Les 5 meilleurs outils de collaboration de documents pour le travail à distance

Avec l'essor de la culture du travail à domicile, les équipes s'appuient fortement sur les outils de collaboration pour continuer à travailler à distance. Plusieurs outils sont disponibles pour gérer des équipes distantes, suivre leurs progrès, organiser des rencontres virtuelles et rester connectés pour les aider à rester productifs.

De même, la collaboration documentaire occupe une place tout aussi importante pour une communication efficace. Pour rationaliser la création, le partage et la collaboration de documents, voici quelques-uns des meilleurs outils de collaboration de documents que vous devriez essayer.

Pour la collaboration documentaire, Google Docs est le meilleur choix. Cela permet de garder une longueur d'avance sur le jeu de la collaboration sans coûter un centime. Il élimine les frustrations de l'expéditeur et du destinataire en attribuant des liens uniques à chaque document et en permettant aux utilisateurs de les partager de manière transparente en un seul clic.

La fonctionnalité de partage de documents collaboratif de Google Docs permet à plusieurs utilisateurs de modifier le même document, suivre et accepter les suggestions, et voir les modifications synchronisées en temps réel pour rester à jour sur les dernières version. De plus, il permet aux éditeurs d'ajouter des commentaires et des suggestions en temps réel.

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En tant que propriétaire du document, vous pouvez ajuster les droits d'édition en fonction de vos besoins. Vous pouvez soit ajouter des personnes comme des éditeurs ou des spectateurs en utilisant leurs adresses e-mail. Vous pouvez également définir le document sur "Affichage uniquement" ou "Restreint" afin que seules les personnes disposant d'identifiants de messagerie du même domaine puissent y accéder. De plus, vous pouvez contrôler qui peut partager votre document avec d'autres membres de l'équipe.

Cependant, la plupart des gens rencontrent un problème lors de l'utilisation de Google Docs. Les utilisateurs ne connaissent pas les options d'invitation et de partage de lien dans Google Docs. Le destinataire peut télécharger, modifier et envoyer par e-mail le document reçu s'il ne sait pas comment collaborer dans Google Docs. Par conséquent, si c'est la première fois qu'ils l'utilisent, vous devrez peut-être les éduquer un peu.

Notion vous donne un contrôle total sur le partage de documents. Avec lui, vous pouvez facilement contrôler qui peut modifier, afficher, commenter ou partager vos pages Notion. Les documents peuvent être partagés avec une seule personne ou toute une équipe à la fois.

Dans le partage de groupe, vous pouvez restreindre l'accès aux documents, qu'il s'agisse de toute l'équipe ou de quelques membres de l'ensemble du groupe. Vous pouvez, par exemple, placer vos rédacteurs adjoints dans un groupe et leur accorder un accès éditorial aux informations confidentielles en un clic. Ou, vous pouvez donner un accès d'édition à quelques éditeurs tout en partageant le document avec l'ensemble du groupe d'édition.

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Dans la barre latérale gauche, Notion conserve un enregistrement de vos pages privées et partagées. En conséquence, vous pouvez rapidement faire glisser et déposer des pages d'une section à une autre tout en définissant les autorisations d'accès pour qu'elles correspondent à celles déjà définies dans la section de la page privée. Les mêmes autorisations d'accès s'appliquent aux pages imbriquées, mais vous pouvez les modifier ultérieurement si nécessaire.

En outre, un administrateur a le droit de modifier les autorisations de document d'un document déjà partagé pour quelques membres du groupe invité ou de supprimer l'accès à quelqu'un. Si vous gâchez les autorisations de modification, tout ce que vous avez à faire est d'appuyer sur Restaurer. Par conséquent, Notion est un bon choix pour les petites équipes avec un tel contrôle sur le partage de documents.

Notion s'intègre à Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp et de nombreux autres services pour faciliter le partage de documents. Le plan gratuit est livré avec des limitations, telles que le nombre d'invités que vous pouvez inviter et le suivi des historiques. Pour obtenir un maximum d'avantages, envisagez de passer au plan payant. Vérifiez Page de tarification notionnelle pour plus de détails.

Zoho Writer permet également aux utilisateurs de partager de manière transparente des documents pour une collaboration, similaire à Google Docs. Partager des documents avec votre équipe pour les révisions tout en leur permettant de commenter les fichiers en temps réel est super facile. Lorsque vous laissez vos suggestions dans les commentaires, votre équipe sait quoi modifier et peut agir rapidement.

