Comment améliorer la gestion du temps avec le principe DRY

Si vous travaillez dans un bureau ou à domicile, il est probable qu'une grande partie de votre production soit numérique, et cela s'accompagne souvent de tâches fastidieuses ou répétitives que vous effectuez quotidiennement.

Vous avez peut-être entendu le terme « travailler plus intelligemment, pas plus dur », et c'est précisément là qu'intervient le principe DRY. DRY signifie Don't Repeat Yourself, et il décrit exactement comment vous pouvez améliorer la gestion du temps et la productivité.

Comment fonctionne le principe DRY ?

Le principe DRY a été mentionné à l'origine dans The Pragmatic Programmer, un livre publié en 1999, et a été utilisé par les programmeurs pour rationaliser le code. Le principe principal est qu'au lieu de répéter manuellement les mêmes flux de travail encore et encore, vous automatisez ce processus pour gagner du temps.

À première vue, cela peut sembler évident, mais il y a beaucoup de tâches que les travailleurs répètent chaque jour. Par exemple, combien d'e-mails recevez-vous et écrivez-vous quotidiennement? Pour chaque e-mail que vous envoyez, vous recréez essentiellement la même structure avec une formulation légèrement différente, ce qui prend beaucoup de temps.

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Le principe DRY vous oblige à noter toutes les actions que vous entreprenez au travail, une par une. Pour répondre à cette exigence, vous pouvez inclure des tâches qui relèvent des catégories suivantes :

• Non planifié, comme les messages entrants des clients.
• Responsabilités mensuelles et annuelles, telles que les rapports annuels ou un à un.
• La routine ou les choses que vous faites tous les jours.

Avec cette liste, vous pouvez alors commencer à déterminer lesquels fonctionnent avec le principe DRY. Faites attention à la façon dont chacun est répétitif, chronophage et/ou intimidant, et prenez-en note. Vos meilleurs candidats seront des sujets de choix pour le principe DRY, et vous pouvez commencer à les automatiser autant que vous le pouvez.

Il y en aura que vous ne pourrez pas automatiser entièrement, et dans ces cas, vous pourrez rationaliser certains aspects de la responsabilité.

Créez des modèles pour vos e-mails

L'un des moyens les plus simples et sans doute les meilleurs d'automatiser votre sortie consiste à créer un modèle. Comme mentionné, de nombreuses actions que vous effectuez reposent très probablement sur la même structure spécifique, par exemple, les e-mails envoyés aux clients et les rapports mensuels. Avoir une banque de modèles réduit considérablement la répétition.

Vous pouvez automatiser vos e-mails de deux manières distinctes. Vous pouvez utiliser une application comme TextExpander, qui vous permet d'enregistrer des sections de texte dans le Abréviations onglet, et lorsque vous allez écrire votre prochain e-mail, tapez simplement l'abréviation que vous souhaitez utiliser, et il produira automatiquement ce texte. De même, vous pouvez également l'utiliser dans Slack et d'autres services de messagerie instantanée.

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Alternativement, vous pouvez automatiser vos e-mails dans l'application. Dans Outlook 365, procédez comme suit :

1. Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez enregistrer.
2. Allez au Insérer onglet et cliquez Pièces rapides.
3. Cliquez sur Enregistrer la sélection dans Quick Parts Gallery.
4. Nommez-le, puis cliquez sur D'ACCORD.
5. Lorsque vous souhaitez l'utiliser, accédez à Insérer > Pièces rapides et sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser.

Pour Gmail, vous devrez vous assurer que Modèles sont activés. Allez simplement sur Paramètres > Avancé > Modèles et cliquez Activer > OK. Ensuite, suivez ces étapes :

1. Dans un e-mail, mettez en surbrillance le texte souhaité.
2. Cliquez sur les trois points verticaux dans votre e-mail, accédez à Modèles et cliquez Enregistrez le brouillon en tant que modèle.
3. Ensuite, pour l'utiliser, cliquez sur les points verticaux dans un e-mail, accédez à Modèles et sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser.

Créez des modèles pour votre travail

Tout comme les e-mails, vous pouvez créer des modèles pour pratiquement n'importe quel travail que vous effectuez. Qu'il s'agisse d'un rapport, d'une feuille de calcul, d'un projet ou de toute autre chose. L'objectif est d'utiliser le moins de répétitions possible avec chaque action, donc avoir un modèle permet de résoudre ce problème facilement.

Microsoft et Google proposent une vaste sélection de modèles parmi lesquels vous pouvez choisir ou créer les vôtres. Bien que la configuration initiale puisse prendre du temps, elle sera plus que rentable à long terme. De même, si vous présentez régulièrement des diaporamas, créez un modèle standard auquel vous pouvez revenir et modifier selon vos besoins.

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Assurez-vous d'enregistrer tous vos modèles dans un emplacement spécifique afin de pouvoir les utiliser en cas de besoin. Si vous trouvez que l'un d'eux ne vous fait pas gagner du temps, utilisez le texte d'un travail précédent pour informer votre écriture.

Automatisez vos tâches de routine

Il y a une pléthore de tâches que vous faites qui sont incroyablement répétitives. De la planification d'événements à la rédaction de votre liste de tâches, à la prise de notes, à l'enregistrement de fichiers et bien plus encore. Bien que cela ne vous prenne que quelques minutes, cela s'additionne rapidement et vous détourne de votre travail.

Zapier est une application fantastique pour rationaliser plusieurs flux de travail, car elle permet la communication entre les applications que vous utilisez le plus et envoie des données pour effectuer des tâches. Par exemple, si vous utilisez Gmail et Google Drive, vous pouvez configurer un flux de travail où vos pièces jointes sont automatiquement enregistrées sur votre Google Drive. Cela élimine l'intermédiaire, pour ainsi dire.

Lorsque vous créez votre compte gratuit, procédez simplement comme suit :

1. De ton Tableau de bord, Cliquez sur Créer Zap.
2. Chercher pour une application que vous utilisez, où un événement a lieu, par exemple, Gmail.
3. Choisis un Événement déclencheur, par exemple, vous recevez un e-mail.
4. Connectez l'application.
5. Choisissez l'application à laquelle vous souhaitez envoyer les données, c'est-à-dire Google Drive.
6. Choisissez le résultat, c'est-à-dire enregistre un fichier.

Une fois votre Zap configuré, ce processus sera entièrement automatisé.

Le principe DRY vous a couvert

Avec tous ces processus qui se déroulent en arrière-plan, votre temps est libéré, vous n'avez donc pas à vous soucier de terminer manuellement ces tâches répétitives. De tous les outils de productivité, le principe DRY rend le travail de gestion du temps le plus efficace.

Utilisez le temps dont vous disposez maintenant pour maximiser votre rendement à l'avenir, et vous constaterez que vous pouvez consacrer beaucoup plus de votre journée aux choses qui comptent le plus. Il y a toujours des choses auxquelles vous pouvez appliquer le principe DRY, alors jetez un œil à votre charge de travail et voyez ce que vous pouvez automatiser.

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