Excel a longtemps été considéré comme le meilleur outil pour les analystes de données. Mais les usages d'Excel ne se limitent pas aux personnes qui travaillent régulièrement sur des données. En tant que profane, il existe de nombreuses utilisations d'Excel, ce qui peut faciliter vos responsabilités professionnelles quotidiennes. Vous pouvez tout faire, du maintien de la fréquentation d'un bureau/d'une école à la création de budgets élaborés pour gérer vos dépenses mensuelles dans Excel.
La flexibilité d'Excel, son utilisation polyvalente et ses fonctions faciles à utiliser en font l'une des applications les plus appréciées. Si vous êtes un utilisateur régulier d'Excel, voici quelques façons d'utiliser l'application dans certains domaines connexes.
1. Gestion de l'information
Excel a des utilisations répandues dans un environnement commercial, en particulier lors de la gestion de cadres communs. De son utilisation pour générer des rapports sur les ventes à la préparation de suivis d'inventaire, il y a un peu de tout dans Excel. Voici quelques éléments que vous pouvez utiliser Excel dans le domaine de la gestion de l'information :
- Suivi de l'inventaire des ventes: Excel a fait ses preuves dans le secteur de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Puisqu'il peut contenir plusieurs lignes de données, c'est un choix préféré pour les entreprises et les organisations qui traitent des produits et des services. Chaque fois que vous suivez l'inventaire, vous pouvez créer de nombreux pivots et fonctions pour suivre les différents niveaux de produits. De cette façon, vous ne pouvez jamais vous tromper avec votre gestion des stocks et rester au top de vos commandes et réapprovisionnements. Pour de meilleurs résultats, vous pouvez créer un formulaire de saisie de données automatisé dans Excel pour faciliter vos problèmes de gestion de données.
- Traqueurs de présence : En tant qu'entreprise centrée sur les employés, vous pouvez utiliser Excel pour suivre le temps de rapport de vos employés, gérer leur présence et créer des tableaux de bord élaborés pour suivre leurs horaires de travail réguliers. Chaque élément est lié à un tableau de bord plus complet, dans lequel vous pouvez obtenir un instantané consolidé des allées et venues de vos employés.
- Rapports sur les performances : Imaginez que vous deviez calculer mensuellement les mesures de performance et les indicateurs clés de la personne (KPI) de vos employés. Excel offre tout, de la gestion des enregistrements essentiels à tout avoir en une seule fois. Travaillez avec des tableaux de bord élaborés, appliquez diverses formules et utilisez leurs fonctions VBA à multiples facettes pour automatiser vos tâches habituelles.
2. Gestion du temps
Saviez-vous que vous pouvez utiliser des feuilles Excel pour créer vos suivis de productivité et de temps? Oui, tu l'as bien lu; Excel a un vaste potentiel inexploité pour utiliser ses fonctions temporelles pour effectuer diverses spécificités liées à la date et à l'heure. Certaines utilisations courantes d'Excel pour la gestion du temps incluent :
- Planificateurs quotidiens
- Rotas de projet
- Roadmap Trackers pour gérer les délais de formation aux processus
La liste est non exhaustive; il existe de nombreuses autres façons d'utiliser Excel pour la gestion du temps. Pour monter d'un cran, vous pouvez même créer un Pomodoro Tracker dans Excel pour rester concentré sur vos tâches.
3. Planification des objectifs et suivi des progrès
La planification des objectifs est une tâche essentielle dans tous les domaines de la gestion de projet. Par exemple, vous pouvez créer des outils élaborés de suivi du temps comme des diagrammes de Gantt et d'autres feuilles d'objectifs axées sur les tâches pour stimuler la productivité dans Excel.
En créant et en définissant des jalons, vous pouvez suivre les progrès par rapport à vos objectifs et cartographier les progrès par rapport à chaque aspect avec une relative facilité. Vous pouvez automatiser certaines tâches pour suivre votre progression lorsque d'autres collaborateurs ajoutent leur progression à un classeur commun.
