Les 6 meilleurs modèles de priorisation gratuits pour vos projets

Vous avez parfois l'impression de nager dans une mer de projets et vous ne savez pas comment prioriser votre travail? Vous pouvez rendre tous vos projets visibles et vos objectifs à long terme clairs grâce à la priorisation des projets modèles, tout en obtenant un accès rapide aux descriptions des missions, aux jalons du projet et à la réussite critique les facteurs.

Commencez chaque projet du bon pied en utilisant ces modèles uniques pour les réunions de lancement de projet, ainsi qu'en assignant des priorités aux objectifs par ordre d'importance, et plus encore.

1. Priorisation des idées: matrice des priorités d'action par Someka

La matrice Action-Priorité, également connue sous le nom de matrice Impact-Effort, est un outil simple qui aide à aligner les équipes autour des idées les plus importantes. Idéal pour les start-ups, les petites entreprises et les organisations à but non lucratif, le modèle classe facilement les idées sur la base de considérations importantes telles que le personnel, les ressources, l'élan, le coût et l'effort global et impacter.

Le modèle est organisé en une matrice d'effort et d'impact/importance, qui classe chaque idée en fonction de son succès en l'un des quatre scénarios (effort élevé-impact élevé, effort faible-impact élevé, effort élevé-impact faible ou effort faible-faible Impacter). Ce cadre vous aidera à prendre des décisions plus éclairées sur l'endroit où consacrer votre temps et vos ressources.

Télécharger:Someka (Gratuit, disponible sous forme de fichier Excel)

2. Priorisation des objectifs: feuille de travail sur les objectifs SMART par Vertex42

Réglage INTELLIGENT objectifs vous aide non seulement à façonner vos plans à long terme, mais vous permet de mettre votre meilleur travail dans vos projets les plus ambitieux. Il offre un moyen rentable de vous aider à atteindre les objectifs et les buts de votre organisation.

UNE INTELLIGENT l'objectif doit englober tous les éléments suivants :

Spécifique: Les objectifs doivent être bien définis et clairement énoncés.

Mesurable: Il devrait y avoir un moyen définitif de mesurer si vous avez atteint les objectifs, en termes de mesures de succès quantifiables.

Réalisable: Vous devez vous assurer que l'objectif n'est pas impossible à atteindre.

Pertinent: Les buts doivent être réalistes et pertinents pour les objectifs de votre projet.

Limité dans le temps : Les objectifs doivent être limités dans le temps et inclure des dates cibles pour la configuration et l'achèvement.

Utilisez ce modèle pour créer un plan pour atteindre les objectifs du projet. C'est un excellent moyen d'enregistrer les objectifs à court et à long terme, les délais, les mesures de réussite, les références ou les ressources utilisées, ainsi que les forces et les compétences utilisées pour atteindre les objectifs du projet.

Télécharger: Sommet42 (Gratuit, disponible sous forme de fichier Excel)

3. Priorisation du flux de travail: modèle de matrice Eisenhower par Someka

Conceptualisé par l'ancien président américain Dwight D. Eisenhower, la matrice Eisenhower est un excellent moyen de organiser et prioriser vos projets. La matrice d'Eisenhower, également connue sous le nom de matrice urgente/importante, est un outil qui organise les tâches en quatre catégories en fonction de l'urgence et de l'importance. Les quatre catégories de tâches sont :

• Tâches urgentes et importantes sont les éléments qui sont à la fois urgents et importants et doivent être traités immédiatement, tels que les priorités, les urgences et les délais.
• Tâches non urgentes mais importantes sont des éléments importants mais non prioritaires, tels que la rédaction d'un journal, les activités de magasinage, etc.
• Tâches urgentes mais pas importantes sont des activités qui ne sont pas nécessairement importantes mais urgentes comme les appels téléphoniques, les SMS, les courriels, etc., auxquelles vous répondrez lorsque vous en aurez l'occasion.
• Pas de tâches urgentes, pas importantes inclure des tâches qui ne sont pas urgentes ou importantes car elles ne vous aideront pas à atteindre vos objectifs.

Il fournit le cadre pour planifier l'enchaînement des activités, garantissant ainsi que vous travaillez sur les bonnes choses au bon moment. Vous pouvez analyser les tâches prioritaires, éviter les tâches inutiles, réduire les distractions et également vous préparer aux imprévus.

Télécharger: Someka (Gratuit, Disponible sous forme de fichier Excel)

4. Priorisation des incidents: matrice de priorité des incidents par Smartsheet

Un incident est un événement perturbateur qui affecte négativement la réalisation des objectifs d'un projet. Des incidents peuvent survenir à tout moment, d'une panne de courant prolongée causée par une catastrophe naturelle au dysfonctionnement d'un équipement ou d'un logiciel.

