Comment créer une carte temporelle pour améliorer votre productivité

À quelle fréquence vous retrouvez-vous perdu, incapable de gérer le flot incessant de tâches qui vous sont confiées? Vous êtes allongé sur votre lit la nuit en pensant à tout le travail que vous auriez pu accomplir pendant la journée mais que vous n'avez pas pu.

Vous réfléchissez à la façon dont vous auriez pu mieux gérer votre temps et en faire plus. Mais la journée est perdue. Si seulement vous aviez fait toute cette planification à l'avance. Si le scénario ci-dessus décrit votre situation, vous devez envisager la cartographie temporelle.

Qu'est-ce que la cartographie temporelle? En quoi est-ce différent du blocage du temps?

La cartographie du temps fait référence au processus de création d'un cadre qui cartographie vos activités (travail, réunions, engagements personnels) par rapport au temps. Il est facile de confondre la cartographie du temps avec la planification ou les méthodes de gestion du temps conventionnelles telles que le blocage du temps. Cependant, il y a une différence notable.

Une carte temporelle offre une vue globale de votre journée, semaine ou mois. Il clarifie la façon dont vous êtes censé passer vos journées, ce que vous devez faire et quand. Une fois que vous avez un aperçu de la façon dont vous envisagez de passer votre temps, vous pouvez commencer à planifier des blocs de temps pour les tâches hautement prioritaires (blocage de temps).

Contrairement à d'autres méthodes de gestion du temps, la cartographie du temps ne consiste pas seulement à allouer du temps au travail. C'est le plan complet de la façon dont vous passez votre temps, du travail et des passe-temps aux loisirs et au temps en famille. Et une fois que vous avez pris l'habitude de cartographier le temps, la magie opère.

Vous obtenez une carte claire de ce que vous devez faire, de sorte que la fatigue de la décision disparaît. Les jours de jonglage entre divers projets disparaissent car vous avez déjà planifié des blocs de temps pour des tâches hautement prioritaires. Vous savez quand il est temps de travailler et quand il est temps de laisser tomber vos soucis et de prendre une tasse de café chaud. Vous n'êtes plus pressé et vous faites plus de travail.

Ça sonne bien, non? Parlons de la façon de créer une carte du temps pour augmenter la productivité et prendre le contrôle de votre vie.

Comment créer une carte temporelle pour améliorer la productivité

Il n'y a pas de méthode standard pour créer une carte temporelle car la carte temporelle est personnelle. Les gens ont des objectifs, des tempéraments et des circonstances différents. Ce qui fonctionne pour l'un peut ne pas fonctionner pour un autre. Cependant, le guide suivant donne une esquisse d'un processus de création de carte temporelle typique que vous pouvez suivre et modeler en fonction de vos circonstances spécifiques.

Étape 1: Réfléchissez à la façon dont vous passez votre temps

Avant de commencer à créer une carte temporelle, il est essentiel de vous demander: pourquoi créez-vous une carte temporelle et qu'espérez-vous accomplir? Ce sont des questions importantes qui ont un impact sur l'efficacité de la cartographie du temps pour vous. C'est pourquoi il est crucial d'être honnête en répondant à ces questions.

Vous pouvez commencer par réfléchir à la façon dont vous passez votre temps au cours d'une journée moyenne. Êtes-vous satisfait de votre routine actuelle? Sinon, réfléchissez à ce que vous aimeriez améliorer. N'oubliez pas que vous créez une carte du temps pour vous-même.

Cela signifie que vous devez tenir compte de votre personnalité, de vos heures de pointe productives et de vos habitudes lorsque vous répondez à ces questions. Par exemple, si vous savez que vous travaillez mieux tard le soir, vous pouvez définir des plages horaires pour vos tâches les plus prioritaires la nuit afin d'assurer une efficacité maximale.

Une fois que vous avez pris une vue d'ensemble de votre style de vie, considéré les défauts de votre routine, noté le choses que vous voulez améliorer, et réalisé ce que vous voulez réaliser avec votre carte temporelle, passez à la suivante marcher.

