4 conseils de productivité pour démarrer un nouveau travail

Commencer un nouvel emploi peut être difficile, et il vous faudra peut-être un certain temps pour comprendre comment tout fonctionne. Qu'il s'agisse de rencontrer de nouvelles personnes, d'apprendre de nouveaux systèmes et processus et de déterminer où vous vous situez.

C'est une période qui implique beaucoup de nouvelles informations, et il est facile de perdre le fil des choses. Voici quelques conseils pour vous guider dans votre nouveau départ et vous garder confiant.

1. Créez un espace pour les notes dédiées

Il n'y a aucun moyen de savoir quelles choses resteront dans votre mémoire et quelles choses vous oublierez. Il est impossible de tout se souvenir et vous vous sentirez probablement assez fatigué lors de votre intégration.

Pour cette raison, il est important de créer un espace pour les notes dédiées auquel vous pouvez revenir à tout moment. Certaines choses que vous voudrez peut-être enregistrer comprennent :

• Informations issues des sessions de formation.
• Contacts importants, tels que les services informatiques et RH, vos coéquipiers et la direction.
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• Processus pour les systèmes et logiciels que vous utiliserez.
• Règles et politiques relatives à la maladie, aux congés et à d'autres besoins quotidiens.
• Vos KPI ou cibles.
• Tous les liens vers des sites Web ou des dossiers dont vous aurez besoin.

De plus, tout ce dont vous pensez avoir besoin de vous souvenir.

C'est une bonne idée de conserver ces notes pendant au moins les premiers mois, juste pour vous tenir au courant. Si de nouvelles informations apparaissent après votre intégration, vous pouvez les ajouter à vos notes.

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Avoir une application de prise de notes numérique peut rendre cela beaucoup plus facile. Notion en est un excellent exemple, car il est incroyablement convivial et propose une large sélection de modèles que vous pouvez utiliser pour enregistrer des informations.

Notion vous permet Ajouter une page à partir du menu, et à partir de là, vous pouvez Choisissez un modèle. Les meilleures options pour la prise de notes sont Notes de réunion ou Notes rapides, mais vous pouvez choisir celui que vous préférez. Vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez et vous pouvez séparer les notes en différents thèmes ou tout conserver sur une seule page.

Il y a beaucoup de alternatives à Notion, s'il ne répond pas à vos besoins. L'important est que vous utilisiez un logiciel de prise de notes qui a du sens pour vous.

2. Organisez vos e-mails avec des règles et des dossiers

Lorsque vous êtes nouveau dans une entreprise, vous recevrez probablement un nouveau compte de messagerie et une abondance d'e-mails de personnes que vous ne connaissez pas, sur des choses dont vous n'avez pas entendu parler. C'est le meilleur moment pour organiser vos e-mails.

Tout d'abord, commencez par créer de nouveaux dossiers que vous pouvez utiliser pour organiser les e-mails importants. Sur Gmail, procédez comme suit :

1. Sur ton Courrier menu, faites défiler vers le bas et sélectionnez Créer une nouvelle étiquette.
2. Sur le Nouvelle étiquette menu, tapez ce que vous voulez que l'étiquette soit appelée.
3. Cliquez sur Créer.

Cela ajoutera un nouveau dossier (ou étiquette) à la liste déroulante de votre boîte de réception et vous pourrez commencer à y faire glisser les e-mails appropriés.

Les filtres sur Gmail permettent d'envoyer des e-mails entrants spécifiques à une étiquette de votre choix. Pour créer un nouveau filtre, utilisez le Barre de recherche en haut de votre fenêtre et sélectionnez le Options de recherche icône. Rechercher le mot ou adresse e-mail que vous souhaitez filtrer, cliquez sur Appliquer l'étiquette, et choisissez dans la liste déroulante.

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Pour Outlook, procédez comme suit :

1. Sur le ruban, trouvez le Dossier onglet et cliquez Nouveau dossier.
2. Tapez le nom de votre dossier dans le Nom boîte.
3. Où il est dit Le dossier contient, choisir Courrier et Publier des articles de la liste déroulante.
4. Dans Sélectionnez où placer le dossier, choisissez le dossier existant dans lequel vous souhaitez placer votre nouveau dossier.

Vous pouvez également le faire rapidement en allant dans votre Courrier menu dans le volet gauche > clic droit Boîte de réception et cliquez Nouveau dossier.Nommez simplement votre dossier et appuyez sur Entrer sur votre clavier.

Comme Gmail Filtres, vous pouvez créer Règles dans Outlook. La vidéo officielle de Microsoft ci-dessous vous montre comment procéder :

3. Stockez vos mots de passe

Comme pour la plupart des nouveaux emplois, vous devrez créer de nombreux comptes et systèmes pour lesquels vous devrez créer des informations de connexion, et il est crucial de garder une trace de vos mots de passe et de vos questions secrètes. Cependant, pour des raisons de sécurité, n'enregistrez pas ces informations sur votre application de prise de notes standard ou sur papier.

Pour une meilleure pratique, vous pouvez utiliser un application de gestion de mot de passe sécurisée pour garder une trace de vos connexions et les garder privées et sécurisées. Dans le cas où vos mots de passe doivent être mis à jour, ces applications vous permettent de faire des ajustements instantanément, afin que vous ne l'oubliiez pas.

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Lorsque vous êtes encore en train de trouver votre chemin, la dernière chose que vous voulez faire est d'oublier vos informations d'accès et devez contacter votre service informatique pour obtenir de l'aide. Simplifiez-vous les choses et enregistrez-vous.

4. Suivez vos collègues et tendez la main

Vous ne pouvez apprendre beaucoup de choses en lisant des documents et en discutant avec votre responsable. Le véritable apprentissage a lieu lorsque vous observez les pratiques et que vous les faites vous-même.

Une fois installé sur les plateformes de communication de votre entreprise, vous êtes libre d'entrer en contact avec d'autres collaborateurs et d'apprendre à les connaître. C'est votre chance de contacter vos collègues et de demander à les observer. Cela peut être une journée entière, ou simplement des réunions particulières et des responsabilités quotidiennes.

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Cela vous donnera un aperçu du fonctionnement de toutes ces politiques et procédures dans leur contexte et vous donnera une idée réelle de ce à quoi vous pouvez vous attendre. Restez en contact avec les collègues que vous suivez et voyez si vous pouvez en identifier quelques-uns à qui vous adresser pour poser des questions.

Il est raisonnable de prendre quelques mois pour apprendre les ficelles du métier, alors ne vous sentez pas mal à l'idée de demander de l'aide.

Vous y arriverez

Être une nouvelle personne comporte de nombreux défis et il est important de se rappeler d'être gentil avec soi-même. Prenez votre temps et votre rythme, car vous aurez beaucoup de temps pour travailler dur lorsque vous serez complètement entraîné.

Ces conseils vous donneront une bonne longueur d'avance dans tout nouveau rôle et vous aideront à vous prémunir contre les lacunes dans les connaissances lorsque vous commencerez à jouer correctement votre rôle. Amusez-vous et organisez-vous maintenant, pour ne pas avoir à le faire plus tard.

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