Les chefs de projet évaluent leurs projets pour voir si les projets répondent aux buts et objectifs de l'entreprise et de l'équipe. L'évaluation des projets après leur achèvement peut vous aider à mieux comprendre l'impact et à identifier les domaines qui doivent être améliorés.
L'évaluation de projet est essentielle à tout projet, car elle peut fournir des informations et des enseignements pour les projets futurs. Une fois que vous avez terminé le processus d'évaluation du projet, il est essentiel de partager vos conclusions avec les parties prenantes et les membres de votre équipe. Bien qu'il existe de nombreuses méthodes pour évaluer un projet, voici les étapes de base que vous devez suivre, quelle que soit la méthode que vous choisissez.
1. Élaborer un plan d'évaluation
Lorsque vous créez votre projet, vous devez considérer les objectifs et les buts que vous souhaitez atteindre et les partager avec votre équipe, en leur fournissant une voie à suivre claire. Les buts et objectifs que vous déterminez peuvent vous aider à choisir la méthode d'évaluation de projet que vous souhaitez utiliser.
Par exemple, si l'objectif du projet est d'augmenter la productivité de l'équipe, vous souhaiterez peut-être examiner les données concernant l'achèvement des tâches comme outil d'évaluation des taux de productivité. Vous pourriez être intéressé à apprendre comment définir des jalons de projet pour une productivité accrue.
2. Sélectionner la source d'évaluation et préparer la mise en œuvre
La première étape consiste à choisir comment vous souhaitez collecter les données pour l'évaluation. Vous pouvez décider d'utiliser des entretiens, des groupes de discussion, des enquêtes, des études de cas ou des observations. Choisissez un outil d'évaluation qui conviendra aux personnes dont vous cherchez à obtenir des informations, ce qui signifie identifier les personnes que vous souhaitez inclure.
Que vous prévoyiez d'interviewer ou de sonder des personnes, vous devez préparer les questions à l'avance. Si vous utilisez un groupe de discussion, vous devez envoyer des invitations, sélectionner une date et lister les questions.
Une fois que vous avez choisi votre source d'évaluation et que vous êtes prêt pour la mise en œuvre, vous devez partager un calendrier détaillé et déléguer les tâches, afin que votre équipe soit prête pour l'étape suivante. Si vous n'êtes pas sûr de savoir qui fait quoi, vous pourriez être intéressé à apprendre les meilleurs conseils pour définir les rôles et les responsabilités de l'équipe.
3. Mettre en œuvre l'évaluation du projet
Pendant que le projet est en cours, il est essentiel de surveiller tous les éléments pour s'assurer qu'il respecte le budget et se déroule dans les délais. Il est utile de créer des rapports d'état que vous partagez avec l'équipe, afin que tout le monde soit clair sur l'état du projet.
Le processus de mise en œuvre diffère en fonction des outils et des méthodes d'évaluation que vous choisissez. Il serait utile que vous vous concentriez sur :
- Évaluation d'avant-projet: C'est ici que vous développez les buts et les objectifs du projet que vous utiliserez pour déterminer la viabilité du projet.
- Évaluation continue: Surveillez les détails comme le budget, la qualité du travail et le calendrier.
- Évaluation post-projet: mesurer le succès du projet en fonction des résultats et de l'impact.
4. Examiner les données
Une fois que vous avez rassemblé les données pour l'évaluation, il est temps de les analyser pour les faiblesses, les forces et les tendances. C'est aussi l'occasion de vérifier si le projet est proche d'atteindre les objectifs et les buts fixés au départ. Vous pouvez utiliser les objectifs et les buts de l'équipe pour traduire les données reçues pour l'étape suivante.
5. Créez un rapport pour votre équipe
Après avoir terminé votre analyse des données, il est nécessaire de résumer les résultats de l'évaluation. Vous devez choisir un format qui répond aux besoins du lecteur, qui sont vos parties prenantes et les membres de votre équipe.
Après avoir terminé chaque projet, fournir un rapport sur l'évaluation de votre projet est une habitude précieuse. Il peut attirer l'attention sur les domaines qui doivent être améliorés, présenter des impacts intentionnels et non intentionnels et déterminer si l'équipe a atteint ou non ses buts et objectifs. Avant de rédiger votre rapport, vous pourriez être intéressé à connaître les meilleurs types de rapports de gestion de projet que vous devriez connaître.
6. Discutez des prochaines étapes
La dernière étape du processus d'évaluation du projet consiste à discuter des prochaines étapes en fonction des résultats. Il est essentiel d'engager une discussion sur les résultats de l'évaluation.
