3 façons d'organiser votre recherche d'emploi avec des feuilles de calcul Excel

La recherche d'un emploi sur le marché actuel est un processus souvent complexe. Sans les stratégies organisationnelles appropriées, la recherche d'un emploi peut rapidement devenir un gâchis compliqué. Combiner des milliers de résultats d'emploi sur plusieurs sites Web et envoyer des centaines de CV par courrier électronique peut rapidement devenir déroutant.

Maintenir une recherche d'emploi organisée est essentiel pour les demandeurs d'emploi qui cherchent à décrocher une nouvelle opportunité de carrière. L'organisation des emplois potentiels en fonction de la catégorie, le grattage du Web pour créer une liste de résultats filtrable et l'automatisation des e-mails peuvent simplifier le processus. Heureusement, Excel est livré avec plusieurs fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer votre recherche et à garder vos applications en ordre.

1. Organisation des emplois par catégorie dans Excel

Si votre recherche d'emploi vous oblige à rechercher dans plus d'un type d'industrie, il est impératif de les classer par catégorie. Envoyer le mauvais CV à une ouverture pourrait signifier ne pas obtenir d'entretien.

Pour chaque poste auquel vous postulez, ajoutez-le à une liste continue dans une feuille de calcul Excel. Indiquez le titre du poste, l'entreprise, la catégorie d'emploi et votre point de contact au sein de l'entreprise si vous en avez un.

Avec les postes classés, vous pouvez faire plusieurs choses pour vous assurer de ne pas faire de faux pas avec d'autres candidatures. Lorsqu'il s'agit de postuler à plus d'un type d'emploi, vous devez avoir un CV et une lettre de motivation pour chacun.

Vous pouvez soit les pré-créer et avoir des copies en attente d'envoi, soit vous pouvez utiliser la fonction SUBSTITUTE d'Excel pour les générer automatiquement.

Si vous avez plusieurs copies de votre CV et de votre lettre de motivation prédéfinies, vous pouvez accéder facilement à la bonne copie au bon moment. Quelques fonctions IF imbriquées, ou une simple fonction SWITCH, peuvent garantir que vous n'envoyez pas les mauvaises copies.

=CHANGER(F2, "La mise en réseau", ResumeList! A1, "Développement", ResumeList! A2, "Soutien", ResumeList! A3, "Informatique générale", ResumeList! A4, liste de CV! A1)

En utilisant une fonction comme celle ci-dessus, vous pouvez extraire des liens vers des CV stockés sur une autre feuille. Cependant, Excel facilite la création d'un seul modèle, puis utilise la fonction SUBSTITUTE d'Excel pour faire le gros du travail.

L'imbrication de plusieurs fonctions SUBSTITUTE dans une seule formule vous permet de créer rapidement et facilement des communications de formulaire. L'enchaînement de plusieurs SUBSTITUTES et conditionnels IF ou SWITCH peut transformer un modèle ou une série de modèles en e-mails d'introduction ou de suivi.

Excel peut prendre une série de modèles comme ceux ci-dessous et les convertir en un e-mail complet et prêt à être envoyé.

À l'aide d'une fonction rapide, vous pouvez combiner chacun de ces modèles en une seule lettre de motivation cohérente.

Chaque cellule utilise un ensemble de substitutions simples comme celle ci-dessous de G2 pour créer le texte :

=SUBSTITUER(Feuille4!A1, "{ Nom du contact }", C2)

Ici, le nom du contact pour le poste est stocké dans C2. Vous pouvez également utiliser des conditionnels pour mélanger différents modèles en fonction de la catégorie de chaque poste ou de mots spécifiques dans le titre du rôle.

La mise en forme dans le produit final peut être réalisée à l'aide de la fonction CHAR(10) pour produire des sauts de ligne. Vous pouvez envelopper tous les paragraphes dans une fonction CONCAT pour produire un e-mail fini :

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Sheet4!A5, CHAR(10), Feuille4!A6)

2. Utilisation d'Excel pour analyser les données Web récupérées

La plupart des sites d'emploi vous permettront de filtrer les postes avec quelques options de base, par exemple, en fonction du titre, du lieu et des compétences. L'application de filtres supplémentaires à ces résultats peut vous aider à tirer le meilleur parti de chaque application.

