Comment créer une base de données dans Microsoft Access: un guide étape par étape

Microsoft Access est une application de base de données frontale basée sur une interface graphique qui apporte la puissance des outils de développement logiciel et du moteur de base de données Microsoft Jet dans une plate-forme sans code et à faible code. Par conséquent, la création d'une base de données relationnelle dans Access est un jeu d'enfant.

Cet article vous montrera les étapes simples pour créer une base de données Access de bureau à l'aide d'un modèle. Il expliquera également les étapes pour créer une base de données Access à partir de zéro en créant vos propres formulaires, tableaux, rapports et autres objets.

Utilisation de modèles pour créer une base de données dans Microsoft Access

Microsoft vous donne accès à plusieurs modèles de base de données Access prêts pour la production. Vous pouvez utiliser ces modèles sans modification ou les personnaliser un peu à des fins de branding.

Un modèle de base de données Access est livré avec tous les objets nécessaires dont une base de données fonctionnelle a besoin. Par exemple, vous trouverez des tableaux, des requêtes, des macros, des rapports et des formulaires dans n'importe quel modèle que vous choisissez.

Vous pouvez choisir n'importe quel modèle de base de données pour commencer avec le Microsoft Access base de données. Voici comment:

1. Ouvrez Microsoft Access sur votre ordinateur portable ou de bureau.
2. Vous devriez voir l'écran d'accueil d'Access.
3. Cliquer sur Nouveau sur le panneau de gauche.
4. Vous devriez voir de nombreux modèles de base de données Access.
5. Utilisez le champ de recherche pour rechercher des modèles en ligne si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez.
6. La fenêtre de présentation du modèle s'ouvrira une fois que vous aurez choisi un modèle.
7. Ici, vous pouvez changer le Nom de fichier et chemin du fichier.
8. Cliquez sur Créer pour construire la base de données. Il s'ouvrira automatiquement.
9. Vous verrez l'écran de bienvenue. Cliquer sur Commencer d'utiliser la base de données.
10. Le volet de navigation de gauche vous montre tous les objets de base de données tels que les tables, les requêtes, les formulaires, etc.
11. Vous pouvez commencer à saisir les tâches du projet en cliquant sur Nouvelle tâche dans le formulaire Liste des tâches.
12. Vous pouvez double-cliquer sur Tâches sous le menu Tables sur le côté gauche pour examiner la base de données brute.
13. Clique sur le Fermer (X) dans le coin supérieur droit sous le ruban pour fermer tous les objets de base de données ouverts.

Comment créer une base de données dans Microsoft Access à partir de zéro

Bien que les modèles de base de données Access vous fassent gagner du temps, ils ne vous permettent pas de vous plonger dans le fonctionnement d'une base de données. Vous devez créer une base de données à partir d'un fichier Access vierge en utilisant vos propres données, table, formulaires et autres parties. Téléchargez ce exemple de base de données Access pour commencer à construire le vôtre.

En rapport: Comment apprendre Microsoft Access: ressources en ligne gratuites

Vous pouvez commencer à créer votre propre base de données Access en suivant ces étapes simples :

1. Dans le menu du ruban Accès, cliquez sur le Déposer languette.
2. Vous verrez le Base de données vide option. Cliquez dessus.
3. Modifiez le nom et le chemin dans le Aperçu de la base de données vide la fenêtre.
4. Clique sur le Créer bouton pour construire et ouvrir la base de données vide.

La base de données vide est la base. Vous devez ajouter des données et des parties de base de données pour en faire une base de données fonctionnelle. Les sections suivantes montrent les étapes pour ajouter des éléments de base de données de base d'Access :

1. Ajouter un tableau

La base de données vide ajoutera automatiquement une table, Tableau 1. Le tableau en mode Feuille de données ressemble à une feuille de calcul Excel. Cependant, Access utilise le terme Champ pour les colonnes et Enregistrement pour les lignes.

Si vous souhaitez ajouter une nouvelle table à votre base de données :

1. Clique sur le Créer onglet du menu ruban.
2. Vous verrez six sections de parties de base de données telles que Application, Table, Requête, Formulaire, Rapport et Macro.
3. Cliquez simplement sur Tableau créer Tableau 2.

