Les 10 meilleures façons d'utiliser Google Workspace pour la conception visuelle

Les concepteurs peuvent utiliser les applications Google Workspace de différentes manières pour leurs projets de conception.

Si vous êtes un concepteur visuel travaillant sur un projet de conception pour votre entreprise ou un graphiste indépendant cherchant à réaliser de nouveaux projets, les outils de conception ne vous suffisent pas.

Les travaux de conception font souvent partie d'un projet et vous devez constamment rester en contact avec les clients. Vous devez également enregistrer les fichiers en toute sécurité et les partager avec d'autres pour collaboration et approbation. Vous pouvez faire tout cela sans effort avec les outils Google Workspace.

1. Créez un portfolio en ligne pour présenter votre travail

Si vous travaillez pour des clients, vous devez avoir un portefeuille de travaux antérieurs pour les impressionner. Même les entreprises qui répondent aux besoins de conception des autres devraient avoir un portfolio en ligne contenant leurs meilleurs exemples de travail.

Vous pouvez créer un site Web Google Sites pour présenter vos travaux de conception, ainsi que des modèles de conception, des modèles et des directives de marque en fonction desquels vous les avez créés. Toutes les modifications que vous apporterez aux fichiers seront automatiquement visibles sur le site.

Ces portefeuilles conservent tous vos travaux au même endroit, vous n'avez donc pas à rechercher chaque conception que vous avez réalisée. Il est également facile de partager le site Web avec vos clients potentiels.

2. Présentez vos pitchs ou l'avancement des travaux

La présentation est un élément crucial de la présentation de vos idées au client. Vous pouvez présenter pour les informer de l'avancement de votre travail ou pour décrire votre stratégie avant de commencer un projet.

Avec Espace de travail Google, il n'est pas nécessaire d'utiliser une application de présentation supplémentaire puisque vous disposez de l'outil Google Slides. À l'aide de cette application, vous pouvez facilement créer une présentation percutante et faire passer facilement votre message à l'aide d'images, de vidéos, de graphiques et d'autres éléments créatifs.

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Cet outil de présentation est basé sur le Web, vous pouvez donc y accéder à partir de différents appareils pour partager des idées et recevoir des commentaires.

3. Recueillir des commentaires

À moins que vous ne fassiez un design pour vous-même, les commentaires restent une partie importante du processus. Que vous ayez besoin des commentaires de vos clients ou de vos collègues, les outils Google Workspace sont là pour vous aider.

Si vous voulez savoir ce que vos coéquipiers pensent de votre nouvelle idée, partagez-la avec la communauté Currents pour entamer une conversation avec eux. Pour obtenir des commentaires de votre client, vous pouvez lui demander d'envoyer un e-mail. Pour plusieurs clients, créez un formulaire et demandez-leur de le remplir avec des commentaires.

4. Attribuer, suivre et mettre à jour des tâches

Si vous recherchez une application Google Workspace pour l'attribution et le suivi des tâches, vous devez utiliser Sheets. En tant que créateur, vous pouvez attribuer des tâches à vos coéquipiers et verrouiller les cellules afin que d'autres ne puissent pas les modifier.

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Une fois la tâche terminée, ils peuvent la marquer comme terminée dans les cellules ouvertes. Lorsque vous partagez un fichier sur Drive ou Drive partagé, vous pouvez consulter le flux d'activité pour voir qui a modifié un fichier ou l'a commenté.

5. Organiser et stocker des fichiers

Lorsque vous travaillez sur plusieurs projets, l'organisation des fichiers est la clé de l'efficacité. Ainsi, vous n'avez pas à passer du temps à chercher le bon fichier. Google Drive est là pour garder vos fichiers de conception organisés et classés.

Vous pouvez enregistrer tous les travaux que vous avez effectués pour un client dans un dossier et y ajouter de la couleur afin de pouvoir le retrouver facilement. Vous pouvez également organiser vos tâches en fonction de l'année ou du sujet.

6. Partager des fichiers de conception volumineux

Chaque concepteur sait que les fichiers de conception redimensionnés peuvent nuire à la qualité, mais le partage de fichiers de conception volumineux peut être un problème pour beaucoup. Débarrassez-vous facilement de ce problème en utilisant Google Drive. Oubliez de joindre des fichiers de conception à vos e-mails et partagez simplement le lien du lecteur dans l'e-mail.

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Les destinataires peuvent cliquer sur ce lien et accéder à ce fichier. Vous pouvez accéder aux liens Google Drive même si vous ne disposez pas de Google Workspace ou d'un compte Google.

7. Gardez une trace des horaires des réunions et des tâches

En tant que concepteur, vous devez suivre les échéances de vos tâches. Cependant, vous devez également participer aux réunions avec vos clients ou vos gestionnaires. Ne laissez pas cela affecter votre travail, laissez Google Agenda le gérer pour vous.

Ajoutez toutes les tâches et réunions importantes dans le calendrier et activez la notification. Ainsi, vous ne manquerez aucune réunion ou échéance. De plus, lorsque quelqu'un est sur le point de planifier une réunion d'équipe, il peut vérifier quand tous les membres sont inoccupés.

8. Communiquer avec une équipe distante

Tout travail de conception collaborative nécessite une communication instantanée et transparente entre les concepteurs impliqués. Vous pouvez discuter instantanément avec votre équipe à l'aide de la fonction Chat. L'outil est particulièrement utile lorsque vous ne pouvez pas parler.

Vous pouvez utiliser Google Meet qui permet à une équipe distante de se connecter pour une réunion virtuelle. La fonction de partage d'écran de cette application de réunion vous permet de montrer vos conceptions à vos coéquipiers.

Pour une collaboration en temps réel sur un tableau blanc numérique, Google Jamboard est une solution idéale. Vous pouvez également noter les points importants d'une réunion avec Google Keep.

9. Communication documentée pour la transparence

Lorsque vous travaillez avec un client, assurez-vous de documenter correctement vos communications pour éviter tout conflit ou divergence à l'avenir. Après chaque conférence audio ou vidéo, notez le procès-verbal de la réunion et obtenez l'approbation du client par e-mail.

Si vous travaillez sur Google Workspace, utilisez Gmail pour une expérience de messagerie simplifiée. L'utilisation de Google Chat est un autre moyen de documenter la communication. Les correspondances écrites sont utiles dans toutes les situations, vous pouvez donc également les utiliser pour la communication interne.

10. Gardez vos fichiers en sécurité

Lors du partage de fichiers sensibles avec vos clients, vous devez assurer une sécurité totale. En tant qu'utilisateur de Google Workspace, vous pouvez choisir un stockage sécurisé comme Google Drive pour stocker les fichiers de conception. Vous pouvez appliquer toutes les autorisations nécessaires pour empêcher d'autres personnes de copier, d'imprimer ou de télécharger les fichiers.

Il est également possible de définir une date d'expiration pour accéder aux fichiers, afin que les clients ne puissent pas vérifier ces fichiers une fois la période d'appel d'offres ou la date limite du projet terminée.

Outre la conception, un concepteur visuel a beaucoup à faire en tant que membre de l'équipe ou indépendant. Les outils Google Workspace dont nous avons parlé ici vous aideront dans toutes ces tâches supplémentaires.

Il existe également de nombreux autres outils de conception graphique populaires pour le travail de conception que vous voudrez peut-être consulter.

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