Vous pouvez même discuter de vos progrès pendant que vous travaillez. En tant que propriétaire du document, vous pouvez activer la bascule de suivi des modifications afin que chaque modification apportée au document à partir de maintenant soit facilement revérifiée. De plus, avec Zoho Writer, vous pouvez également partager des documents en externe avec des clients qui ne se trouvent pas dans votre espace de travail.

Les documents sont stockés dans une bibliothèque cloud bien organisée et peuvent être recherchés et récupérés rapidement. De plus, vous pouvez facilement intégrer Zoho Writer à des applications telles que Google Drive, Dropbox, Evernote et Zoho Mail. De plus, Zoho Writer a une interface professionnelle et n'a pas de courbe d'apprentissage abrupte. Ainsi, vous n'aurez pas de mal à vous y habituer.

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En ce qui concerne les prix, Zoho Writer est gratuit pour les particuliers. Cependant, pour profiter d'avantages supplémentaires tels qu'un espace supplémentaire ou une protection par mot de passe, vous devrez opter pour ses forfaits payants. Vérifier la Page de tarification de Zoho Docs pour plus de détails.

Voici quelques-unes des fonctionnalités pratiques dont vous pouvez profiter avec Zoho Writer :

1. Sauvegarde des documents en temps réel.
2. Verrouillage des données sensibles.
3. Assistant d'écriture alimenté par l'IA.
4. Planifier ou publier directement des articles sur WordPress.
5. Fonctionne également hors ligne.

ClickUp Docs est un autre outil très efficace pour partager des documents à distance. Grâce à son incroyable interface de collaboration, riche en fonctionnalités, tout le monde dans l'espace de travail peut collaborer, modifier et travailler sur des tâches simultanément.

Il permet l'édition collaborative dans le style de Google Docs. Vous pouvez voir le curseur se déplacer lorsque quelqu'un modifie un document, son nom étant affiché au-dessus du curseur. En cliquant sur l'icône des jumelles jaunes, vous pouvez également voir qui regarde votre travail.

De plus, les modifications en temps réel sont synchronisées sur tous les appareils pour garantir que chaque membre de l'équipe puisse accéder à la dernière version du document. Lors du partage de documents avec votre équipe, vous aurez la possibilité de garder certains documents privés tandis que d'autres seront accessibles à tous.

De plus, en protégeant vos documents, vous pouvez empêcher des membres spécifiques de l'équipe d'accéder à ces documents sans demander votre autorisation. L'imbrication est une autre des caractéristiques uniques de ClickUp. Il vous permet de regrouper des pages dans un document et, à l'aide de la fonction Relations, vous pouvez lier des pages connexes dans le document.

Vous pouvez également importer votre travail à partir d'autres applications, notamment Evernote, Google Docs et même des documents Microsoft Word. Si vous recherchez un outil de collaboration de documents hautement réactif, vous devriez essayer ClickUp.

La plate-forme Dropbox Paper est une autre option de collaboration documentaire avancée disponible pour les équipes distantes. Avec lui, vous pouvez partager des documents de manière transparente avec les membres de l'équipe tout en leur donnant accès au document via des adresses e-mail.

Attribuer des tâches aux membres de votre équipe en quelques clics et créer instantanément une échéance juste à côté permet à tout le monde de rester au courant. De plus, vous pouvez planifier vos réunions en liant les événements du calendrier dans le document partagé.

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En tant que collaborateur, vous pouvez découvrir rapidement quelles tâches vous ont été assignées par document ou par document, et naviguer entre les tâches assignées aux autres et celles déjà terminées. De plus, contrairement à Google Docs, Dropbox Paper prend en charge le partage de fichiers multimédias, ce qui rend la collaboration plus attrayante.

En plus de cela, Dropbox Paper vous permet d'importer des documents Microsoft Word, Excel et PowerPoint et de lier des documents Google Docs, Sheets et Slides. Donc, si vous recherchez un outil de collaboration riche en fonctionnalités pour votre équipe, essayez Dropbox Paper.

Faites passer votre collaboration documentaire au niveau supérieur

La collaboration documentaire existe depuis des décennies. Essayez les outils de la liste pour faire passer la collaboration documentaire avec votre équipe au niveau supérieur. Pour déterminer quel outil convient le mieux à l'équipe, vous devez le faire exécuter par eux et choisir la solution qui correspond aux besoins de l'équipe.

Avez-vous des membres de l'équipe basés dans différentes parties du monde? Organiser une réunion importante serait sans aucun doute un défi si vous ne connaissiez pas le fuseau horaire. Si oui, vous devriez vérifier les convertisseurs de fuseau horaire pour vous faciliter la tâche.

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