Comment transformer les e-mails en tâches et commentaires avec ClickUp

Êtes-vous fatigué de suivre votre liste de tâches en basculant constamment entre votre boîte de réception Gmail et votre espace de travail ClickUp? Eh bien, ClickUp a une solution pour éliminer ce tracas.

Vous pouvez transformer vos e-mails en tâches et en commentaires dans ClickUp sans avoir à quitter Gmail. Nous vous guiderons tout au long de ce processus pour transformer votre façon de travailler afin d'augmenter votre productivité globale.

Si vous souhaitez transférer un e-mail vers la section des commentaires d'une tâche dans Cliquez vers le haut, vous devrez obtenir l'adresse e-mail unique de la tâche. Oui, vous avez bien entendu! Chaque tâche que vous créez dans ClickUp a une adresse unique. Pour obtenir cette adresse, survolez la tâche vers laquelle vous souhaitez transférer les e-mails et cliquez sur le icône de points de suspension.

Dans la liste déroulante, sélectionnez Envoyer un e-mail à la tâche.

Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Copie pour copier l'e-mail de tâche dans votre presse-papiers.

Maintenant, ouvrez Gmail et appuyez sur Ctrl + V dans la barre d'adresse pour coller l'e-mail de la tâche. Vous remarquerez que le texte change immédiatement pour le nom de la tâche ClickUp. Ceci est très utile si vous souhaitez envoyer un autre e-mail à la même adresse. Tapez simplement le nom de la tâche et sélectionnez-le dans les options déroulantes.

Ajoutez une ligne d'objet et un corps à l'e-mail et appuyez sur le Envoyer bouton.

Après avoir envoyé l'e-mail, il apparaît dans la section des commentaires de la tâche (comme illustré dans l'image ci-dessous). Remarquez comment ClickUp identifie l'expéditeur et affiche l'objet et le corps de l'e-mail. Il comprend également un fichier HTML du contenu de l'e-mail, que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur.

Comme pour tout commentaire ajouté à ClickUp, vous pouvez apporter un certain nombre de modifications à l'e-mail transféré. Lorsque vous survolez le commentaire, vous pouvez le modifier, l'afficher en mode plein écran ou l'attribuer à un membre de l'équipe. Les membres de votre équipe peuvent également interagir avec le commentaire en y réagissant avec un emoji ou en laissant une réponse directe.

En cliquant sur l'icône points de suspension du commentaire, vous obtenez des options supplémentaires qui vous permettent de :

• Copiez l'URL du commentaire.
• Ajoutez le commentaire à la zone de description de votre tâche.
• Définissez un rappel pour agir sur le commentaire.
• Supprimer le commentaire.

Créer de nouvelles tâches dans ClickUp par e-mail

Semblable aux tâches dans ClickUp, chaque liste a également une adresse unique. Cela signifie que vous pouvez transférer des e-mails en tant que tâche vers cette liste. Pour obtenir l'adresse d'une liste, survolez le nom de la liste dans la barre de navigation principale et cliquez sur le icône de points de suspension pour ouvrir les paramètres de la liste.

Dans les options du menu déroulant, sélectionnez Envoyer à la liste.

Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Copie pour copier l'e-mail de la liste dans votre presse-papiers.

Collez l'e-mail dans la barre d'adresse de Gmail, ajoutez une ligne d'objet et un corps, puis appuyez sur Envoyer. Cette fois-ci, votre sujet sera le nom de votre tâche dans ClickUp et le corps sera ajouté à la zone de description de la tâche. Tous les fichiers que vous ajoutez à l'e-mail iront dans la section Pièces jointes de la tâche (en plus du fichier HTML que ClickUp joint automatiquement).

Vous pouvez définir des propriétés supplémentaires pour la nouvelle tâche en les ajoutant à la ligne d'objet :

• Cessionnaire: Attribuez la nouvelle tâche à vous-même ou à un membre de l'équipe (par ex. John Doe) en utilisant ou.
• Date d'échéance: Définissez des dates d'échéance en spécifiant des dates exactes comme ou en utilisant un langage naturel tel que, , ou.
• Mots clés: Ajoutez des balises à votre tâche à l'aide de. Si le nom de balise que vous spécifiez n'existe pas, il sera créé automatiquement.

Après avoir envoyé l'e-mail, il apparaît dans votre liste ClickUp spécifiée, comme indiqué dans l'image ci-dessous.

Si vous travaillez fréquemment avec certaines listes dans votre espace de travail, prenez le temps d'enregistrer leurs adresses dans Gmail, afin qu'il soit plus facile d'y accéder rapidement.

Comment transférer automatiquement des e-mails vers ClickUp

Si vous vous retrouvez constamment à transférer des e-mails d'un expéditeur particulier vers ClickUp en tant que tâche ou commentaire, la configuration de l'automatisation vous fera gagner un temps précieux. Ne laissez pas le terme "automatisation" vous intimider: il vous suffit de configurer un filtre de transfert dans Gmail.

Ajouter une adresse e-mail de transfert à Gmail

Avant de pouvoir commencer à transférer des e-mails, vous devez ajouter une adresse e-mail de transfert (de la tâche ou de la liste) à laquelle les e-mails seront envoyés. Pour cela, cliquez sur le icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de Gmail et sélectionnez Voir tous les paramètres.

Sous l'onglet Transfert et POP/IMAP, cliquez sur le Ajouter une adresse de transfert bouton.

Collez votre tâche ClickUp ou votre adresse de liste dans le champ de texte. Assurez-vous d'effacer le texte supplémentaire et les crochets angulaires ajoutés au début et à la fin de l'adresse, puis cliquez sur Suivant. Dans les deux fenêtres contextuelles suivantes qui s'affichent, cliquez sur Procéder alors D'ACCORD.

Lorsque vous ouvrez votre espace de travail ClickUp, le lien de confirmation apparaît comme une nouvelle tâche dans la liste où vous allez transférer les e-mails.

Lorsque vous ouvrez la tâche, cliquez sur le lien de confirmation, qui se trouvera dans la zone de description. Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, cliquez sur Confirmer pour enfin ajouter l'adresse e-mail à Gmail.

Définir des filtres pour transférer les e-mails vers ClickUp

Après avoir ajouté l'adresse e-mail de transfert, vous pouvez maintenant configurer un filtre pour envoyer des e-mails à cette adresse. Dans l'image ci-dessous, le filtre vérifie uniquement que l'expéditeur d'un e-mail a une adresse spécifique.

Lorsqu'un e-mail répond aux critères définis, il sera archivé et transféré à l'adresse ClickUp sélectionnée.

Vous avez terminé avec succès la configuration de l'automatisation pour transférer des e-mails spécifiques à ClickUp. Si vous voulez passer au niveau supérieur, vous pouvez configurer des filtres pour transférer des e-mails vers Slack, et un autre filtre pour transférer des e-mails vers Outlook. Il s'agit d'une fonctionnalité très utile pour désencombrer votre boîte de réception et la garder organisée tout en restant au top de votre liste de tâches.

Désencombrez vos e-mails et restez organisé avec ClickUp

Transformer vos e-mails en tâches et en commentaires dans ClickUp change la donne en matière de gestion de votre flux de travail. En quelques clics, vous pouvez transformer le chaos de votre e-mail en une « tâche à faire » rationalisée et organisée, facile à suivre et à gérer. Et ce n'est que le début - il existe des façons plus créatives d'apprendre à utiliser ClickUp que vous ne connaissez peut-être pas.