Avantages et limites de l'utilisation de macros dans Google Sheets

Si vous êtes un utilisateur fréquent de Google Sheets dans la vie de tous les jours, vous devez savoir que les tâches répétitives prennent beaucoup de temps. Vous devez formater des cellules, des textes, des nombres, des graphiques, des bordures, etc.

Grâce à l'enregistrement basé sur App Script et GUI, vous pouvez automatiser des tâches en exécutant des macros. Bien que l'exécution d'une macro soit facile, elle peut ne pas être faisable ou acceptable dans tous les cas. En comprenant les avantages et les inconvénients des macros Google Sheets, vous pouvez les utiliser efficacement et en toute sécurité.

Pourquoi devriez-vous utiliser les macros Google Sheets ?

Disons que vous devez gérer des milliers de données dans plusieurs feuilles de calcul. Ces feuilles de calcul peuvent être le budget annuel, les listes de tâches, le budget mensuel, le suivi des investissements, le planificateur d'événements, le planificateur, les inventaires de produits, etc.

Finalement, tous ces Feuilles Google contiendra un formatage différent pour les textes, les nombres, les dates, les heures et bien d'autres. Vous pouvez également créer des colonnes, des lignes et des textes colorés pour une meilleure visibilité des données.

Vous élimineriez de nombreuses étapes répétitives si vous enregistriez soigneusement toutes les interactions de l'interface utilisateur Google Sheets que vous effectuez à l'aide de l'enregistreur de macros. Faites-le une fois pour chaque feuille de calcul et attribuez un raccourci clavier à la macro.

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Maintenant, utilisez le raccourci clavier pour formater les données nouvellement saisies. Voici quelques-unes des macros faciles avec lesquelles vous pouvez commencer :

• Mise en forme de nombreux tableaux dans une feuille de calcul.
• Créez la même visualisation de données à partir d'ensembles de données similaires à plusieurs reprises.
• Transformez les formules en valeurs, puis exportez les données vers d'autres outils.
• Triez les données sur toutes les feuilles selon une règle uniforme.
• Affichez sans effort les colonnes et les lignes de la feuille de calcul.
• Attribuez des couleurs d'onglet uniformes à toutes les feuilles d'un fichier spécifique.
• Les macros vous permettent de réinitialiser les filtres en un éclair.

Vous pouvez implémenter des macros pour réduire le temps que vous passez à organiser et à calculer les données. Les avantages des macros Google Sheets alimenteront votre confiance et votre motivation.

Quels sont les avantages d'utiliser des macros dans Google Sheets ?

Une macro est l'une des les astuces rapides de Google Sheets pour améliorer l'expérience utilisateur de Google Sheets. Il augmente votre efficacité et votre capacité à gérer plus de données tout en réduisant le temps d'exécution global. Voici quelques avantages essentiels de l'utilisation de macros dans votre feuille de calcul :

1. Automatisation

Vous pouvez automatiser entièrement le traitement des données basé sur Google Sheets à l'aide de macros. Tout ce que vous avez à faire est de planifier votre stratégie de saisie, de formatage, d'organisation, de calcul et de visualisation des données.

Maintenant, exécutez les tâches étape par étape tout en enregistrant chaque tâche dans une macro distincte. Attribuez des raccourcis clavier uniques aux macros. Vous pouvez également créer un glossaire pour ces raccourcis et les placer dans la feuille de calcul pour référence.

Pour le travail de base de données à petite échelle, les macros Google Sheets peuvent facilement réduire le coût d'un membre supplémentaire de l'équipe ou d'outils coûteux.

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2. Traitement des données sans erreur

L'erreur humaine est inévitable dans les feuilles de calcul. Les erreurs pourraient se multiplier si plusieurs personnes travaillent sur la même feuille de calcul. Par conséquent, la mise en œuvre de macros minimisera les tâches manuelles telles que la saisie de données, le formatage des données et les calculs de données.

Lorsque les tâches manuelles sont minimales, vous pouvez vous attendre à un traitement des données sans erreur dans une feuille de calcul collaborative.

