Comment exprimer des plaintes courantes sur le lieu de travail dans des e-mails professionnels

Si vous avez déjà travaillé dans un bureau, vous connaissez les défis de traiter avec de nombreuses personnes différentes. Un problème courant est d'avoir peur d'affronter des collègues problématiques et d'arrêter leur comportement, mais vous pouvez vous exprimer de manière professionnelle, que vous soyez un employé ou un manager.

L'une des méthodes les plus simples consiste à mettre vos pensées dans un e-mail. Nous décomposons la question à l'aide d'exemples de plaintes courantes en milieu de travail. Apprenez les façons les plus constructives de les dire et des astuces supplémentaires pour les e-mails qui peuvent vous aider.

1. J'attends toujours que vous finissiez cette tâche

Tout le monde ne travaille pas au même rythme, mais c'est un problème lorsqu'une personne bloque un projet d'équipe. Si votre tâche dépend de la soumission de la sienne par ce collègue, vous pouvez l'inciter à l'action en quelques mots dans un e-mail.

Voici quelques façons professionnelles d'aborder et d'exprimer cette plainte, que vous pouvez adapter à votre situation :

• Nous devons améliorer notre flux de travail afin de ne pas prendre de retard. Le (date et heure) est-il un bon délai pour vous? Ensuite, je pourrai respecter mon délai de (date et heure).
• Avez-vous besoin d'aide pour cette tâche? Nous devons terminer le projet à temps, donc (nom du collègue) a proposé de vous aider à résoudre tout problème de votre côté.

Le but n'est pas d'insulter votre collègue, mais de fixer des objectifs et des solutions, tout en indiquant très clairement que vous faites tous les deux partie d'une équipe ayant un intérêt actif à faire avancer les choses.

Assurez-vous de rassembler autant de conseils pour respecter les délais et terminer les tâches comme tu peux. Il sera plus facile de conseiller les gens si nécessaire.

2. La date limite est demain

Voici une autre plainte courante que vous pourriez avoir à l'intérieur. Si votre collègue le coupe de trop près, malgré plusieurs rappels, vous pouvez le motiver par e-mail sans vous énerver.

La raison pour laquelle vous les contactez est urgente, donc les solutions que vous proposez doivent être directes, ne serait-ce que pour amener votre collègue à prendre les choses au sérieux.

Essayez ces alternatives :

• Le projet est prévu pour demain, mais il reste encore quelques points en suspens. Organisons une vidéoconférence avec l'équipe cet après-midi pour discuter des solutions.
• La direction attend le projet demain. S'il est peu probable que vous respectiez le délai, pourriez-vous expliquer pourquoi dans un rapport, que nous pouvons soumettre avec tout le reste?

Bien que les e-mails soient un moyen plus simple d'exprimer des pensées difficiles, ils n'ont pas le même impact que de discuter de problèmes en personne. Ainsi, lorsque vous essayez de changer les mauvaises habitudes de travail de quelqu'un, votre e-mail doit être simple et intelligent pour attirer son attention.

3. Arrête de procrastiner

La même approche constructive est préférable pour toutes vos plaintes en milieu de travail, exprimées dans un langage calme et neutre. Après tout, un collègue procrastinateur peut mettre à rude épreuve le flux de travail d'une entreprise, mais il ne le fait pas toujours parce qu'il est paresseux.

Voyez s'il y a trop de distractions ou s'ils sont submergés par les devoirs. Trouvez le problème et adaptez votre e-mail en conséquence avec des solutions et des incitations. Inspirez-vous de ces exemples :

• Le bureau peut être distrayant. S'il vous est difficile de vous concentrer sur votre travail, discutons des changements et des objectifs que nous pouvons vous fixer.
• À la fin de la semaine, passons en revue les tâches terminées et restantes de chacun, afin que nous puissions utiliser la semaine prochaine de manière plus productive.

4. Je n'ai pas le temps de faire toutes ces tâches

Votre stratégie d'écriture d'e-mails devrait changer légèrement lorsque vous essayez de vous protéger de l'épuisement professionnel. Le but est de démontrer que vous connaissez vos obligations, comment les hiérarchiser et ce dont vous n'êtes pas responsable.

Fixez poliment des limites, en utilisant des expressions comme celles-ci dans vos e-mails :

• Je serais heureux d'aider à cette tâche. Cela vous dérangerait-il d'attendre que j'aie terminé mes devoirs actuels? Ils sont dus plus tôt.
• Malheureusement, si j'accepte d'autres tâches, j'aurai besoin d'heures supplémentaires. Pourriez-vous passer devant (nom de l'exécutif) et discuter de son fonctionnement?

Si votre lieu de travail utilise un logiciel de gestion d'équipe, il peut être plus facile de partager votre emploi du temps complet. Vous pouvez aussi organisez vos tâches sur Asana, par exemple, pour mettre en évidence les tâches importantes, y compris leurs délais et leurs collaborateurs.

5. Je ne travaille pas pour toi

Les collègues autoritaires peuvent pousser leur comportement trop loin, s'attendant à ce que vous sautiez quand ils appellent ou acceptent des emplois supplémentaires de leur part. C'est une autre situation qui a désespérément besoin de limites.

