Comment partager et protéger vos feuilles de calcul Google

Google Sheets est un outil puissant pour collaborer avec vos collègues. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin de masquer des informations sensibles dans un fichier Google Sheet tout en permettant l'accès à d'autres utilisateurs ?

Heureusement, Google Sheets dispose de fonctionnalités de partage et de confidentialité robustes, vous permettant de partager des feuilles spécifiques dans votre fichier sans compromettre la confidentialité des autres informations.

Voici comment vous pouvez le faire.

Comment partager votre fichier Google Sheets

Si vous envisagez de travailler avec plusieurs utilisateurs, vous devez d'abord connaître les bases du partage de votre fichier Google Sheet. Pour le partager en toute sécurité, vous devez d'abord enregistrer le fichier. Lorsque vous avez fait cela, suivez les étapes ci-dessous.

1. Clique sur le Icône de partage dans le coin supérieur droit de l'écran.
2. UNE Partager avec des personnes et des groupes fenêtre apparaîtra. De là, dans le Ajouter des personnes et des groupes
   instagram viewer
   , saisissez l'adresse e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier.
3. Une fois que vous avez entré leurs adresses e-mail, un menu déroulant apparaîtra juste à côté du champ e-mail. Choisir Éditeur afin que les personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier puissent le modifier.
4. Pour plus de sécurité, cliquez sur le Icône Paramètres dans le coin supérieur droit de la fenêtre de partage.
5. En dessous de Paramètres de partage avec d'autres personnes, assurez-vous de décocher Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager, et Les téléspectateurs et les commentateurs peuvent voir l'option de téléchargement, d'impression et de copie.
6. Une fois terminé, cliquez sur le icône de flèche de retour pour revenir à la fenêtre Partager avec des personnes et des groupes.
7. Sous le champ de l'adresse e-mail, cliquez sur le Avertir les gens cocher la case pour s'assurer qu'ils reçoivent une notification dans leur boîte de réception concernant le fichier. Vous pouvez également ajouter des notes ou des instructions pour eux dans le Message domaine.
8. Une fois que vous êtes satisfait de tous les paramètres, cliquez sur Envoyer.

Cela permettra aux utilisateurs de voir et de modifier le fichier Google Sheets. Cependant, vous ne devriez pas encore le faire si vous n'avez pas encore fini de préparer votre dossier.

En rapport: Comment protéger par mot de passe et verrouiller vos feuilles de calcul Google

Affectation d'éditeurs à des feuilles individuelles

Une fois que vous avez préparé des feuilles individuelles pour différents utilisateurs, vous pouvez maintenant les verrouiller à un utilisateur assigné. De cette façon, vous n'avez pas à vous soucier des utilisateurs qui saisissent des données pour d'autres personnes. Il y a les étapes pour attribuer des éditeurs uniques par feuille.

1. Clic-droit sur l'onglet que vous souhaitez partager avec une personne spécifique.
2. Cliquer sur Feuille de protection.
3. Une fenêtre latérale appelée Fiches & gammes protégées ouvrira.
4. Vous pouvez ajouter vos notes sur la feuille dans le champ facultatif Entrez une description domaine.
5. Sous le Drap , assurez-vous que la bonne feuille est sélectionnée dans le menu déroulant.
6. De là, cliquez sur Définir les autorisations.
7. le Autorisations de modification de plage apparaîtra. Dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquez sur le Restreindre qui peut modifier cette plage bouton radio. Au menu déroulant sous cette option, choisissez Personnalisé.
8. Si vous avez déjà partagé le fichier avec d'autres utilisateurs, vous pouvez décocher les utilisateurs avec lesquels vous ne souhaitez pas partager la feuille. Sinon, vous pouvez ajouter de nouveaux éditeurs dans le champ e-mail près du bas de la fenêtre.
9. Après avoir ajouté tous les éditeurs dont vous avez besoin, cliquez sur Fait.
10. Une fois que Google a enregistré vos préférences de partage et que vous avez attribué un nouvel éditeur, un "Quelqu'un a besoin d'accéder au fichier"la fenêtre apparaîtra.
11. Choisir la Partager avec X personne: Modifier bouton radio, puis cliquez sur Partager.