L'utilisation d'une matrice de priorité des incidents est une approche structurée de la gestion des incidents tout en gérant les nombreux composants de l'incident. Il s'agit généralement d'un outil précieux pour gérer les demandes de services informatiques.

Chaque organisation a des priorités différentes pour la reprise après sinistre et les risques. Utilisez le modèle pour attribuer des couleurs prioritaires à chaque demande de service, selon qu'il s'agit d'un incident essentiel, critique, modéré ou mineur, puis suivez les progrès à travers les flux de travail.

Avec un système facile à utiliser pour marquer les incidents et des champs structurés pour stocker les informations pertinentes, vous pouvez vous concentrer sur des résolutions plus rapides tout en vous assurant que vos clients sont satisfaits.

Télécharger: Feuille intelligente (Gratuit, disponible sous forme de modèle Excel)

5. Priorisation des produits: modèle RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) par Intercom

Les RIZ model vous aide, vous et votre équipe, à évaluer la priorité d'une initiative. Cette méthodologie est idéale pour clarifier la direction des fonctionnalités du produit, permettant aux équipes de prendre de meilleures décisions plus tôt dans le processus.

Dans le cadre, Atteindre est défini par le pourcentage de prospects qui seraient en mesure d'utiliser votre produit, généralement mesuré en termes de « transactions par mois » ou d'autres mesures similaires. La prochaine étape serait d'évaluer la impacter des ensembles de fonctionnalités, actionnés par vos utilisateurs. Sur la base des informations que vous collectez, vous pourrez prioriser l'une par rapport à l'autre. Cela vous amène à investir dans des fonctionnalités de produit qui augmentent les taux de conversion ou améliorent l'expérience client.

Les Confiance estimateur vous permet de définir un système de notation de confiance pour évaluer les estimations de votre équipe et déterminer une sorte de classement par consensus. Cet outil indique à l'équipe ce qui est probable et raisonnable, plutôt que de donner plus de poids à des opinions ou idées non pertinentes ou mal définies.

Quand cela vient à Effort, la réalisation de votre projet prendra probablement des mois. Il est donc essentiel d'établir des estimations de temps et de travail pour chaque phase du projet, y compris la conception, le développement et les tests. Cela vous aide à concentrer votre énergie pour éviter de perdre du temps sur des activités de faible valeur qui conduisent à des résultats qui ne sont pas optimaux ou simplement « assez bons ».

Télécharger:Interphone (Gratuit, disponible sous forme de fichier Excel)

6. Priorisation des tâches quotidiennes: modèle de liste de tâches par Smartsheet

Lorsque vous travaillez sur plusieurs projets, il peut être difficile de garder vos tâches organisées au quotidien. En répertoriant les tâches importantes qui vous permettent de rester sur la bonne voie, vous pouvez mener à bien des projets de manière efficace tout en organisant tous les mandats qui vous sont confiés par vos supérieurs, clients, collègues et autres parties prenantes.

En rapport: Comment optimiser votre liste de tâches pour être plus efficace

Ce modèle de liste de tâches vous aide à créer une liste prioritaire des tâches impliquées dans votre projet et à suivre les dates d'échéance, les jalons et les livrables au fur et à mesure. Vous pouvez toujours revenir en arrière et en ajouter d'autres au fur et à mesure que le projet se déroule, ou supprimer ou modifier des tâches si elles doivent être modifiées. Vous pouvez également créer des sous-tâches plus tard, afin d'être bien préparé si certaines de vos tâches sont trop complexes.

Télécharger:Feuille intelligente (Gratuit, disponible sous forme de fichier Excel)

Améliorer la priorisation et la gestion des projets

Les modèles de hiérarchisation des projets fournissent un moyen clair et systématique d'identifier et de sélectionner des projets pour une plus grande efficience et efficacité. Ils accéléreront le processus de recherche et de développement de chaque projet en fournissant un cadre squelette à utiliser avec effet immédiat.

De plus, vous pouvez également éviter le risque de biais, encourager la collaboration et assurer la sélection des projets les plus prioritaires pour des ressources limitées. Garder ces modèles cohérents avec tous les projets est garanti pour améliorer la productivité, les taux de réussite des projets et la qualité globale du travail.

5 conseils pour faciliter les projets de groupe

Les projets de groupe peuvent être difficiles, surtout lorsqu'un des membres ne fait pas sa part. Voici quelques façons de rendre les projets de groupe moins pénibles.

Lire la suite

A propos de l'auteur