Étape 2: Créer une liste de tâches

Dressez la liste des activités que vous voulez faire dans un laps de temps défini. Pour votre première carte, il est préférable de s'en tenir à un laps de temps plus court, de préférence une semaine. En effet, un délai plus court vous aide à vous fixer des objectifs réalistes et à vous sentir moins dépassé.

Lorsque vous répertoriez vos activités de la semaine, créez des catégories pour les différents domaines de votre vie (travail, loisirs, santé, amis et famille). Vous pouvez facilement gérer vos tâches une fois que vous les avez séparées en catégories pertinentes. Mais n'en faites pas trop. Il est préférable de garder vos catégories entre 3 et 5 pour éviter l'encombrement.

Étape 3: Code couleur des différentes activités

Créer des cartes temporelles n'a pas besoin d'être ennuyeux. Vous pouvez (devriez) ajouter de la couleur aux différentes catégories de la carte temporelle. Cela rend votre carte du temps amusante et les différentes couleurs aident à visualiser votre carte du temps. Mais n'ajoutez pas de couleurs au hasard. Différentes couleurs représentent différents sentiments, donc codez les couleurs en conséquence.

Le vert représente la nature et l'abondance, c'est pourquoi nous avons attribué une couleur verte à ma catégorie de santé dans Clockify.

Étape 4: hiérarchiser les tâches

En énumérant les activités que vous souhaitez accomplir en une semaine, vous vous rendrez compte qu'il n'y a pas assez d'heures pour accomplir toutes les tâches. C'est là que vous devrez commencer à prioriser. La plupart des gens, cependant, ont du mal à établir des priorités. Si c'est toi, utilisez la matrice d'Eisenhower pour hiérarchiser vos tâches.

La matrice d'Eisenhower permet de classer les tâches en quatre quadrants en fonction de leur importance et de leur urgence. Les tâches les plus importantes et les plus urgentes ont la priorité la plus élevée, tandis que les tâches les moins importantes et les moins urgentes sont planifiées pour plus tard, déléguées ou supprimées de la liste des tâches.

Étape 5: Planifier des plages horaires

Une fois que vous avez hiérarchisé les tâches, le blocage du temps est la prochaine étape. Voici comment créer des plages horaires dans votre calendrier :

1. Créez des plages horaires pour les tâches prioritaires.
2. Après cela, créez des plages horaires pour les réunions.
3. S'il vous reste suffisamment de créneaux horaires, créez des plages horaires pour d'autres tâches ou projets importants.

Bien que le processus semble simple, vous ferez des erreurs au départ. Mais ne vous inquiétez pas, vous finirez par vous améliorer. Cependant, pour vous faciliter le processus et minimiser les risques d'erreur, voici quelques conseils à garder à l'esprit :

• Gardez vos plages horaires suffisamment flexibles pour laisser de la place aux appels inattendus et aux distractions inévitables.
• Fixez une heure fixe pour les tâches de routine (petit-déjeuner, jogging matinal, dîner).
• Planifiez des réunions (si possible) dans un seul bloc horaire, car les réunions éparpillées tout au long de la journée peuvent nuire à la productivité.
• N'oubliez pas de créer des blocs de temps pour le repos.
• Laissez des plages horaires vierges pour les événements soudains et inattendus.

Étape 6: Examiner et réviser

Maintenant que vous avez créé votre carte temporelle, il est temps de la revoir. Voyez si votre carte horaire hebdomadaire représente parfaitement la façon dont vous voulez passer votre semaine. Si ce n'est pas le cas, modifiez-le. Par exemple, si vous avez empilé beaucoup de travail intensif le lundi et le mardi, alors que vous avez beaucoup de temps à perdre le mercredi - vous pouvez ajouter une partie du travail le mercredi pour équilibrer tes journées.

