Vous avez passé tellement de temps à travailler sur une tâche particulière. Au fur et à mesure que vous avancez dans votre travail, vous poussez un soupir de soulagement. Le temps et les efforts en valaient la peine. Vous ne pourriez pas être plus satisfait du résultat.

Mais votre moment de bien-être est de courte durée lorsque vous découvrez qu'un autre membre de votre équipe vient de terminer de travailler sur la même tâche. Cela devient encore pire lorsque vous réalisez que votre coéquipier a également fait du bon travail. Vous avez devant vous deux grandes œuvres, mais vous ne pouvez en utiliser qu'une. Le temps, les efforts et les ressources consacrés à l'un d'entre eux sont un gaspillage complet.

Que sont les tâches qui se chevauchent ?

Les tâches qui se chevauchent sont des tâches qui sont exécutées soit en même temps, soit de manière séquentielle. Ils se produisent généralement si plusieurs personnes travaillent sur un même projet, produisant plusieurs versions lorsqu'une seule version est nécessaire.

instagram viewer

Le chevauchement n'est pas exclusif aux tâches; cela se produit également dans vos horaires. Vous pouvez fixer deux rendez-vous différents en même temps. Et malheureusement, vous ne pouvez pas vous diviser en deux pour être à des endroits différents simultanément. Donc, vous devez renoncer à l'un des rendez-vous.

Pourquoi les tâches se chevauchent-elles ?

Les tâches ne se chevauchent pas par défaut. Il y a des failles dans vos opérations qui permettent à la duplication de passer inaperçue. Et jusqu'à ce qu'elles soient résolues, les tâches continueront à se chevaucher, provoquant un gaspillage de ressources.

Examinons quelques raisons pour lesquelles les tâches se chevauchent.

1. Flux de travail inefficace

Comment attribuez-vous les tâches aux membres de l'équipe? Si vous ne disposez pas d'une structure appropriée pour déléguer des tâches, il est possible que vous affectiez la même tâche à plusieurs personnes.

Le cercle continue si les coéquipiers choisissent les tâches sur lesquelles ils veulent travailler sans vérifier si quelqu'un d'autre travaille déjà sur le même projet.

2. Un manque de coopération d'équipe

En tant que chef d'équipe, il est de votre responsabilité de développer l'esprit d'équipe dans votre équipe, afin que les membres puissent coopérer pour atteindre un objectif commun.

Un manque de coopération crée des zones d'ombre. Plusieurs personnes peuvent travailler indépendamment sur une même tâche sans s'en rendre compte. Même lorsqu'ils collaborent sur des tâches séquentielles, ils font ce qu'ils veulent sans vérifier avec d'autres coéquipiers.

3. Surcharge de travail

Efficacité et surcharge de travail ne font pas bon ménage. Si vous voulez que les employés vous donnent le meilleur d'eux-mêmes, évitez de leur confier trop de travail.

Lorsque la fatigue s'installe à cause de la surcharge de travail, le flux de travail a tendance à changer. Plutôt que de suivre la procédure officielle pour s'assurer qu'ils ne dupliquent pas une tâche, ils procèdent à la prochaine tâche disponible.

Les 5 meilleurs conseils pour gérer les tâches qui se chevauchent

Avoir une équipe productive est une question de gestion efficace. Vous pouvez avoir des centaines d'employés et rester improductif si vous ne les coordonnez pas correctement. Les tâches qui se chevauchent peuvent nuire à votre productivité si elles ne sont pas contrôlées.

Regardons comment s'y prendre.

1. Soyez ouvert sur les tâches

L'une des valeurs fondamentales des équipes les plus fortes sur le lieu de travail est la transparence. Si vous faites suffisamment confiance aux membres de votre équipe pour travailler avec eux, vous devez être ouvert sur les tâches qu'ils sont censés faire.

Chaque employé doit avoir accès aux informations sur le travail. Poser toutes les cartes sur la table les informe sur les tâches sur lesquelles ils travaillent et avec qui ils travaillent. Lorsqu'il y a un déséquilibre des connaissances sur le travail, les coéquipiers peuvent travailler sur les mêmes tâches sans s'en rendre compte.

Les gens sont habilités à accomplir des tâches plus rapidement lorsqu'ils en ont une connaissance préalable. Il y aura peu ou pas de place pour le chevauchement des tâches lorsqu'il y aura un équilibre dans les connaissances.