Après avoir terminé ce processus, vous avez maintenant partagé la feuille spécifique avec quelqu'un d'autre.

Maintenant que vous avez partagé certaines des feuilles avec des personnes spécifiques, vous souhaiterez peut-être masquer d'autres feuilles à tout le monde. Ces feuilles peuvent contenir des formules, des notes ou d'autres éléments que vous ne voulez pas qu'ils voient. Heureusement, vous pouvez facilement le faire avec les instructions ci-dessous.

1. Clic-droit l'onglet que vous souhaitez masquer.
2. Choisir Feuille de protection.
3. Dans le Protégez les feuilles et les gammes fenêtre latérale, assurez-vous que la bonne feuille est sélectionnée.
4. Cliquer sur Définir les autorisations.
5. Dans le Autorisations de modification de plage fenêtre, cliquez sur le Restreindre qui peut modifier cette plage bouton radio. Ensuite, dans le menu déroulant, choisissez Seulement toi.
6. Cliquer sur Fait.
7. Lorsque vous êtes de retour dans votre fichier Google Sheet, cliquez à nouveau avec le bouton droit sur l'onglet que vous souhaitez masquer.
8. Cette fois, cliquez sur Masquer la feuille.
9. La feuille que vous souhaitez masquer disparaîtra de la vue.
10. Si vous voulez revoir la feuille, cliquez sur le icône du menu des hamburgers (juste à côté du icône plus dans la barre d'onglets de la feuille). Vous devriez voir toutes les feuilles cachées grisées.
11. Cliquez sur sur la feuille cachée que vous voulez voir.
12. La feuille masquée réapparaîtra à son ancienne position dans la barre d'onglets de la feuille. Cependant, d'autres utilisateurs peuvent également le voir.
13. Pour le masquer à nouveau, répétez les étapes ci-dessus.

Cela fait, vous pouvez maintenant masquer les feuilles que vous ne souhaitez pas partager sans avoir à créer un autre fichier Google Sheets.

En rapport: Formules folles de Google Sheets qui sont extrêmement utiles

Retrait de la protection de la feuille

Parfois, vous souhaiterez peut-être supprimer la protection d'une feuille afin que tous les autres utilisateurs puissent la voir. Si tel est le cas, voici les étapes que vous devez suivre :

1. Dans le barre de menu, cliquer sur Données> Protégez les fiches et les gammes.
2. Dans le Fiches & gammes protégées fenêtre latérale, vous devriez voir une liste des éléments protégés que vous possédez.
3. Cliquez sur sur le nom de la feuille que vous souhaitez déverrouiller.
4. Après avoir cliqué sur les propriétés de la feuille protégée, sélectionnez le Icône de la corbeille à côté de la Champ descriptif.
5. Une fenêtre vous demandera, Voulez-vous vraiment supprimer cette plage protégée ? Choisir Supprimer.
6. Google Sheets vous ramènera à la fenêtre principale de la feuille de calcul et la feuille anciennement protégée est désormais accessible à tous les utilisateurs partagés.

Partager uniquement ce qui est nécessaire

Ces fonctions de protection des feuilles vous permettent de conserver l'intégrité de vos données. De cette façon, vous êtes sûr que seul l'utilisateur désigné peut accéder aux feuilles dont vous avez besoin.

C'est aussi une bonne solution pour ranger vos fichiers. En effet, vous n'avez pas besoin de créer des fichiers séparés à partager avec différents utilisateurs, et vous pouvez facilement lier les résultats de chaque feuille à la feuille principale que vous pouvez masquer aux autres utilisateurs.

Vous pouvez protéger vos données avec ces fonctionnalités de Google Sheets, le tout sans avoir à payer un centime.

Les 10 meilleurs hacks rapides de Google Sheets que vous ne saviez probablement pas

Découvrez comment vous pouvez faire passer Google Sheets au niveau supérieur et ajouter de la commodité à votre vie professionnelle ou personnelle.

Lire la suite

A propos de l'auteur