Comment simplifier et nettoyer votre désordre de stockage dans le cloud

Grâce à la commodité du stockage en nuage, il est facile d'y jeter tous vos fichiers sans hésitation. Mais d'ici peu, votre compte Google Drive, Dropbox, OneDrive ou tout autre compte de stockage en nuage deviendra un désordre confus sans stratégie d'organisation.

Si vous avez besoin de mettre de l'ordre dans votre stockage cloud et de simplifier votre configuration, voici un guide pour tout contrôler.

1. Supprimer les fichiers volumineux et inutiles

Avant de commencer à déplacer des fichiers, c'est une bonne idée de vous débarrasser de tous les fichiers dont vous n'avez plus besoin. La première étape pour garder votre stockage en nuage propre consiste à supprimer les fichiers qui n'appartiennent plus.

Si vous gardez tous vos fichiers cloud synchronisés avec votre ordinateur, un moyen simple de trouver les fichiers les plus volumineux à l'intérieur consiste à utiliser un gestionnaire d'espace disque de bureau. Sous Windows, TreeSize gratuit est un excellent choix. Si vous utilisez un Mac, OmniDiskSweeper est une option gratuite solide.

À l'aide de ces applications, sélectionnez votre dossier de stockage en nuage et il triera vos fichiers du plus grand au plus petit. Si vous rencontrez d'anciennes vidéos que vous n'avez plus besoin d'être synchronisées, ou si vous avez téléchargé des fichiers dont vous ne saviez pas qu'ils se trouvaient dans le cloud, supprimez-les ou déplacez-les hors du stockage cloud, le cas échéant.

Si vous ne conservez pas tous vos fichiers cloud synchronisés avec votre bureau, la plupart des outils de stockage cloud vous permettent de trier par taille dans leurs applications Web. Une autre option consiste à utiliser leurs outils pour afficher votre utilisation du stockage, ce qui mettra généralement en évidence les fichiers volumineux.

Dans une étape ultérieure, vous pourriez rencontrer plus de fichiers inutiles que vous avez manqués dans cette passe. C'est bon; une fois que vous vous êtes débarrassé des fruits à portée de main, vous pouvez passer à un nouveau plan de gestion du stockage dans le cloud.

2. Décidez quels fichiers vont dans quel service

Si vous n'avez pas besoin de conserver beaucoup de fichiers dans le stockage en nuage, ou si vous payez pour un plan mis à niveau avec votre service préféré, vous vous en tenez probablement à un service de stockage en nuage. Dans ces cas, vous pouvez ignorer cette étape.

Sinon, vous devriez ensuite penser à organiser vos fichiers entre les services. En vous inscrivant à plusieurs services de stockage cloud gratuits, non seulement vous obtiendrez plus d'espace, mais vous disposerez également d'un moyen simple de diviser les fichiers par type. Par exemple, vous pouvez décider de conserver les photos dans OneDrive, les documents dans Dropbox et les vidéos dans Google Drive.

L'installation de plusieurs applications pour gérer ces fichiers n'est pas vraiment un inconvénient, et vous saurez où chercher en fonction de ce dont vous avez besoin. Cela permet également d'éviter que votre contenu enregistré dans un service ne devienne écrasant.

Nous nous concentrons sur les conseils généraux d'organisation dans ce guide, mais nous avons également couvert comment ranger Google Drive si vous cherchez une aide plus spécifique.

3. Définir une structure de dossiers claire

Semblable à quand vous êtes la gestion de vos fichiers informatiques, la création d'un système de dossiers qui fonctionne pour vous est une étape cruciale dans le processus de nettoyage du stockage cloud. Grâce à de puissantes fonctions de recherche, vous pouvez rechercher ce dont vous avez besoin à chaque fois et renoncer à une bonne organisation. Mais pour une tranquillité d'esprit continue dans votre stockage en nuage, les dossiers sont bien meilleurs.

Pour trouver la meilleure approche pour vous, réfléchissez à la façon dont vous avez tendance à rechercher des fichiers et créez vos dossiers pour suivre une progression naturelle autour de cela.

Voici quelques idées pour vous faire réfléchir :

• Si vous êtes étudiant, créez un dossier pour chaque année de classe, et à l'intérieur de ceux-ci, un nouveau dossier pour chaque semestre. Chaque dossier semestriel peut alors avoir un dossier par classe.
• Si vous conservez plusieurs types de fichiers dans un service cloud, commencez par des dossiers racine pour chaque type de fichier (vidéo, photos, documents, audio). A l'intérieur de ceux-ci, créez des sous-dossiers propres à chacun. Vous pouvez organiser l'audio par artiste, la vidéo par durée, les photos par sujet et les documents par date, par exemple.
• L'organisation par date et heure est une méthode efficace si rien d'autre ne vous convient. Créez un dossier pour chaque année, puis des sous-dossiers pour les mois. Pour un tri correct, utilisez le format AAAA-MM-JJ.

