Diriger une équipe distribuée peut être difficile. Comment assurez-vous la collaboration lorsque les membres de votre équipe se trouvent dans des fuseaux horaires différents? Et chacun dispose-t-il des ressources nécessaires pour travailler de manière productive et atteindre les objectifs de votre équipe ?
Bien qu'il y ait beaucoup à penser lors de la gestion d'une main-d'œuvre à distance, de nombreux défis peuvent être atténués lorsque vous utilisez le système de gestion de projet de monday.com pour rester connecté. Mais comme il s'agit d'une plate-forme avec d'innombrables options, il est utile de connaître quelques bonnes pratiques, afin que votre équipe à distance prospére où qu'elle soit basée. Voici huit des meilleurs.
1. Gérer l'emploi du temps de votre équipe
Les employés distants peuvent être basés sur différents fuseaux horaires, ce qui rend difficile de savoir qui est en ligne et à quelle heure. Même pour ceux qui sont basés localement, la beauté du travail à distance signifie que les membres de votre équipe peuvent préférer se connecter lorsqu'ils se sentent le plus productifs. Certains peuvent être des noctambules, tandis que d'autres peuvent se lever tôt et commencer à travailler avant le lever du soleil.
Au lieu de compter sur des calculateurs de fuseau horaire ou d'essayer de garder une trace des horaires de chacun dans votre tête, utilisez Lundi pour tout cartographier en noir et blanc. Utilisez la section de mise à jour de votre horaire hebdomadaire pour noter les absences ou demander des changements de quart de travail.
2. Utiliser un répertoire d'entreprise
Selon la taille de votre organisation, vous pouvez avoir des centaines, voire des milliers d'employés travaillant sur plusieurs sites. Créez un répertoire d'entreprise pour garder tout le monde en contact et collaborer sur monday.com.
Vous allez ajouter des membres de l'équipe en fonction de leur rôle, puis ajouter une colonne pour afficher leur photo de profil, leurs coordonnées et leur fuseau horaire local. Mieux encore, cliquez sur la vue de la carte pour voir leur emplacement global.
3. Organisation de réunions
Visioconférences à distance peut être essentiel pour les rattrapages d'équipe, mais il peut être difficile de les coordonner lorsque les membres de l'équipe se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Il est également important que ces interactions en face à face n'entravent pas la productivité.
Utilisez monday.com pour créer un tableau de réunion, avec des éléments de ligne pour décrire le sujet de la réunion. Pour que tout se passe bien, téléchargez l'ordre du jour de la réunion à l'avance et attribuez des actions à des membres spécifiques de l'équipe. De cette façon, chacun sait ce qui doit être discuté et peut préparer ses propres mots et sa documentation à l'avance.
Ajoutez un résumé des faits saillants de la réunion après la fin de la réunion, afin que tout le monde soit au courant de ce qui a été discuté, y compris les points d'action si nécessaire. Et si quelqu'un était incapable de le faire? Monday.com s'intègre à Zoom, afin que vous puissiez ajouter un enregistrement de la réunion pour que votre équipe puisse le rattraper plus tard.
4. Configuration d'une bibliothèque de ressources d'équipe
Les employés distants ont besoin d'accéder à des ressources partagées, telles que les directives de marque de l'entreprise, les modèles et les documents d'intégration des employés. Mais passer au crible un lecteur partagé ou des dossiers sur des dossiers d'e-mails pour trouver le bon document peut prendre du temps.
Au lieu de cela, configurez une bibliothèque de ressources dans Monday.com et ajoutez tous les fichiers et liens pertinents en un seul endroit central. Vous pouvez également ajouter des commentaires à chaque document, afin que les membres de l'équipe puissent poser des questions ou donner leur avis sans avoir à rechercher la bonne personne à contacter.
5. Suivre les objectifs de l'équipe
Le maintien de la transparence est essentiel pour gérer une équipe à distance réussie. Lorsque tout le monde peut voir comment l'équipe fonctionne et ce qu'il reste à accomplir, ils peuvent rester concentrés et motivés.
Utilisez la fonction de suivi des objectifs de monday.com pour définir des objectifs et des résultats clés (OKR) pour votre équipe. Utilisez des widgets comme l'affichage de la batterie ou les graphiques, afin que tout le monde puisse voir à quel point vous êtes proche d'atteindre vos objectifs.
6. Utiliser l'automatisation
Monday.com propose une gamme de fonctionnalités pour automatiser les tâches et garder votre équipe connectée, même lorsque vous n'êtes pas au bureau. Les automatisations permettent de maximiser facilement l'efficacité sans perturber votre flux de travail. Ils peuvent être configurés pour effectuer des actions telles que l'envoi de rappels, la mise à jour des statuts et l'attribution de tâches.
Par exemple, vous pouvez créer une automatisation qui envoie un message à un membre de l'équipe lorsqu'une tâche lui a été assignée. Ou, vous pouvez configurer une automatisation pour mettre à jour le statut d'une tâche lorsque quelqu'un la commente. Tirez le meilleur parti de la capacité de la plate-forme à personnaliser les automatisations, afin de pouvoir effectuer des actions telles que déplacer des éléments dans un flux de travail séparé ou déclencher une alerte spéciale pour votre équipe avec un seul Cliquez sur.
Pour configurer une automatisation monday.com, sélectionnez un déclencheur tel qu'un changement de statut ou une personne affectée à un élément. Vos déclencheurs auront besoin d'une condition qui leur sera assignée, puis vous sélectionnerez un point d'action, comme notifier un canal Slack ou envoyer un e-mail.
7. Utiliser des modèles d'équipe
Simplifiez la façon dont les membres de votre équipe travaillent en créant une série de modèles d'équipe pour les tâches qu'ils effectuent régulièrement. Par exemple, si votre équipe organise des réunions de statut hebdomadaires, vous pouvez créer un modèle de réunion avec l'ordre du jour et le format de la réunion. De cette façon, les membres de l'équipe peuvent simplement remplir les détails pertinents chaque semaine, sans avoir à repartir de zéro.
Vous pouvez également créer des modèles pour l'intégration de nouveaux membres d'équipe, des plans de projet et des campagnes marketing.
8. Fonctions de recherche rapide
La productivité est primordiale dans le travail à distance. Il est facile d'être surchargé par les outils de communication et de collaboration qui étaient censés simplifier nos rôles. Pour gagner beaucoup de temps chaque jour, habituez-vous à utiliser les fonctionnalités suivantes :
- Recherche rapide: utilisation CTRL/CMD + K pour accéder à la recherche rapide et plonger immédiatement dans les tableaux récemment consultés.
- Sélection par lots: à partir d'ici, saisissez plusieurs éléments à l'aide de la fonction de sélection par lots de votre tableau. Cliquez sur la case d'action à gauche de n'importe quel élément, puis maintenez DÉCALAGE pour cliquer sur une autre case sur un élément distinct.
En tirant parti des fonctionnalités de Monday telles que les modèles, l'automatisation et la recherche rapide, vous pouvez rationaliser le flux de travail de votre équipe et augmenter la productivité.
Si vous n'êtes pas convaincu d'utiliser Monday, d'autres outils de gestion de projet comme Asana et Trello valent également la peine d'être examinés. Le plus important est de trouver un outil qui fonctionne pour vous et votre équipe. Avec le bon système en place, vous pouvez gérer avec succès votre équipe à distance, où qu'elle se trouve dans le monde.
