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La prise de notes est une partie essentielle de chaque réunion. Parfois, il peut être difficile de trouver le moyen le plus efficace de prendre des notes.
Bien qu'il existe de nombreuses applications de prise de notes, il est parfois gênant d'avoir trop d'applications sur votre appareil. Cela est particulièrement vrai si vous souhaitez partager vos notes et que vous ne savez pas si vos collègues utilisent les mêmes applications de prise de notes.
Heureusement, Microsoft Excel facilite la prise et le tri de vos notes de réunion. Il vous aide à organiser vos notes de réunion tout en garantissant que presque tout le monde peut ouvrir et lire vos notes. Voici comment procéder.
1. Définissez votre agenda
Pour commencer vos notes de réunion, consultez d'abord l'ordre du jour de la réunion. Si vous n'avez pas d'ordre du jour prédéfini pour la réunion, dressez une liste des sujets susceptibles d'être abordés lors de la réunion à utiliser pour l'étape suivante.
Une fois que vous avez répertorié vos éléments de l'ordre du jour, ajoutez chaque élément dans une cellule distincte au sein de chaque rôle ou colonne. Choisir des lignes ou des colonnes est correct, mais vous devez vous assurer de ne choisir qu'un seul format afin que tous les éléments répertoriés soient alignés.
2. Lister les participants
Ensuite, faites une liste de tous les participants à la réunion. Prenez cette liste de participants et ajoutez chaque nom à chaque cellule d'une ligne ou d'une colonne.
L'utilisation de lignes ou de colonnes dépend de ce que vous avez choisi à l'étape précédente. Si vous avez choisi d'utiliser une colonne pour les points de l'ordre du jour, utilisez une ligne pour les noms. De même, si vous avez sélectionné des lignes pour les éléments de l'ordre du jour, utilisez une colonne pour les noms.
Pendant la réunion, ajoutez vos notes à chaque cellule pertinente. Par exemple, si le participant 2 commente le point 3 de l'ordre du jour, ajoutez une note dans la cellule correspondante.
3. Organisez vos notes
Continuez à ajouter des notes tout au long de la réunion. Lors de la rédaction, assurez-vous de utiliser des techniques efficaces de prise de notes. Une fois la réunion terminée, il est temps d'organiser les notes. Bien que vous puissiez copier et coller des notes dans un autre document pour trier les notes, il est beaucoup plus facile de les trier dans Excel.
Pour trier vos notes après la réunion, proposez un système de classement par code couleur pour vos notes. Par exemple, vous pouvez utiliser le vert pour les notes qui peuvent se transformer en éléments exploitables.
Lorsque vous développez un système pour organiser vos notes, commencez le processus de codage couleur de vos cellules. Pour ce faire, sélectionnez une cellule avec une note, choisissez le pot de peinture et choisissez la couleur souhaitée.
Une fois que vous avez codé vos notes par couleur, vous pouvez les trier davantage. Pour ce faire, utilisez mise en forme conditionnelle dans Excel pour trier les notes par couleur. Cela vous permettra de trier les notes similaires ensemble. Lorsque toutes vos notes seront triées, il sera plus facile de déterminer les prochaines étapes à suivre.
Gardez une trace de vos notes dans Excel
Il existe de nombreuses façons de prendre des notes de réunion. L'un des moyens les plus efficaces de prendre des notes est de le faire à l'aide d'Excel. Cette méthode est particulièrement pratique lorsque vous devez garder une trace des notes en fonction du point de l'ordre du jour auquel elles se rapportent et de la personne qui a présenté l'idée.
Ce style de prise de notes facilite également l'organisation de vos notes après la réunion. Mais quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous de suivre les idées de la réunion.
