours ou des dernières heures avant la date de fin. Par exemple, si vous devez soumettre un devoir dans deux mois, il est peu probable que vous fassiez beaucoup de travail au cours de ce premier mois.

En rapport: Conseils pour éviter la procrastination et respecter les délais

C'est pourquoi les délais serrés peuvent être improductifs; sans suffisamment de pression, vous pourriez finir par perdre un temps précieux et vous précipiter pour terminer votre travail à la dernière minute, négligeant d'autres responsabilités. Cela peut aussi être stressant.

D'autre part, les échéances souples sont fixées avant l'échéance stricte, en partant du principe que vous terminerez votre projet avec du temps à perdre. Par exemple, si l'échéance ferme est dans deux mois, votre échéance douce peut être trois semaines à l'avance.

Vous pouvez créer vos propres échéances personnelles et, en utilisant cette approche, vous obtenez suffisamment de motivation pour travailler sans stress de dernière minute.

Avantages de l'utilisation de délais souples

Fixer une échéance souple ne signifie pas que cela fonctionnera automatiquement. Pour en profiter, il faut s'y engager. Il ne sert à rien de les établir si vous allez les ignorer en faveur de l'échéance ferme.

Cependant, s'ils sont bien faits, les délais personnels peuvent apporter de nombreux avantages:

• Meilleure gestion du temps et moins de temps perdu
• Plus de responsabilité envers vos autres responsabilités
• Une meilleure organisation de vos projets
• Un sentiment d'appropriation de votre temps et de votre travail
• Renforce la confiance
• Réalisation plus rapide avec du temps pour penser de manière créative

En rapport: Façons d'utiliser la technique de cartographie mentale pour une productivité exponentielle

Une fois que vous avez respecté le délai souple, vous avez le temps de faire des révisions et d'affiner votre travail avec suffisamment de temps avant qu'il ne doive être remis. De plus, vous aurez la possibilité de le soumettre lorsque vous serez satisfait du résultat et de répondre à toute autre urgence qui se présentera.

Comment définir efficacement des délais souples

Alors, comment définissez-vous une date limite souple? La clé est d'avoir un calendrier réaliste à l'esprit, que vous savez que vous serez en mesure de respecter de manière fiable. Vous devez également vous assurer que l'échéance n'est pas trop proche.

Le paramètre idéal pour fixer une échéance douce est de déduire 25% du temps de l'échéance dure, mais cela peut varier en fonction de vos propres contraintes. Certaines choses à considérer sont:

• Si vous avez d'autres projets en cours et quelle est la charge de travail de votre autre
• À quelle distance se trouve l'échéance stricte?
• Quel est votre point idéal pour la pression productive
• Si vous travaillez sur le projet avec d'autres personnes, comment pouvez-vous contourner ce problème?
• Quelle est la taille de votre projet

Une fois que vous avez ces réponses, vous pouvez déterminer la date d'achèvement personnelle la plus pratique et commencer.

Pour garantir que vous vous en tenez à votre objectif personnel, vous devez analyser la façon dont vous allez le gérer. Trello est une application idéale pour cela, car elle utilise une disposition de tableau simple que vous pouvez manipuler pour répondre à vos besoins.

Lorsque vous avez créé votre espace de travail Trello, ouvrez le Barre latérale et sous Vos planches, clique le Plus signer à Créer un nouveau tableau. Vous pouvez commencer avec un modèle, mais un tableau blanc est très bien.

Une fois que vous avez nommé et créé votre tableau, vous devrez diviser votre temps entre maintenant et votre échéance souple en semaines en créant un Nouvelle liste pour chaque semaine vous avez:

1. Cliquez sur Ajouter une autre liste
2. Sur la première liste, où il est dit Entrez le titre de la liste, taper Semaine 1
3. Répétez ces étapes pour le nombre de semaines que vous avez dans votre emploi du temps

En rapport: Des moyens créatifs pour tirer pleinement parti de Trello

Vous pouvez maintenant commencer à tracer les aspects du projet que vous terminerez chaque semaine. Pour ce faire, sélectionnez Ajouter une carte sous la semaine que vous voulez, Saisissez un titre pour cette carte et cliquez Ajouter une carte.

Décomposez chaque étape de votre projet sur laquelle vous devez travailler. Par exemple, si vous suivez un calendrier de trois semaines, la semaine initiale doit être allouée à la planification et générer des idées, la seconde devrait être pour l'exécution de ces plans et conceptions, et la troisième devrait être pour réglage fin.

Si vous souhaitez conserver tout votre travail au même endroit, vous pouvez télécharger des fichiers sur chaque carte que vous créez dans Trello en cliquant sur la carte que vous souhaitez modifier et en sélectionnant Pièces jointes. Vous pouvez également créer Listes de contrôle et ajouter Rendez-vous, si ça aide.

Utilisez les délais à votre avantage

Maintenant que vous avez votre échéance souple, vous pouvez être tranquille en sachant que le travail est fait avec du temps à perdre. La meilleure partie est que vous avez maintenant le choix sur ce que vous faites avec cet espace supplémentaire.

L'utilisation de délais souples comme pratique régulière dans votre travail vous permet d'exercer une meilleure organisation, et au cas où des problèmes surviendraient au cours des derniers jours ou heures, vous êtes déjà couvert.

Comment organiser vos listes de tâches à l'aide d'éléments d'action

En utilisant des éléments d'action dans les listes de tâches, vous pouvez transformer des tâches complexes en tâches facilement réalisables et augmenter la productivité du projet.

Lire la suite

A propos de l'auteur