L'analyse des données peut vous aider à améliorer vos processus grâce à des méthodes de reporting efficaces. Mais parfois, vous avez besoin de plus que de simples chiffres dans une feuille de calcul pour faire valoir votre point de vue. Alors, pourquoi ne pas utiliser des outils de visualisation de données comme des tableaux de bord interactifs ?
Ils peuvent aider à signaler les campagnes, à augmenter les conversions, les analyses, etc. Dans cet article, nous expliquerons comment créer un tableau de bord interactif avec un exemple et fournirons également des conseils pour concevoir de beaux tableaux de bord dans Excel.
1. Organisez vos données source et créez une mise en page
Un tableau de bord bien conçu est un puissant outil de reporting qui peut vous aider à visualiser et à communiquer vos données. La première étape consiste à s'assurer que vos données sont exemptes d'erreurs et correctement organisées en lignes et en colonnes avec des en-têtes appropriés.
Vous pouvez utiliser des tableaux de bord dans n'importe quel secteur, mais ils sont particulièrement utiles dans les domaines de la finance, des ventes et du marketing.
Lors de la conception d'un tableau de bord, n'oubliez pas qu'il doit être facile à naviguer pour les utilisateurs finaux. L'étape suivante consiste à décider du type de mise en page en fonction des informations à afficher.
Pour notre exemple, créons un tableau de bord qui affiche les informations suivantes sur une feuille :
- Cellules A3 - T5: état du projet
- Cellules A7-T16: Aperçu et données financières du projet.
- Cellules A15- U25: avancement du projet et carte thermique.
Créez une nouvelle feuille de calcul Excel intitulée "Tableau de bord". C'est ici que vous construirez votre tableau de bord en ajoutant des éléments. L'utilisation de styles de texte et de polices qui correspondent à la voix, au ton et à la personnalité de votre marque ou de votre marque est également une bonne idée.
2. Créez des tableaux croisés dynamiques pour organiser vos données
UN le tableau croisé dynamique facilite l'organisation de vos données dans Excel en groupes. Vous pouvez utiliser l'outil pour compter, résumer, multiplier des valeurs et effectuer plusieurs actions dans ces groupes.
Pour démontrer le fonctionnement réel de ces tableaux de bord interactifs, nous allons créer un tableau de bord interactif "Projets indépendants" à titre d'exemple.
Vous devrez organiser vos données dans un format tabulaire. Pour cela, utilisez le raccourci clavier CTRL + T et sélectionnez les données. À cette fin, nos données sources ressembleront un peu à ceci :
- Une fois terminé, ouvrez une nouvelle feuille de calcul et étiquetez-la comme Tableau croisé dynamique.
- Dans la feuille de calcul, nous allons créer un tableau croisé dynamique en accédant au Insérer option sur le ruban. Sélectionnez la plage de données pour votre tableau.
- Il est maintenant temps de choisir les champs de votre tableau croisé dynamique.
- En suivant notre exemple ci-dessus, sélectionnez les champs—Tâche, Nom du responsable, Dates de début et de fin du projet, Durée, Jours d'achèvement, Progrès, etc. pour vos étiquettes de ligne.
- Pour les étiquettes de colonne, attribuez des valeurs budgétées et réelles
- Une fois que les données apparaissent dans votre feuille de calcul, organisez-les dans un format tabulaire. Pour ce faire, accédez à la section mise en page dans Conception > Mise en page du rapport, et sélectionnez Afficher sous forme tabulaire à partir des options déroulantes.
- Dissociez les données en cliquant avec le bouton droit sur les champs de données. Vous devrez également désactiver les sous-totaux. Pour cela, rendez-vous sur Onglet Conception > Sous-totaux > Ne pas afficher les sous-totaux. Maintenant, votre tableau croisé dynamique ressemblerait à ceci :
- Pour choisir une couleur de tableau croisé dynamique, accédez à la Onglet Conception > Styles de tableau croisé dynamique.