En rapport: Comment créer des relations entre plusieurs tables à l'aide d'un modèle de données dans Excel

2. Ajout de données aux tables

Bien que la base de données Access ressemble assez à Excel, l'ajout de données est différent. Voici les étapes à suivre pour ajouter des données à une table :

1. Le premier champ s'affichera comme ID. Double-cliquez dessus pour le renommer en ID d'enregistrement.
2. Cliquez maintenant sur Cliquez pour ajouter et choisissez le type de données. Le type de données permet à Access de savoir quel type d'enregistrements vous allez stocker dans ce champ.
3. Choisir Texte court pour les champs tels que Prénom, Nom, Adresse, etc.
4. Pour ajouter des champs et des types de données plus rapidement, cliquez sur le bouton Vue Conception icône dans le coin inférieur droit.
5. Vous pouvez ajouter Nom de domaine et Type de données cote à cote.
6. Maintenant, il est temps d'ajouter des enregistrements. Une fois que vous avez ajouté un enregistrement en dessous Prénom, Access attribuera le Clé primaire 1 dans la cellule ci-dessous ID d'enregistrement.
7. Les clés primaires sont uniques pour chaque enregistrement. Access l'utilise pour créer des relations de table.

3. Ajouter un formulaire

Les formulaires vous aident, vous et les membres de votre équipe, à ajouter des données rapidement. Cela facilite également la saisie des données. Reproduisez ce qui suit étapes pour créer un formulaire:

1. Choisissez une table de base de données pour la création de formulaires.
2. Cliquer sur Créer onglet dans le menu ruban.
3. Cliquer sur Former.
4. Access créera automatiquement un formulaire basé sur les données de la table.
5. Le formulaire affichera également les données d'autres tables liées.
6. Clique sur le Nouvel enregistrement (vide) en bas du formulaire pour saisir les nouvelles informations client.
7. Maintenant, si vous essayez de fermer le formulaire, Access vous demandera d'enregistrer et de renommer le formulaire.

4. Ajouter et exécuter une requête

Exécuter une requête et récupérer des données est une tâche vitale que vous pouvez effectuer dans votre base de données Access. Vous pouvez essayer ces étapes :

1. Du Créer onglet dans le menu ruban, cliquez sur Conception de requête.
2. Double-cliquez sur les tables à partir desquelles vous souhaitez récupérer des données via des requêtes.
3. Double-cliquez sur les champs que vous souhaitez inclure dans votre requête de chaque table.
4. Vous pouvez également ajouter des critères pour chaque champ afin d'afficher des données spécifiques.
5. Ajouter des critères pour Commande remplie en entrant un signe égal (=) suivie par Oui.
6. Le passage de la base de données en mode Feuille de données exécutera la requête et récupèrera les données client pour les commandes exécutées.

5. Ajouter un rapport

Vous pouvez créer des rapports structurés pour votre base de données Access. En fin de compte, les rapports offrent des informations vitales sur le projet ou le flux de travail. Étapes simples pour créer un rapport :

1. Sélectionnez la table pour laquelle vous souhaitez créer un rapport.
2. Cliquer sur Signaler du Créer onglet du menu ruban.
3. Faites un clic droit sur un champ et sélectionnez Supprimer la colonne pour supprimer des champs.
4. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Aperçu avant impression pour visualiser votre rapport.
5. Fermez le rapport et Access vous donnera la possibilité de l'enregistrer.

Utilisez Microsoft Access pour des bases de données puissantes

Vous pouvez créer une base de données entièrement fonctionnelle sur Microsoft Access en suivant les étapes mentionnées ci-dessus. Utilisez ensuite votre base de données pour gérer de nombreux éléments liés au travail, tels que les clients, les données de projet, les données sur les revenus, l'historique du contenu, etc.

Bien qu'il y ait un peu de courbe d'apprentissage, vos efforts vous apporteront sûrement de meilleures opportunités. Vous pouvez improviser votre workflow avec une base de données systématique. Ou, vous pouvez mettre les compétences dans votre CV pour rechercher un emploi bien rémunéré dans des entreprises technologiques réputées.

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