Comment choisir un outil de reporting idéal: 8 caractéristiques à rechercher

Bien que les outils de reporting soient devenus un élément crucial de la prise de décision commerciale, vous n'en avez peut-être pas utilisé jusqu'à présent. Ces applications peuvent fournir des rapports sur n'importe quelle requête ou sujet préféré.

Étant donné que les exigences organisationnelles et les fonctionnalités de l'outil peuvent varier, vous devez choisir le logiciel avec soin. Dans cet article, vous pouvez en savoir plus sur les outils de création de rapports et sur la façon de sélectionner l'outil parfait pour votre équipe ou votre organisation.

Comme leur nom l'indique, les outils de reporting fournissent des rapports aux organisations en analysant et en structurant les données nécessaires provenant de diverses sources. Ces outils aident les équipes et les organisations à prendre des décisions fondées sur des données en présentant toutes les informations en un seul endroit. En conséquence, vous pouvez localiser rapidement les données nécessaires.

Avec de tels outils, les équipes n'ont pas besoin de collecter les données manuellement. Au lieu de cela, ils peuvent investir ce temps dans quelque chose de plus productif. Selon le type d'organisation, les outils de reporting peuvent générer divers rapports comme le rapport de vente,

rapport sur l'exécution des tâches, rapport de budgétisation, rapport d'efficacité d'équipe, etc. Les utilisateurs peuvent également personnaliser les rapports commerciaux en fonction des requêtes spécifiques qu'ils ont.

Il devient souvent difficile de choisir le bon outil car il existe différentes applications de reporting sur le marché. Voici les principales fonctionnalités qu'un outil de création de rapports devrait avoir :

1. Visualisation de données

Les rapports générés par un outil de reporting doivent pouvoir vous donner des informations en un coup d'œil. Un outil de reporting doit avoir plusieurs types de visualisation de données.

Les clients et les équipes peuvent avoir des exigences différentes sur la façon dont ils souhaitent visualiser leurs données. Par conséquent, plus un outil de reporting est varié, mieux c'est.

Certains méthodes de visualisation des données sont des camemberts, des graphiques en tranches, des graphiques chronologiques, des graphiques linéaires, des cartes de données, des nuages ​​de points, des diagrammes de Venn, etc. Lorsque vous disposez d'une variété de visualisations disponibles dans l'outil de création de rapports, vous pouvez choisir celle qui convient le mieux à vos besoins et à votre niveau de confort.

2. Rapports par glisser-déposer

Si vous utilisez un outil pour créer un rapport, vous devriez pouvoir ajouter des composants sans aucune difficulté. La fonction glisser-déposer est devenue un incontournable pour tout outil de reporting sophistiqué. Cette fonctionnalité permettra à quiconque d'inclure des données, des modèles de visualisation ou tout autre élément dans un tableau de bord.

Vos coéquipiers n'auront même pas besoin de formation sur la création de rapports s'ils peuvent faire glisser et déposer des éléments dans le tableau de bord. Une fois que le tableau de bord contient tout ce que vous voulez, remplir un rapport à partir de celui-ci est un jeu d'enfant.

3. Tableaux de bord de rapports interactifs

Il n'y a pas d'alternative au tableau de bord intuitif et interactif d'un outil de reporting. C'est l'endroit où les outils de reporting affichent leurs données. Votre application doit être interactive pour trouver les données souhaitées à l'aide de différentes options de filtrage.

En même temps, cette fonctionnalité vous aide à visualiser les données sous différents angles. Il vous aide également à fournir des données commerciales transparentes et compactes dans le rapport, cruciales pour prendre des décisions éclairées.

4. Rapports statiques

Les rapports statiques font référence aux rapports qui incluent des données à un moment précis. Ce rapport vous montre les informations d'une période prédéterminée pour vous guider à prendre la bonne décision. Lorsque vous choisissez un outil de reporting, vous devez vous assurer qu'il peut fournir un rapport statique.

Vous aurez besoin de ce rapport pour discuter de la performance des employés sur un mois ou de l'avancement d'un projet. Bien qu'un bon logiciel de reporting doive avoir une fonction de reporting statique, cela ne devrait pas être le seul facteur sur lequel vous devriez vous concentrer. Il devrait également être en mesure d'offrir des rapports en temps réel.

En rapport: Qu'est-ce que le reporting universel sur Asana? Pourquoi devriez-vous l'utiliser?

5. Rapports en direct

Tout rapport que vous créez avec un outil de création de rapports sans spécifier qu'il est statique est un rapport en temps réel. Un rapport en temps réel vous offre les informations les plus récentes, essentielles pour prendre des décisions actualisées et pertinentes. Votre outil de reporting doit également être capable de générer des rapports en temps réel.

Des données précises garantissent que vous prenez des décisions commerciales judicieuses. Pouvant accéder aux données en temps réel, chaque membre de l'équipe sera sur la même page. En plus de vous aider à évaluer les statistiques et les performances, ce rapport réduit également les retards dans le flux de travail.

Obtenez un outil de reporting qui peut vous offrir des rapports en direct sur n'importe quel sujet pour optimiser les objectifs de l'équipe et élaborer des stratégies pour l'avenir.

6. Prise en charge des intégrations

Il n'existe pas un seul outil au monde qui puisse répondre à toutes les exigences d'une organisation. Par conséquent, les organisations commerciales modernes ont besoin d'un écosystème connecté de plusieurs applications pour effectuer toutes les tâches efficacement. En intégrant divers outils, vous pouvez les synchroniser.

Votre outil de reporting doit également offrir une possibilité d'intégration avec de nombreuses autres applications. L'intégration rendra la collecte et l'analyse des données automatisées et sans tracas.

Avant de sélectionner une application de création de rapports pour votre équipe, consultez sa liste de applications prises en charge pour l'intégration. Allez-y uniquement si la liste contient toutes les principales applications que vous utilisez. Un bon outil de reporting doit également offrir une intégration par e-mail et vous permettre de partager le rapport avec d'autres via des e-mails.

7. Flexibilité pour les personnalisations

Personne ne veut voir le rapport du même format à chaque réunion. Vous pouvez toujours ajouter une touche de créativité et d'innovation à vos rapports en les personnalisant.

L'outil de reporting que vous choisissez doit vous offrir une flexibilité totale pour le modifier. Vous devriez pouvoir changer les couleurs, les tableaux, les mises en page et d'autres éléments en fonction de votre marque. Tout en générant un rapport pour votre client, le personnaliser en fonction de votre image de marque augmentera votre valeur pour lui.

8. Modèles prêts à l'emploi

Créer un rapport à partir de zéro peut être difficile, surtout lorsque le temps manque. Dans de telles situations, un modèle de rapport devrait être utile. Si votre outil de création de rapports comporte des modèles intégrés à diverses fins, vous pouvez facilement en choisir un et commencer avec.

Faire un rapport peut prendre beaucoup de temps et d'efforts. Vous pouvez enregistrer ces deux en utilisant les modèles. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner un modèle et de le lier à la ressource de données. L'outil placera les données au bon endroit et votre rapport sera prêt en peu de temps.

Choisir le bon outil de reporting pour votre équipe est essentiel pour une prise de décision rapide et correcte. Maintenant que vous connaissez les fonctionnalités qu'un outil de reporting devrait avoir, choisissez judicieusement votre logiciel.

Avec ces applications, vous pouvez toujours analyser et gérer la productivité de votre équipe. Les outils de reporting sont la pile technologique cruciale de tout projet, que votre équipe travaille sur site ou à distance.

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