Une discussion peut inspirer des idées innovantes pour améliorer l'équipe, renforcer la communication et susciter des suggestions sur l'amélioration des projets futurs. Si vous souhaitez que votre rapport se démarque auprès des parties prenantes et attire l'attention de votre équipe, vous souhaiterez peut-être voir comment vous pouvez intégrer les meilleurs conseils pour faire ressortir vos rapports de projet.
Voici des outils que vous pouvez utiliser pour l'évaluation de votre projet. Vous trouverez peut-être que certains sont plus adaptés à votre projet que d'autres.
1. Enquêtes
Les sondages sont un outil d'évaluation qui vous permet de déterminer comment un groupe de personnes se sent avant le début d'un projet, puis de les sonder par la suite. Ce processus d'évaluation peut mesurer diverses choses, y compris l'estime de soi, les préférences, les réalisations et les attitudes.
Il serait préférable que vous sondiez les membres de votre public cible. Vous pouvez voir si les sentiments des gens changent positivement après l'achèvement du projet, et si tel était l'objectif du projet, alors vous savez que vous l'avez atteint. Vous pouvez enquêter de plusieurs façons, notamment par téléphone, papier ou par voie électronique.
2. Observation
L'observation vous permet d'évaluer ou de surveiller une situation ou un processus tout en documentant ce que l'observateur voit et entend. Voir les comportements et les actions dans un contexte naturel peut fournir un aperçu et une compréhension de l'objet que vous évaluez. Lorsque vous utilisez l'observation, il est essentiel d'utiliser une approche cohérente et systémique lorsque vous collectez des données.
3. Études de cas
Les études de cas peuvent fournir plus de profondeur que d'autres outils d'évaluation. Lorsque vous faites une étude de cas, vous vous concentrez sur un groupe particulier au sein d'une communauté, d'un village, d'une personne ou d'un sous-ensemble d'un groupe plus large. Vous pouvez utiliser des études de cas pour illustrer des tendances ou montrer des différences flagrantes.
Une analyse d'étude de cas nécessite d'extraire des thèmes et des résultats critiques pour aider à prévoir les tendances futures, mettre en évidence des problèmes cachés ou fournir une compréhension d'un problème essentiel avec plus de clarté.
4. Entrevues
Les entretiens peuvent être un outil d'évaluation qualitatif ou quantitatif, selon la façon dont vous les utilisez. Le processus implique une conversation entre un intervieweur et la personne qui répond aux questions.
Vous pouvez utiliser des entretiens pour collecter des informations et des données narratives afin de mieux comprendre la vision du monde, les perspectives et les opinions uniques d'un répondant. Il existe différents types de techniques et d’approches d’entretien, notamment :
- Entretiens structurés: Il s'agit d'enquêtes quantitatives, souvent des recherches basées sur des enquêtes avec des questions standardisées sous forme de questionnaire. Les réponses sont généralement dans la structure d'une liste à choix multiples et ne sont pas ouvertes.
- Semi-structuré: Comme son nom l'indique, il s'agit d'un cadre mixte de thèmes généraux et de questions préétablies adaptables au contexte de la séance d'entretien. L'intervieweur est libre d'omettre des questions et de jouer avec l'ordre des questions qu'il pose, et les questions sont diverses, ouvertes et fermées.
- Non structuré: Ce format est informel ou conversationnel, où toutes les questions sont ouvertes.
5. Groupes de discussion
Les groupes de discussion sont des entretiens de groupe que vous concevez pour explorer les attitudes des gens sur un sujet particulier. Ils sont un excellent moyen de découvrir les problèmes les plus courants pour le groupe ou la communauté lorsque l'information est limitée.
Pour faire un groupe de discussion, vous devez vous assurer que vous avez un animateur compétent et que vous l'avez bien planifié. Les groupes de discussion peuvent fournir des informations détaillées sur des questions qui concernent une communauté ou un groupe démographique spécifique.
Êtes-vous prêt pour votre prochaine évaluation de projet ?
Les évaluations sont une partie essentielle de tout projet, et elles vous aident à confirmer si vous avez atteint les buts et objectifs de votre projet et peuvent vous aider à établir les meilleures pratiques pour les projets futurs. Si vous ne passez pas en revue ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas après chaque projet, vous vous exposez à la répétition d'erreurs coûteuses.
Si vous cherchez un moyen de rationaliser vos futurs projets, vous pouvez envisager d'utiliser un logiciel de gestion de projet si vous ne le faites pas déjà. Vous voudrez peut-être lire quelques informations sur la façon de commencer si essayer un nouveau logiciel vous semble intimidant.