2. Mesurer les progrès

Quelle meilleure façon de savoir comment les employés accomplissent leurs tâches que de mesurer leurs progrès? Si vous déléguez des tâches et que vous vous en éloignez, ne soyez pas surpris si elles ne sont pas exécutées à temps ou efficacement.

En vérifiant l'avancement du travail, vous pouvez voir quand les tâches sont dupliquées. Détecter la redondance suffisamment tôt vous aide à l'arrêter avant que du temps et des ressources ne soient gaspillés dessus.

Le suivi manuel des performances des employés est exigeant. Vous devez abandonner vos propres responsabilités et surveiller chaque étape de près. Mais grâce aux outils de workflow, vous pouvez automatiser le processus. Vous pouvez voir comment les membres de votre équipe s'impliquent dans leurs tâches à chaque instant. Des outils comme Asana vous aide à augmenter votre productivité et éviter le chevauchement des tâches.

3. Cultivez une communication efficace

Une communication efficace garantit que les messages sont transmis clairement sans interférence de bruit pour altérer le sens.

Le chevauchement des tâches se produit souvent en raison d'un manque d'information ou d'une mauvaise communication. Lorsque les employés ne comprennent pas clairement les instructions qui leur sont données, ils travaillent en fonction de ce qu'ils pensent être censés faire.

Cultiver une communication efficace ne se limite pas aux mots prononcés ou écrits. Il s'agit également de fournir les bons outils de communication. Les instructions de travail doivent être transmises à toute l'équipe rapidement et sans délai. Lorsque de nouveaux développements surviennent, assurez-vous d'en informer immédiatement les membres de l'équipe.

4. Nommer des superviseurs de projet

Selon la taille de votre équipe, vous aurez peut-être besoin de mains supplémentaires pour vous aider à superviser les tâches.

Garder un œil sur tout le monde n'est pas possible si votre équipe est nombreuse. Vous aurez besoin de superviseurs de projet pour établir des relations avec vos travailleurs à un niveau individuel. Le chef de projet est totalement immergé dans les tâches, prenant note de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas.

Si quelqu'un a des questions sur ses tâches, il peut facilement les poser au superviseur. Il est difficile de dupliquer les tâches sous la surveillance du chef de projet, car il connaît tous les aspects du projet.

5. Automatiser le flux de travail

Il est plus facile pour les tâches de se chevaucher lorsqu'elles sont gérées manuellement. Peu importe à quel point vous essayez d'être prudent dans l'attribution et la gestion des tâches pour éviter les doublons, les choses peuvent passer entre les mailles du filet.

L'adoption d'outils d'automatisation pour la délégation des tâches garantit qu'aucune tâche n'est prise deux fois. Une fois qu'un membre de l'équipe y travaille, le travail est marqué de la liste.

L'automatisation est également efficace pour les tâches séquentielles. Le système est configuré de manière à ce que la tâche précédente soit terminée avant que vous ne puissiez passer à la suivante.

Faites que chaque effort compte

Les conséquences du chevauchement des tâches sont à long terme. Le temps et les ressources consacrés aux efforts en double peuvent sembler insignifiants à première vue. Mais une fois compilé au fil du temps, vous vous rendez compte que vous avez tellement perdu.

Avoir deux personnes qui font un excellent travail sur deux versions d'une tâche alors que tout ce dont vous avez besoin est une seule version n'améliore pas l'une ou l'autre des versions. L'autre personne aurait pu mettre tout cet effort dans une activité différente pour vous donner deux grandes œuvres qui sont utiles.

Qu'est-ce que la théorie des flux? Comment l'appliquer pour améliorer votre productivité

Vous voulez être dans la zone et améliorer votre productivité? Voici comment utiliser la théorie des flux pour améliorer votre engagement et votre plaisir.

Lire la suite

PartagerTweeterE-mail
Rubriques connexes
  • Productivité
  • Travail et carrière
  • Gestion des tâches
  • Conseils en milieu de travail
  • Gestion du temps
A propos de l'auteur
Chris Odogwu (60 articles publiés)

Chris Odogwu s'engage à transmettre des connaissances à travers son écriture. Écrivain passionné, il est ouvert aux collaborations, au réseautage et à d'autres opportunités commerciales. Il est titulaire d'une maîtrise en communication de masse (majeure en relations publiques et publicité) et d'un baccalauréat en communication de masse.

Plus de Chris Odogwu

Abonnez-vous à notre newsletter

Rejoignez notre newsletter pour des conseils techniques, des critiques, des ebooks gratuits et des offres exclusives !

Cliquez ici pour vous abonner