Comment créer une date limite qui fonctionnera réellement pour vous

Les délais devraient être plus motivants et moins stressants, et non l'inverse. À moins qu'un délai ne puisse tirer le meilleur de vous dans le délai imparti, cela ne sert à rien. Par conséquent, vous devez être prudent lors de la mise en place d'une date limite pour un projet en premier lieu.

Continuez à lire cet article pour savoir comment vous pouvez créer une date limite à laquelle vous pouvez vous tenir.

1. Tenir compte des objectifs et des lignes directrices du projet

Si vous souhaitez créer une échéance pour un projet sur lequel vous ou votre équipe travaillez, vous devez être clair sur les objectifs du projet. Outre les objectifs généraux, il devrait également y avoir des lignes directrices spécifiques.

Tenez compte de tous ces éléments pour comprendre le temps d'achèvement estimé tout en respectant les règles et règlements. Aussi, assurez-vous que tout le monde est au courant des lignes directrices et des objectifs d'un objet collaboratif avant de commencer un projet.

2. Divisez la tâche en unités ou sous-tâches plus petites

Pour créer une échéance pour un projet, vous devez la décomposer en plusieurs petits morceaux. Ces petites portions sont également appelées tâches et sous-tâches. Plus tard, créez des échéances distinctes pour chaque plus petite unité de tâche.

Tenez également compte des dépendances des tâches avant de fixer la date limite finale pour l'ensemble du projet. Mettez la date limite pour les tâches indépendantes plus tôt et les tâches dépendantes plus tard.

Expliquez les dépendances aux coéquipiers. Ainsi, ils comprendront la raison des différentes échéances pour les tâches individuelles.

3. Prenez suffisamment de temps pour créer une date limite

Fixer une date limite de projet n'est pas moins important que les autres tâches qui y sont impliquées. Par conséquent, ne vous précipitez jamais pour fixer une date limite. Cela peut vous forcer sans le savoir à en créer un irréaliste que vous ne manquerez pas de manquer.

Prenez toujours suffisamment de temps lorsque vous finalisez une date d'échéance. Assurez-vous de ne manquer aucun point crucial à considérer lorsque vous êtes pressé.

4. Considérez les raisons possibles du retard du projet

Les retards de projet sont devenus assez courants de nos jours. Presque toutes les équipes ont un dossier de soumission de projets après la date d'échéance. Si la même chose est arrivée à votre équipe, découvrez les raison du retard d'un projet.

Si une date limite irréaliste a causé le retard du projet la dernière fois, ayez une date limite plus libérale pour votre prochain projet. Pour toute autre raison, fixez une date limite lorsque vous avez suffisamment de temps pour résoudre ce problème s'il se reproduit.

Si vous n'avez pas d'expérience directe du retard d'un projet, considérez les causes possibles courantes et fixez une date limite pour les éviter toutes.

5. Méfiez-vous des priorités contradictoires

Dans ce monde compétitif, la plupart des gens travaillent sur plusieurs projets en même temps. Ces priorités contradictoires peuvent rendre vos délais irréalisables. Pour éviter cela, vérifiez la bande passante de travail de chaque membre de l'équipe jusqu'à la date limite de votre projet.

Après avoir pris en compte les priorités de chaque membre du projet, vous pouvez proposer une échéance viable. Vous devrez peut-être retirer certains membres d'un projet et recruter de nouvelles personnes pour terminer le projet dans le délai estimé fourni par le client.

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6. Obtenez l'opinion des parties prenantes

Un projet réussi nécessite un effort de collaboration de toutes les personnes impliquées, y compris les fournisseurs tiers. Il n'est pas agréable de découvrir au milieu du projet qu'une de vos ressources vitales est indisponible pour cause de vacances.

C'est pourquoi vous devez obtenir l'avis de chaque partie prenante du projet sur la date limite. Fixez une date d'échéance provisoire et demandez-leur s'ils la trouvent raisonnable par rapport à leur charge de travail et à leurs priorités. Vous pouvez également avoir plusieurs réunions avec votre client avant de finaliser une date limite.

7. Connaissez votre niveau de stress idéal

Vous devez convenir qu'une quantité idéale de stress fonctionne toujours comme une motivation. Par conséquent, lorsque nous disons que les délais ne devraient pas être stressants, cela ne signifie pas pour autant supprimer complètement l'urgence. Chaque date limite que vous créez doit inclure un niveau de stress modéré. Cela vous incitera ou vous inspirera mentalement à terminer le travail.

Le niveau de stress idéal varie en fonction de la personne et de la difficulté de la tâche. Alors, fixez une date limite en tenant compte du bon niveau de stress qui vous permet non seulement de terminer la tâche en temps opportun, mais vous permet également de tirer le meilleur de vous-même.

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8. Allouer du temps supplémentaire pour le changement de portée

Que vous travailliez pour un client ou sur un projet interne pour votre organisation, des changements de portée peuvent se produire. Puisqu'il n'est pas possible de prédire un fluage de portée, il est préférable d'avoir un peu de temps pour cela tout en fixant une échéance.

Une équipe peut faire face à une modification de la portée du projet à tout moment de sa progression. Par conséquent, gardez un peu de temps pour ajuster la portée tout en créant une date d'échéance. Vous pouvez également expliquer à votre client que vous avez ajusté du temps supplémentaire à cette fin particulière.

9. Restez prêt pour les problèmes de dernière minute

Personne ne veut manquer une date limite. Par conséquent, envisagez toutes les possibilités pouvant entraîner un retard dans votre projet, y compris les problèmes de dernière minute. Parfois, les coéquipiers peuvent attendre le dernier jour pour terminer la tâche assignée.

Le dernier jour, il peut y avoir une urgence: quelqu'un peut tomber malade ou avoir des problèmes avec son ordinateur ou sa connexion Internet. Pour éviter de tels problèmes évitables, créez une échéance souple un ou deux jours avant la date limite d'origine.

Lorsque tout le monde soumet son travail avant la date limite, la soumission du projet peut avoir lieu à temps. Si quelqu'un manque la date limite, vous pouvez déléguer la tâche pour la terminer dans les délais. Cela vous évitera des retards de projet inattendus.

10. Gardez le délai réalisable

Une fois que vous avez pris en compte tous les facteurs ci-dessus, vous devriez trouver un délai réalisable. Après avoir finalisé les coéquipiers et avoir une idée complète de leur disponibilité et de leurs priorités, vous devez fixer en toute transparence une date d'échéance avec laquelle tout le monde est à l'aise.

Si vous avez le moindre doute, vous devez directement demander à vos collègues de clarifier. Les outils de gestion de projet peuvent vous aider à suivre l'avancement du projet et les disponibilités des ressources si vous devez reprogrammer.

Terminer les tâches avant la date limite

Seul un délai réalisable peut garantir que vous pouvez terminer la tâche dans les délais.

N'oubliez pas de suivre les conseils décrits dans cet article tout en créant un délai pour le rendre réaliste. Vous pouvez également remettre votre projet sur les rails en cas de circonstances imprévues.

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