4. Gestion budgétaire et suivi financier
Excel est l'ami de tous les comptables; lorsque vous devez créer des suivis de dépenses mensuels détaillés pour votre organisation, vous pouvez utiliser diverses fonctions comptables et mathématiques intégrées pour suivre vos finances, vos budgets et comptes. Les organisations et les entreprises de différentes formes, tailles et formes utilisent Excel en conjonction avec d'autres outils comptables et financiers pour améliorer leurs normes comptables.
Vous pouvez créer des tâches comptables et financières détaillées pour améliorer vos rapports. En fait, avec les pivots, la mise en forme conditionnelle et les formules, vous pouvez créer des alertes intégrées dans Excel pour mettre en évidence les aspects importants pertinents pour votre entreprise.
5. L'analyse des données
L'analyse des données fait partie intégrante de chaque organisation, et de nombreux analystes de données continuent de privilégier Excel pour effectuer des tâches axées sur les données. Vous pouvez tout faire, de la création de rapports de performances élaborés aux calculs d'hypothèses basés sur l'analyse dans Excel. La fonctionnalité et la polyvalence d'Excel avec d'autres systèmes et outils d'analyse de données ont pris le pas sur tous les autres systèmes de suivi du marché.
Il s'intègre à plusieurs logiciels et vous pouvez stocker des rangées de données sans fin dans des feuilles. Tu peux combiner plusieurs classeurs Excel avec Python et d'autres langages de programmation, sans lever le petit doigt.
6. Visualisation de données
Les entreprises et les entreprises s'appuient sur les données pour alimenter leurs connaissances. Ces informations sont utiles lorsque vous devez prendre des décisions éclairées pour prédire l'avenir.
Quelle est la meilleure façon d'obtenir des informations? C'est simple; vous visualisez les données, afin que les gens puissent rapidement comprendre ce que vous essayez de leur dire. Créez plusieurs graphiques ou chargez ces fiches techniques dans des logiciels de visualisation tels que Tableau et PowerBI pour donner vie à vos données.
La polyvalence d'Excel est mise en avant, car vous pouvez créer des graphiques et des visualisations élaborés dans l'application sans vous aventurer sur d'autres plates-formes. Néanmoins, il est bon de savoir que des options d'intégration externes sont disponibles si jamais vous avez besoin d'emprunter cette voie.
7. Gestion des dépenses
Les ménagères et les ménages utilisent Excel pour suivre leurs dépenses quotidiennes. Imaginez avoir une simple feuille qui contient tous vos revenus mensuels et toutes les dépenses possibles, des grosses dépenses aux petites dépenses.
Ajoutez des formules pour calculer automatiquement votre revenu résiduel et vos prouesses en matière de dépenses pour le mois. Bien que vous n'ayez pas besoin de créer vous-même des trackers comptables élaborés, vous pouvez toujours travailler avec des trackers simples pour gérer vos revenus et vos dépenses mensuelles. Si vous êtes un adepte des suivis de dépenses sur papier, vous pouvez même utiliser des suivis de dépenses imprimables gratuits pour vous aider à respecter votre budget.
8. Calculs rapides
Excel est devenu un outil incontournable pour les personnes qui souhaitent effectuer différents calculs. Imaginez que vous vouliez calculer votre prochain versement hypothécaire, mais au lieu d'utiliser un stylo et du papier pour faire les calculs, vous pourriez rapidement créer un classeur Excel et commencer à faire des estimations.
Excel, en tant qu'application, est pratique et très utile pour effectuer des calculs rapides car il dispose d'une variété de formules fonctionnelles pour vous aider à démarrer.
Utilisation d'Excel au quotidien
Excel est un langage merveilleux, et vous pouvez en tirer le meilleur parti, surtout si vous maîtrisez les différentes fonctionnalités, formules et procédures. Cependant, pour vous assurer que vous l'utilisez correctement, vous devez l'apprendre des experts. De nombreux cours gratuits et payants sont disponibles sur certaines plateformes célèbres, notamment Udemy et quelques autres plateformes. Vous pouvez choisir un cours qui correspond à vos besoins d'apprentissage.