Comment intégrer Microsoft To-Do avec OneNote

Si votre travail est profondément intégré à l'écosystème Microsoft, To Do et OneNote sont probablement les outils les plus populaires pour votre flux de travail quotidien. Lorsque vous utilisez OneNote pour planifier un projet, vous vous retrouvez avec des éléments exploitables qui mettront fin à ce sur quoi vous travaillez.

L'utilisation conjointe de OneNote et de Microsoft To Do signifie que vous passerez du temps à changer de contexte, à copier ou à examiner les données d'une application à une autre. En conséquence, vous pourriez perdre votre concentration, faire des erreurs ou pire, réduire la qualité de votre travail. Nous vous montrerons des méthodes pour intégrer OneNote et To Do de manière transparente afin que vous passiez du temps à prioriser le travail qui compte.

Ajout d'une tâche de OneNote à Microsoft To Do

Parmi toutes les applications Office, OneNote 2019 a l'intégration la plus étroite avec Outlook. C'est parce que les deux applications partagent des objectifs et des opérations similaires. Vous pouvez transformer n'importe quel texte de note dans OneNote en une tâche de liste de tâches automatique dans Outlook. Mais attendez, où Microsoft To Do s'intègre-t-il dans ce système?

Nous reviendrons sur cette discussion plus tard, mais d'abord, assurez-vous que OneNote 2019 et Outlook sont installés sur votre ordinateur. En outre, vous devez avoir créé un bloc-notes et une section où résident vos éléments exploitables. Si vous débutez, suivez notre guide sur la façon d'organiser les blocs-notes dans OneNote.

Sélectionnez le texte que vous souhaitez transformer en tâche Outlook. Clique le Accueil onglet puis Tâches Outlook. Dans le menu déroulant, choisissez un calendrier pour la tâche. Un indicateur marque le texte et OneNote ajoute le texte de la note en tant que tâche dans Outlook. Vous pouvez continuer à ajouter d'autres notes en tant que tâches si nécessaire.

Basculez vers Outlook pour afficher la tâche dans Mes tâches.

Maintenant, lorsque vous basculez vers l'application "Microsoft To Do", vous verrez la même tâche sous Tâches avec des dates d'échéance pré-remplies et un lien vers la page OneNote pour savoir où se trouvent vos tâches.

De même, vous pouvez sélectionner Personnalisé et à partir de la nouvelle fenêtre qui apparaît, entrez le Date d'échéance, les Date de début, et l'importance de la tâche en utilisant le Priorité champ. Vous pouvez également vérifier le Rappeler pour qu'Outlook vous rappelle la tâche et ajoutez une brève note.

Passez maintenant à l'application "Microsoft To Do", mais vous ne verrez pas la date de démarrage de la tâche ni le champ de priorité ici.

Mécanisme d'arrière-plan de la synchronisation des tâches

L'application « À faire » s'appuie sur Exchange Online pour stocker et synchroniser les tâches, que vous utilisiez un compte personnel ou Microsoft 365. Les deux comptes suivent les mêmes protocoles, notamment le cryptage des données, la conformité et la résidence des données. Si vous terminez une tâche dans l'application « À faire », elle sera mise à jour dans les tâches Outlook et OneNote.

Noter: L'application "To Do" n'a rien à voir avec la balise "To Do" dans OneNote, malgré l'utilisation de la même majuscule. Ceci est important car les gens pourraient être confus par la terminologie et déclarer que cette fonctionnalité ne semble pas fonctionner correctement.

Un point à noter est que vous ne pouvez avoir qu'une seule date d'échéance, plutôt que des dates de début et de fin distinctes. Il ne prend pas en charge les statuts de tâche comme en cours ou le pourcentage d'achèvement, ni l'importance de la tâche à différents niveaux de priorité. Vous ne pouvez pas récupérer une tâche supprimée dans « À faire », mais vous pouvez les afficher dans OneNote et Outlook.

Si tu sais comment fonctionne l'application Microsoft To Do, il est possible de créer plusieurs listes de tâches. Il est donc logique de déplacer une tâche de la Tâches à une liste de votre choix. Mais lorsque vous déplacez une tâche vers une autre liste, le changement est reflété dans la colonne du dossier de Tâches Outlook, mais lorsque vous passez la souris sur le drapeau, vous verrez un message indiquant que "la tâche n'existe pas".