3. Appliquer les règles de validation et de conformité des données

Si votre travail nécessite des exigences de conformité strictes, vous pouvez utiliser des macros. Utilisez des macros pour appliquer plusieurs règles instantanément au lieu d'attribuer manuellement des règles à chaque feuille.

Vous pouvez facilement mettre en œuvre des politiques de conformité et de validation des données dans de nombreux projets sans perdre de temps et d'argent.

4. Réduisez le travail de devinette

Les macros et les formulaires Google peuvent vous aider à étendre la puissance de vos feuilles de calcul. Pour les feuilles de travail collaboratives, utilisez des formulaires Google dédiés pour la saisie de données. Attribuez également quelques macros pour le formatage et les calculs.

Les membres de votre équipe peuvent désormais saisir sans effort de nouvelles données et formater la feuille pour répondre à vos attentes. Ils n'ont pas non plus besoin d'attendre vos instructions.

5. Élimine la matité

Vous ou les membres de votre équipe serez bientôt épuisés si vous devez saisir manuellement des données, formater des cellules ou calculer des valeurs, etc. Le travail manuel nécessite également une attention particulière. Ainsi, votre main-d'œuvre devient plus improductive.

Les macros automatiques vous aident à travailler plus rapidement et à éliminer l'ennui au travail. Vous et votre personnel pouvez facilement vous concentrer sur des tâches vitales qui vous rapportent des revenus.

6. Dépannage facile

Une macro peut stocker plusieurs interactions d'interface utilisateur. Ainsi, si vous constatez une mise en forme, une organisation des données ou des valeurs calculées inhabituelles, vous saurez où résoudre les problèmes.

Si vous n'utilisez pas de macros, vous devrez suivre des tonnes d'étapes pour résoudre les erreurs.

7. Intégration de Google Apps

Le programme sous-jacent des macros est le script d'application. Vous pouvez apprendre des scripts avancés pour intégrer Google Sheets à d'autres services Google Workspace tels que Docs, Drive, Forms, etc.

Vous pouvez utiliser des macros pour déplacer, copier ou supprimer des fichiers dans Google Drive à partir de Google Sheets.

Les macros Google Sheets présentent-elles un inconvénient ?

Quelques inconvénients empêchent le déploiement à part entière des macros dans n'importe quel projet. Voici les défauts des macros Google Sheets :

1. Problèmes de sécurité des scripts d'application

Des macros inconnues pourraient constituer une menace pour l'ensemble de votre feuille de calcul Google. Les pirates pourraient créer des scripts de macro complexes qui peuvent voler des données de votre travail ou détruire la base de données pour de bon.

2. Les macros n'exportent/importent pas automatiquement

Vous ne pouvez pas exécuter de macros d'une feuille à une autre. Vous devez passer par un processus complexe d'importation de macros en copiant son script.

3. Courbe d'apprentissage

Vous devez consulter des articles d'aide et de formation sur Google Sheets pour maîtriser l'utilisation des macros. Vous devrez également planifier les interactions de l'interface utilisateur de Google Sheets pour créer des macros efficaces.

4. Conflits de raccourcis clavier

Il existe au moins dix raccourcis clavier Google Sheets qui pourraient interférer avec les raccourcis macro. Parce que ces raccourcis commencent également par Ctrl + Alt + Maj.

Par conséquent, vous devez créer des raccourcis uniques pour les macros. Notez-les également pour référence future.

5. Il pourrait y avoir des bugs dans les macros lourdes

Parfois, vous pouvez ne pas inclure toutes les interactions d'interface utilisateur dans une macro. Une macro avec des étapes étendues pourrait ralentir le traitement des données ou même ne pas fonctionner du tout. Vous voudrez peut-être diviser les étapes en plusieurs macros.

Macros Google Sheets pour un travail rapide et impeccable

Il y a toujours des avantages et des inconvénients à toute technologie, et les macros Google Sheets ne font pas exception. Cependant, ses avantages pèsent plus que ses inconvénients.

Par conséquent, de nombreux experts de Google Sheets utilisent des macros dans leurs feuilles de calcul pour fournir un travail impeccable dans un environnement de travail au rythme rapide. En implémentant des macros, vous pouvez également devenir un puissant utilisateur de Google Sheets.

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