Votre carte temporelle n'est pas une ordonnance du tribunal, alors n'hésitez pas à la modifier et à faire les ajustements que vous jugez appropriés. Mais faites-le avant de commencer à le suivre, car changer votre carte horaire à mi-chemin peut perturber l'emploi du temps de toute la semaine.

Tout en suivant votre carte temporelle, voyez si cela fonctionne bien. Demandez-vous: avez-vous été en mesure de le suivre? Cela a-t-il augmenté votre productivité? Y a-t-il des domaines qui doivent encore être améliorés? En fonction de vos réponses, apportez les ajustements nécessaires à vos futures cartes temporelles.

Les logiciels de cartographie du temps ne sont pas une nécessité, mais ils rendent le processus plus efficace. Tout ce dont vous avez besoin est un stylo et du papier pour créer une carte du temps en répertoriant et en hiérarchisant les activités hebdomadaires et en créant des blocs de temps pour la semaine.

Mais il y a un problème avec cela. Vous ne pouvez pas apporter de modifications. Le logiciel de cartographie du temps rend la cartographie du temps plus facile et plus efficace. De plus, votre carte temporelle est toujours accessible sur votre téléphone.

Clockify est l'un des meilleurs logiciels de gestion du temps. Il offre une interface soignée et facile à naviguer et de nombreuses fonctionnalités qui aident à créer des cartes temporelles complètes.

Vous pouvez facilement créer des blocs de temps dans l'application vue calendrier. Cliquez sur n'importe quelle période (qui n'est pas déjà bloquée), et un Ajouter une entrée de temps une fenêtre contextuelle apparaîtra. Remplissez maintenant les détails et cliquez sur le AJOUTER bouton. Répétez le processus pour autant de blocs de temps que vous le souhaitez.

Tu peux utiliser TimeCamp pour gagner du temps, augmenter la productivité, et créez des cartes temporelles. Après avoir ajouté des plages horaires pour la semaine (ou le mois), intégrez Google Calendar dans votre TimeCamp.

Les blocs horaires de votre agenda Google apparaîtront automatiquement sur votre feuille de temps TimeCamp à l'heure indiquée. De plus, TimeCamp offre un suivi automatique du temps, une bouée de sauvetage pour les personnes qui oublient souvent d'ajouter des entrées de temps.

Planyway vous permet d'intégrer Trello, Jira, Google Calendar et Microsoft Teams. Si vous gérez des projets dans Trello et planifiez des réunions sur Google Agenda, il peut être difficile de savoir quoi faire et quand.

Planyway rassemble tout cela en un seul endroit, ce qui facilite la création d'une carte temporelle. Vous pouvez faire glisser des blocs horaires sur le calendrier Planyway, ce qui facilite les ajustements de dernière minute.

De la rédaction d'articles et de l'établissement de budgets à la création d'une liste de surveillance de mes films préférés, vous pouvez faire beaucoup avec la suite Google Docs Editors. La création d'une carte temporelle n'est pas différente.

Google Sheets offre tout ce dont vous avez besoin pour créer la carte temporelle parfaite. Ce qui distingue Google Sheets des autres logiciels de cartographie du temps, c'est la liberté qu'il vous offre. Vous pouvez créer votre carte temporelle comme bon vous semble sans vous limiter à l'interface de l'application.

Mais si vous ne voulez pas vous embêter à créer une carte temporelle à partir de zéro, voici un Modèle de carte temporelle Google Sheets que vous pouvez utiliser et personnaliser.

La procrastination est l'ennemi

La cartographie du temps vous aide à mieux gérer votre temps. Il vous donne une direction et une piste à suivre. Mais vous devez vous y engager pour qu'il montre ses merveilles. Et le plus gros obstacle que vous rencontrerez sur le chemin est la procrastination.

Beaucoup de gens luttent contre la procrastination et utilisent différentes méthodes pour y faire face. Bien que toutes ces méthodes aient leurs avantages, la règle des cinq minutes est l'une des plus efficaces.