Synchronisez vos tâches entre To Do et OneNote

Il est possible de synchroniser vos tâches entre OneNote et To Do avec une simple application appelée Pleexy. Il transfère vos tâches à partir de vos e-mails, notes, outils de gestion de projet et de collaboration dans votre gestionnaire de tâches.

Vous pouvez même configurer une synchronisation bidirectionnelle entre les outils que vous utilisez afin que les modifications apportées d'un côté soient instantanément copiées de l'autre. Si votre équipe utilise Jira et OneNote pour gérer les projets, alors Pleexy peut canaliser toutes les tâches pertinentes de ces applications dans « À faire ». Et, lorsque vous terminez une tâche dans « À faire », elle est vérifiée dans l'application source trop.

Premiers pas avec Pleexy

Inscrivez-vous sur le site Pleexy en utilisant « Microsoft To Do » comme gestionnaire de tâches. Une fois que vous l'aurez authentifié avec votre compte Microsoft, il vous sera demandé de choisir une application avec laquelle vous souhaitez vous connecter avec "To Do". Sélectionnez OneNote et autorisez Pleexy à accéder à votre compte OneNote.

Donnez un nom à votre connexion. Par exemple, disons « À faire avec OneNote ».

La première étape consiste à indiquer à Pleexy dans quels cahiers et sections il recherchera des notes. Vous pouvez filtrer vos notes par type, comme À faire, Discussion avec une personne, À faire de priorité 1 et 2, Demande du client et Planifier une réunion. Et ignorez les notes plus anciennes comprises entre 1 et 180 jours. Pleexy recherchera les notes qui répondent à tous les critères spécifiques et les créera dans « Microsoft To Do ».

À l'étape suivante, nous définirons le modèle de titre pour vos tâches dans « Microsoft To Do ». Vous pouvez suivre un modèle comme « {section}: {page} - {todo} » dans lequel « {page} » est votre page OneNote et « {todo} » est le OneNote balise à faire.

Vous devez maintenant spécifier la liste dans laquelle Pleexy créera des tâches. Dans cet exemple, nous choisirons Une liste, et la destination est Travail.

Enfin, choisissez ce qui se passera lorsque vous apporterez des modifications aux tâches Microsoft To Do ou OneNote. Pour OneNote à Microsoft à faire, vous pouvez contrôler ce qu'il faut faire avec une tâche lorsqu'elle est terminée ou supprimée dans OneNote. Et pour Microsoft à faire pour OneNote, choisissez ce que vous voulez faire lorsque vous terminez une tâche dans l'application « À faire ».

Enregistrez vos modifications et activez votre connexion. Dans la capture d'écran ci-dessous, vous vérifiez l'intégration, modifiez ou suspendez la connexion et supprimez-les.

Basculez vers l'application « Microsoft To Do » pour voir les changements. Lorsque vous terminez une tâche ici, elle est également vérifiée dans OneNote.

Créer plusieurs connexions OneNote avec To Do

Dans Pleexy, vous pouvez créer plusieurs connexions entre ces deux applications. Voici les raisons:

1. Si vous utilisez un compte OneNote distinct à des fins personnelles et professionnelles.
2. Configurez différentes règles de synchronisation pour des projets spécifiques dans OneNote.

Par exemple, vous souhaiterez peut-être synchroniser les tâches des articles de blog dans les deux applications, mais vous pouvez laisser la tâche décochée dans OneNote, même si vous les avez cochées dans « À faire » pour un autre projet. Nous allons créer deux connexions différentes dans Pleexy en suivant la procédure décrite ci-dessus.

Apportez toutes vos tâches à Microsoft To Do

OneNote et To Do sont des applications compliquées, mais fonctionnent dans l'ensemble dans des conditions de flux de travail différentes et selon vos besoins. Dans des cas simples, vous pouvez ajouter une tâche de OneNote à To Do, mais elles ne sont pas transparentes et se cassent si vous déplacez la tâche vers une autre liste.

Pleexy vous permet de synchroniser les tâches dans les deux sens, quelle que soit votre liste de tâches et de manière intuitive à configurer. Vérifiez page des intégrations pour une liste des applications qu'il prend en charge. Une fois que vous commencez à les utiliser, suivez nos conseils et astuces pour utiliser efficacement Microsoft To Do.

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