- Désactivez les en-têtes réductibles en allant à Analyser le tableau croisé dynamique > Afficher (coin extrême droit). Éteins le Boutons +/-.
- Pour mieux organiser vos données, accédez à Conception > Mise en page du rapport > Répéter toutes les étiquettes d'élément.
3. Appliquer les formules appropriées
Il est crucial de vous assurer que vous utilisez les bonnes formules, sinon vos données seront inexactes et trompeuses.
Pour notre exemple, commençons par compter le nombre de projets dans différentes catégories: commencés, en cours ou terminés. Pour ce faire, nous devrons utiliser le NB.SI et NB.SI les fonctions.
- Créer un nouveau "Calculs" feuille de calcul pour travailler avec des formules et des graphiques lors de la création de votre tableau de bord.
- Entrez l'état des projets (« Travail en cours », « Projets actifs restants », « Terminé avant la date d'échéance » et « Terminé ») dans des lignes consécutives, comme indiqué ci-dessous.
- Ensuite, sélectionnez le Progrès (%) colonne dans votre tableau croisé dynamique. Le nombre total de tâches s'élève à 32.
- À l'aide de la ou des fonctions NB.SI(S), vous pouvez calculer le nombre de projets classés sous les sous-titres comme suit.
- Selon la nature des projets pour lesquels vous utilisez des filtres, assurez-vous d'inclure les colonnes de données appropriées dans votre feuille de calcul de tableau croisé dynamique. Pour les projets actifs, il est logique d'utiliser le Progrès alors que pour les projets annulés, utilisez la colonne Annulé.
4. Utiliser des éléments visuels, des diagrammes et des graphiques
À l'aide des formules et de la mise en forme visuelle appropriées, vous pouvez créer des tableaux ou des graphiques significatifs qui vous aident à mieux comprendre vos données. Dans cet exemple, essayons d'ajouter un graphique pour les projets terminés; suivez les étapes ci-dessous :
- Dans votre feuille de calculs, regardez la cellule B7 comme indiqué ci-dessus.
- Pour tracer votre graphique, commencez par sélectionner les cellules D7 et E7.
- Ensuite, allez à Insertion > Tous les graphiques > Graphique Sunburst ou Donut.
- Une fois le graphique affiché, cliquez sur le plus (+) symbole à droite pour accéder aux options de formatage. Choisir Éléments du graphique comme vous le souhaitez.
- Cliquez sur différentes parties du graphique pour afficher les options de mise en forme telles que Formater les séries de données, la zone de tracé, etc. En utilisant ceux-ci; vous pouvez facilement personnaliser les couleurs, les titres, les bordures et d'autres attributs de votre graphique.
- Une fois cela fait, vous pouvez copier et coller le graphique en haut de votre tableau de bord et l'aligner en conséquence.
Pour les autres lignes, sélectionnez les données souhaitées dans le Calculs feuille et répétez le processus ci-dessus pour tous les autres tableaux ou graphiques que vous souhaitez inclure.
5. Ajouter des paramètres et des onglets interactifs
Vous pouvez facilement ajouter des éléments tels que des cartes thermiques, des icônes, des trancheuses et des barres de défilement à votre tableau de bord pour le rendre plus intéressant, informatif et engageant pour votre public. Examinons de plus près certains d'entre eux.
Insérer des segments pour l'interactivité
Les slicers sont de petits onglets qui vous permettent de filtrer les données de votre tableau de bord en temps réel. Voici comment les ajouter à votre tableau de bord :
- Sélectionnez les cellules qui contiennent vos données.
- Naviguez vers le Onglet Insertion > Filtres > Trancheur.
- Choisissez le type de slicer souhaité dans le menu déroulant, puis cliquez sur D'ACCORD.
- Pour les aligner horizontalement, cliquez sur le Rubrique boutons dans un onglet Slicer séparé. Vous pouvez également les laisser tels quels, selon l'apparence que vous souhaitez donner à votre tableau de bord.