Vous pouvez adapter la configuration de votre dossier plus tard, mais il est important de décider de quelque chose maintenant afin que vous sachiez où placer vos fichiers à l'étape suivante. Voir notre guide sur l'utilisation efficace des catégories de dossiers et des balises pour plus de conseils.

Conseils lors de la création de dossiers

Choisir le bon nombre de dossiers est un jeu d'équilibre. Vous ne voulez pas avoir trop de dossiers contenant peu de fichiers, mais vous ne voulez pas non plus avoir un petit nombre de dossiers avec une charge de fichiers dans chacun. Vous ne voulez pas non plus que les dossiers aillent à des dizaines de niveaux, car il est facile de se perdre dans ces cas.

C'est quelque chose d'autre que vous devrez probablement ajuster au fil du temps. L'équilibre devrait devenir plus clair une fois que vous y aurez déplacé vos données. Changez-le si quelque chose ne semble pas fonctionner.

Il est utile de créer un dossier appelé Vieille dans n'importe quel répertoire où vous pourriez vouloir archiver des données. Tout ce qui est placé dans ce dossier est toujours disponible, mais n'encombre pas la vue principale.

Pour ajuster par priorité, vous pouvez ajouter un trait de soulignement (_) avant un nom de dossier pour le mettre en haut de l'ordre ABC, ou mettre "z" devant son nom pour le forcer en bas.

4. Déplacer les fichiers vers les bons dossiers et les renommer

Vient maintenant la partie chronophage: parcourir vos fichiers cloud existants et choisir où les placer. Au cours de cette étape, parcourez tout ce qui se trouve dans votre stockage cloud et déplacez chaque élément vers sa nouvelle maison. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, créez un dossier "En attente" et réessayez plus tard. N'hésitez pas à supprimer tout ce que vous avez manqué lors de votre passe précédente.

C'est aussi un bon moment pour vous assurer que vos fichiers ont des noms clairs. Assurez-vous que les fichiers contiennent des mots que vous utiliseriez pour les rechercher et modifiez les noms par défaut. Les noms génériques comme IMG-8275 n'apparaîtront pas dans une recherche et ne signifieront rien pour vous lorsque vous faites défiler vos fichiers. Prendre le temps de changer ce nom en Remise des diplômes de Jean 2017 en vaut la peine.

Pour les fichiers que vous souhaitez trier proprement dans un dossier, considérez leur convention de dénomination comme vous l'avez fait avec les dossiers. Par exemple, un format de ## Artiste — Piste fonctionne bien pour la musique.

Si vous avez des centaines ou des milliers de fichiers, cela peut prendre un certain temps, alors n'ayez pas peur de l'étaler sur quelques jours.

5. Étoile ou ajouter des raccourcis aux dossiers clés

Il y a de fortes chances que vous travailliez régulièrement avec un petit nombre de dossiers. Pour vous éviter d'avoir à y accéder à chaque fois, vous pouvez les mettre en vedette ou créer un raccourci pour un accès rapide.

Si vous travaillez dans le stockage en nuage via le site Web ou les applications, la mise en vedette de fichiers et de dossiers vous permet de voir vos informations les plus importantes en un seul endroit. Étant donné que ceux-ci ne se traduisent pas dans le stockage de votre ordinateur lors de la synchronisation des fichiers, vous devez plutôt créer un lien rapide vers eux dans la barre latérale de l'Explorateur de fichiers ou du Finder.

Avec ce système, il vous faut quelques clics pour accéder aux dossiers que vous utilisez tout le temps, tandis que tout le reste est organisé de manière logique lorsque vous en avez besoin.

Respectez votre plan d'organisation pour réussir

Félicitations pour l'organisation de votre désordre de stockage en nuage! Cela peut être un travail intimidant si vous avez accumulé des années de fichiers, mais votre travail n'est pas terminé lorsque vous avez terminé la simplification initiale.

Résistez à la tentation de recommencer à jeter vos fichiers dans une pile. Prenez le temps de trier correctement chaque élément dans votre nouvelle hiérarchie dès que vous l'ajoutez, et cela ne redeviendra pas une tâche énorme à l'avenir. Un entretien rapide sur une base hebdomadaire devrait prendre soin de tous les retardataires.

Maintenant que vous avez simplifié vos fichiers dans le cloud, assurez-vous que ces comptes de stockage cloud sont protégés avec une sécurité appropriée.

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