Avant de prendre des mesures plus sérieuses, essayez de raisonner avec votre collègue par le biais d'un e-mail bien ficelé. Il doit être poli mais ferme car il établit votre pied d'égalité sur le lieu de travail. Voici quelques formulations à essayer :

• Je suis désolé d'apprendre que votre charge de travail est écrasante. Je ne pourrai pas vous aider en raison de mes propres responsabilités, mais si vous contactez votre responsable, vous pourriez élaborer un plan plus durable.
• Merci d'avoir pensé à moi pour ce poste, mais il convient mieux à un autre département. S'ils ont le temps, ils pourraient collaborer avec vous.

6. Arrêtez de parler des gens

La concurrence sur le lieu de travail est inévitable. Malheureusement, cela oblige les collègues à se démarquer, même si cela signifie couper dans les conversations pour offrir leurs propres réflexions. Certaines personnes interrompent également inconsciemment et ne réalisent pas que c'est ennuyeux.

Il existe des moyens diplomatiques pour les encourager à arrêter ce comportement. Puisqu'ils le font peut-être pour attirer l'attention, faites appel à ce côté d'eux dans votre e-mail, tout en encourageant un esprit d'équipe.

Essayez quelque chose comme ces expressions :

• Vous apportez souvent des idées précieuses. Votre approche proactive pour trouver des solutions est notée. Chaque membre du personnel est tout aussi important pour l'entreprise, et nous aimons entendre la voix de chacun sur le lieu de travail.
• Un travail d'équipe est nécessaire pour ce projet, ainsi qu'une communication claire. Pour assurer une collaboration harmonieuse, toute personne contribuant à la discussion doit avoir une chance égale de prendre la parole.

Si vous essayez de gérer un projet d'équipe avec des personnes qui ont tendance à se parler, vous pouvez définir des règles de base dans un e-mail de groupe. Trouver conseils pour améliorer la communication écrite et utilisez-les pour créer un environnement convivial mais productif.

7. Arrêtez de m'envoyer des textos en dehors du travail

Est-ce qu'un collègue ou votre patron vous contacte pendant votre temps libre? Il s'agit d'un problème courant qui implique généralement l'envoi de SMS. C'est particulièrement inconfortable lorsque vous n'êtes pas si familier ou qu'ils veulent parler boutique pendant que vous avez besoin de vous détendre.

Si ignorer ces personnes ne fonctionne pas, ou si elles vont trop loin, votre meilleure solution est de leur envoyer un e-mail expliquant votre position. Le message doit souligner l'importance des limites professionnelles et, surtout, de votre temps libre.

Regardez ces options et voyez comment vous pouvez les adapter à vos besoins :

• Veuillez noter que je ne serai peut-être pas disponible pour parler après les heures en raison d'affaires personnelles. Je suis heureux de discuter de questions liées au travail lorsque je suis de retour au bureau.
• Aussi important que soit mon travail pour moi, il souffre si je ne profite pas pleinement de mon temps libre. Par conséquent, j'espère que vous comprendrez mon besoin de réserver les communications liées au travail pendant les heures de bureau.

8. Ne parle pas comme ça

Les collègues oublient souvent qu'ils sont dans un environnement professionnel et peuvent dire la mauvaise chose ou s'engager dans des conversations inappropriées. Ce comportement peut rendre un espace de travail très inconfortable, très rapidement.

Vous devez vous attaquer à ces problèmes avant qu'ils ne causent des frictions et ne dégénèrent. Si vous ne pouvez pas prendre vos collègues à part sur place, un e-mail rapide peut faire l'affaire.

Prenez des idées dans les expressions suivantes :

• Bien que nous apprécions grandement la coopération amicale, certains sujets de conversation devraient rester en dehors du lieu de travail. S'il vous plaît, aidez-nous à maintenir un environnement paisible et évitez de discuter (sujets sensibles).
• Une interaction a eu lieu plus tôt dans la journée qui a mis les membres du personnel mal à l'aise. Veuillez faire de votre mieux pour maintenir une attitude professionnelle et promouvoir un travail d'équipe amical.

Il peut être utile de préciser ce qui a été dit, afin que votre collègue sache exactement ce qu'il faut éviter à l'avenir. Envisagez également de compiler une page Web ou un document détaillant des sujets et des comportements indésirables, que vous pourrez ensuite joindre ou lier à votre e-mail.

Conseils généraux pour rédiger des e-mails afin de résoudre des problèmes en milieu de travail

Les e-mails peuvent être votre meilleur ami lorsqu'il s'agit de résoudre des situations difficiles au bureau sans affronter les membres du personnel face à face.

Voici quelques conseils supplémentaires à garder à l'esprit qui peuvent rendre le processus plus efficace.

• Équilibrez la négativité de l'e-mail avec des points positifs pour encourager l'amélioration.
• Assurez-vous que votre langage formel n'obscurcit pas ce que vous essayez de dire.
• Soyez clair et concis – inestimable lorsque écrire de longs e-mails.
• Conservez les e-mails dans un dossier pour référence future au cas où les choses ne s'amélioreraient pas.

Soyez prêt à relever différents défis en milieu de travail

Les équipes sont constamment confrontées à des problèmes, surtout lorsqu'elles sont stressées. Qu'il s'agisse d'un environnement physique ou numérique, que vous soyez le patron ou un membre du personnel, il vaut la peine de connaître les meilleures façons de changer les habitudes pour le mieux.

La diplomatie par e-mail est une bonne stratégie tant que vous exprimez vos plaintes de manière claire et professionnelle. Mais ne négligez pas d'autres ressources comme les outils numériques conçus pour faciliter le travail d'équipe.

5 outils pour surmonter les défis de communication des équipes à distance

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