8 outils pour rationaliser les processus de travail à distance

Diriger une entreprise à distance sans siège social, avec des horaires flexibles et la possibilité d'aller n'importe où dans le monde tout en travaillant est passionnant. Cependant, cela peut aussi être intimidant et nécessite beaucoup de travail.

La bonne chose est que la technologie est de votre côté. Il existe de nombreux logiciels que vous pouvez utiliser pour augmenter votre efficacité, organiser les flux de travail, rationaliser les processus et améliorer la collaboration en équipe.

Cette liste n'est pas exhaustive, mais voici quelques-uns des outils que vous pouvez commencer à utiliser pour votre entreprise à distance.

1. Systèmes de suivi des candidats

Que vous soyez une startup ou une grande entreprise, vous pouvez bénéficier d'un système de suivi des candidatures (ATS). Ces logiciels vous permettent de trouver toutes les informations importantes sur votre candidat, à partir de ses e-mails, entretiens, horaires et données pertinentes, le tout en un seul endroit.

ATS facilite le recrutement et l'embauche en utilisant l'IA pour sélectionner les candidats, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps pour éliminer manuellement les candidats qui ne correspondent pas à la facture. Ils vous aident également à trouver les meilleurs candidats en les classant en fonction de leurs compétences et de leur expérience. Certains des ATS les plus couramment utilisés comprennent

Journée de travail et Serre.

À l'ère numérique où les faux certificats et les fausses identités sont monnaie courante, les vérifications des antécédents sont essentielles pour maintenir un lieu de travail sûr et sécurisé pour les employés et les clients.

Outils de vérification des antécédents comme Goodhire et Chekr sont également essentiels pour vérifier les informations potentielles que les candidats ont partagées avec eux.

Ces outils sont conformes aux exigences légales et offrent aux entreprises leur propre tableau de bord qui les aide à gérer et à suivre les résultats de leurs vérifications d'antécédents. La plupart de ces outils s'intègrent également à ATS et à d'autres plateformes RH majeures.

3. Logiciel de gestion de projet

La gestion d'équipes à distance peut être difficile. Le logiciel de gestion de projet offre un moyen simple d'organiser les flux de travail, de suivre les progrès individuels et d'équipe, d'étoffer les projets et d'obtenir des informations sur les progrès de l'équipe.

Si vous dirigez une équipe internationale, utilisez un logiciel de gestion de projet comme Asana ou Cliquez vers le haut peut vous aider gagner beaucoup de temps pour communiquer et collaborer avec votre équipe. Ces outils facilitent une collaboration transparente entre les membres de l'équipe à l'intérieur de la plate-forme - pas besoin d'e-mails et de réunions inutiles !

4. Logiciel de signature électronique

Gérer une entreprise à distance ne signifie pas que vous pouvez ignorer des processus importants tels que la signature de documents et de contrats. La configuration à distance peut compliquer la signature de documents sensibles.

Personne ne veut partager ses signatures électroniques sans s'être d'abord assuré que la plateforme est sûre. La bonne chose est que des outils comme Pandadoc et DocuSign sont qu'ils facilitent la distribution et la collecte de documents sensibles ainsi que les signatures électroniques. Il y a beaucoup de autres applications de signature de documents en ligne là-bas que vous pouvez vérifier.

Les signatures électroniques sont reconnues comme équivalentes aux signatures traditionnelles. Ils sont juridiquement contraignants si les parties vous autorisent à télécharger des fichiers en toute sécurité et à signer des documents numériques. Cependant, la légalité des signatures électroniques varie selon l'endroit où vous vous trouvez dans le monde.

5. wiki

La diffusion d'informations et la formation peuvent être difficiles à réaliser lors de la gestion d'une entreprise distante. Un wiki d'entreprise sert de référentiel central ou de base de données de connaissances.

Il donne à chacun accès aux documents et aux processus importants dans les flux de travail des employés. Ils sont faciles d'accès, de modification et de partage, de sorte que les travailleurs à distance restent informés des modifications, des mises à jour et des nouvelles politiques au travail.

Cela facilite l'intégration et permet aux nouvelles recrues de naviguer dans l'entreprise. Il facilite le travail à distance, servant de guide où ils peuvent en apprendre davantage sur les processus de l'entreprise. Certains wikis que vous pouvez considérer sont XWikiName et SlimWikiName. Il y en a beaucoup d'autres sites Web pour vous aider à créer votre propre Wiki.

6. Logiciel de reconnaissance des employés

En raison d'une interaction et d'un soutien limités, de nombreux travailleurs à distance se sentent souvent isolés et invisibles. De nombreuses études montrent que la reconnaissance et la rétroaction opportune et appropriée non seulement stimulent les performances des personnes, mais améliorent également la rétention et la satisfaction au travail.

Des plateformes comme Motivation donnez aux membres de l'équipe la possibilité d'en savoir plus sur les autres membres de l'équipe, de s'apprécier et de mettre en valeur leurs victoires, d'offrir des bonus ponctuels et de créer des récompenses et des badges personnalisés pour les équipes.

Motivosity permet aux membres de l'équipe de distribuer des dollars Motivosity que les employés peuvent utiliser pour acheter des cartes-cadeaux, réserver des vols ou faire un don à une association caritative. D'autres alternatives pour Motivosity incluent En prime et Gloire.

7. Applications de messagerie d'entreprise

Le travail à distance ne volera pas sans une plateforme qui rassemblera l'équipe. Bien que les équipes puissent toujours utiliser le courrier électronique, celui-ci est volumineux, chronophage et désorganisé. Applications de messagerie professionnelle comme Mou vous permettent de vous connecter avec n'importe qui individuellement ou en groupe.

Vous pouvez également intégrer d'autres applications dans Slack pour améliorer ses fonctionnalités et rationaliser les processus au sein des applications. Par exemple, vous pouvez connecter votre Asana à Slack ou utiliser Giphy dans Slack lorsque vous souhaitez ajouter du plaisir à vos conversations. D'autres applications similaires à Slack incluent Chat en milieu de travail ou Équipes Microsoft.

8. Logiciel de planification

La planification est une autre corvée qui prend le temps de tout le monde, à distance ou non. Cependant, une complication supplémentaire dans la plupart des travaux à distance est la réalité des différences de fuseaux horaires. De plus, de nombreux travailleurs à distance doivent jongler avec plus d'un travail, ce qui rend la planification des appels beaucoup plus difficile à faire.

Des plateformes de planification comme Calendement s'intègre à vos calendriers et élimine les allers-retours pour trouver le meilleur moment pour les deux parties. Pendant ce temps, des applications comme GoReminders vous permettent d'automatiser les messages texte afin que vous puissiez envoyer des messages de rappel de rendez-vous automatisés à votre équipe ou à vos clients.

Cela garantit que les gens se présenteront à la réunion, vous évitant de perdre votre temps et votre argent à attendre qu'ils se présentent.

Utilisez la technologie pour améliorer votre entreprise à distance

Le travail à distance présente de nombreux avantages. Cependant, en exécuter un peut être difficile, surtout si vous prévoyez de faire les choses de manière traditionnelle. Non seulement vous aurez plus de paperasse, mais il est difficile, voire impossible, de bien communiquer et de suivre l'avancement des projets, sans l'aide d'outils.

Améliorez votre jeu avec des logiciels et des outils qui peuvent accélérer et rationaliser vos processus de travail à distance et aider à souder l'équipe pour créer une meilleure culture de travail pour votre entreprise.

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