Pour notre tableau de bord, nous ajouterons des segments pour les en-têtes—Gestionnaires et Projets. Voici comment procéder :
- Sélectionnez les données dans votre Calculs feuille et sélectionnez ces options dans le menu déroulant.
- Ensuite, vous devrez lier les segments à vos tableaux croisés dynamiques. Pour ce faire, faites un clic droit sur le slicer, puis cliquez sur Connexions de rapport.
- Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez tous les tableaux croisés dynamiques et graphiques croisés dynamiques, puis cliquez sur D'ACCORD.
Les barres de défilement vous permettent d'afficher des données mises à jour, ce qui est utile si vous regardez quelque chose qui change au fil du temps.
- Pour ajouter une barre de défilement, accédez à la Développeur languette. Gardez à l'esprit que cette option n'est pas activée par défaut.
- Pour activer l'onglet Développeur, accédez à Fichier > Options > Personnaliser le ruban.
- Sous le Principal onglet, vérifiez l'onglet Développeur boîte.
- Pour insérer la barre de défilement, accédez à la Onglet Développeur > Insertion > Champs de formulaire. Passez la souris sur les options et sélectionnez le Barre de défilement.
- Faites-le glisser et placez-le dans la ligne ou la colonne de votre choix dans votre tableau de bord
Ajouter un onglet de présentation rapide (de projet)
Pour obtenir un aperçu rapide des détails du projet, vous pouvez importer les données du tableau croisé dynamique dans votre tableau de bord. Nous allons utiliser la fonction INDEX, comme indiqué ci-dessous. Notre tableau de données se compose des cellules B8 à K40 dans l'onglet Tableau croisé dynamique.
Pour faire apparaître les données de notre tableau croisé dynamique, nous allons saisir la fonction :
=INDEX('Tableaux croisés dynamiques'!$B$8:$K$40,'Tableaux croisés dynamiques'!$B$6 + LIGNES(Tableau de bord!$A$13:F17)-1,COLONNES(Tableau de bord!$A$13:F17))
Maintenant, notre tableau de bord ressemble à ceci :
Appliquer la mise en forme conditionnelle
Maintenant que nous avons créé un onglet de présentation rapide du projet, vous souhaiterez peut-être mettre en évidence les pourcentages de mise à jour du projet. Vous pouvez facilement utiliser la mise en forme conditionnelle pour appliquer des échelles de couleurs ou des barres de données pour ce faire. Cela vous permettra de voir en un coup d'œil quels projets sont terminés et lesquels nécessitent plus de travail.
Ici, nous avons utilisé une échelle à trois couleurs pour mettre en évidence l'avancement des projets individuels, comme indiqué ci-dessous :
Ajouter des cartes thermiques pour afficher les valeurs entre les dates
Les cartes thermiques sont des outils de visualisation qui peuvent être utiles pour mettre en évidence des modèles dans vos données. Par exemple, vous pouvez utiliser une carte thermique pour afficher le nombre de fois que les visiteurs ont cliqué sur différentes parties de votre page Web.
Tout d'abord, vous devrez créer un tableau avec les données que vous souhaitez voir cartographiées. Dans notre exemple, nous avons calculé le nombre de projets entre deux dates à l'aide de la fonction COUNTIFS, comme indiqué ci-dessous.
Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour appliquer des règles à différentes parties de votre tableau. Le tableau de bord terminé ressemblerait à ceci :
Tableaux de bord Excel interactifs: analysez et communiquez les indicateurs clés
Les tableaux de bord Excel sont un excellent moyen de visualiser les données, et nous espérons que ce guide pourra vous aider à en créer un spécifique à vos besoins. Interactifs et dynamiques, ces outils utiles peuvent aider les décideurs dans une analyse rapide et facile des données pertinentes.
Avec juste un trait ou deux de créativité, les feuilles de calcul Excel peuvent aller bien au-delà de la norme et vous pouvez créer quelque chose de vraiment engageant et présentable.