Les fonctions d'Excel facilitent l'application d'un filtrage avancé à une liste de résultats de travaux potentiels. Vous pouvez supprimer automatiquement tout emploi dont le salaire est inférieur à un seuil spécifique ou n'inclure que les emplois nécessitant des compétences spécifiques. Excel vous permettra d'appliquer autant de filtres que vous le souhaitez à un jeu de données pour obtenir les résultats les plus pertinents.

La première chose dont vous aurez besoin est une liste d'emplois des différents sites que vous essayez de parcourir. Le moyen le plus rapide d'obtenir cette liste consiste à utiliser un extension Google Chrome de grattage Web ou candidature. Il existe de nombreuses options intéressantes disponibles en ligne, rapides à configurer et conviviales.

Si vous recherchez une option gratuite, Google Sheets propose une fonction IMPORTXML intégrée qui peut être utilisée pour récupérer des données Web.

Une fois que vous avez extrait un jeu de données, vous devez l'importer dans Excel. Excel inclut un importateur XML intégré qui peut simplifier l'extraction de grands ensembles de données récupérés. Utilisez la fonctionnalité d'importation disponible après avoir a déverrouillé cet onglet Développeur caché sur le ruban.

Au cours de l'importation, vous serez invité à configurer votre nouvel ensemble de données. Pour de meilleurs résultats, essayez de normaliser vos données autant que possible lors de l'importation. Assurez-vous que les mêmes données de chaque site se retrouvent dans la même colonne, de préférence avec le même format.

Une fois vos données entièrement importées, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de filtre d'Excel pour trier rapidement votre liste de prospects. Cela vous donnera un contrôle précis sur vos résultats de recherche, vous permettant de postuler uniquement aux postes les plus pertinents.

3. Envoyer automatiquement des communications depuis Excel

Dans le marché du travail d'aujourd'hui, il est impossible de décrocher un emploi sans pouvoir envoyer des centaines d'e-mails. Pouvoir automatiser le processus est essentiel. Générer une communication sous forme de formulaire est une excellente première étape. Votre meilleure option, cependant, est d'envoyer des e-mails directement à partir d'Excel.

Il existe deux façons différentes d'accomplir cela dans Excel. La manière la plus complexe est utiliser VBA pour créer une macro capable d'envoyer des e-mails à partir d'Excel. Cependant, le moyen le plus simple de le faire consiste à utiliser la fonction HYPERLINK intégrée d'Excel.

HYPERLINK permet aux utilisateurs de créer des liens qui ouvriront leur application de messagerie par défaut et de préremplir un message. La fonction peut renseigner l'e-mail d'envoi, l'objet, le corps de l'e-mail et, si nécessaire, un CC pour l'e-mail.

Créer un lien email automatique est facile à réaliser avec une fonction comme celle ci-dessous :

=HYPERLIEN("mailto:" & A2 & "?sujet=" & E2 & "&corps=" & F2, "Envoyer un e-mail")

La fonction va créer un lien dans Excel qui, une fois cliqué, ouvre votre client de messagerie avec l'intégralité de l'e-mail que vous devez envoyer déjà rempli. Il ne vous restera plus qu'à cliquer sur le bouton envoyer.

En utilisant la fonction HYPERLINK et la correspondance générée automatiquement ci-dessus, vous pouvez facilement envoyer des e-mails en masse.

Excel est le moyen idéal pour organiser votre recherche d'emploi

Les outils d'Excel peuvent organiser votre recherche d'emploi et augmenter les chances que vos candidatures parviennent aux bonnes mains. De la personnalisation rapide des formulaires de communication pour chaque poste à l'envoi automatique d'e-mails, Excel peut facilement vous aider dans votre recherche d'emploi.

Il peut garder vos candidatures organisées et filtrer les offres d'emploi potentielles pour vous assurer que vous ne postulez qu'aux postes les plus pertinents avec la version la plus ciblée de votre CV.