Vous avez du mal à gérer votre temps? Découvrez ce qui est le mieux pour optimiser votre productivité: la matrice Eisenhower ou la liste de tâches traditionnelle.
Entre la gestion des e-mails professionnels, la jonglerie avec les tâches ménagères et le temps consacré aux engagements familiaux, il peut être difficile de répondre aux exigences de nos vies personnelles et professionnelles. Une stratégie de gestion du temps peut vous aider à récupérer plus d'heures dans la journée.
Continuez à lire pour découvrir en quoi la matrice Eisenhower diffère de la méthode de la liste de tâches, les forces et les faiblesses de chaque approche et quelle méthode convient le mieux à vos besoins et objectifs.
Les bases de la matrice Eisenhower et des listes de tâches
Une approche populaire de la gestion du temps est la liste de tâches traditionnelle. Cela implique d'écrire une liste de tâches par ordre de priorité et de les parcourir une par une. Bien que cette approche puisse être utile, elle ne tient pas toujours compte du facteur d'urgence.
D'autre part, la matrice Eisenhower permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette méthode peut vous aider à augmenter votre productivité et votre efficacité en vous concentrant sur les tâches les plus importantes tout en vous aidant à identifier les tâches moins critiques que vous pouvez déléguer ou retarder.
Voici quatre facteurs à considérer lors du choix entre les deux.
1. Priorisation
La priorisation lors de la création d'une liste de tâches implique généralement d'écrire toutes les tâches par ordre d'importance et de les parcourir dans cet ordre. Cette méthode peut être efficace pour des tâches simples ou des projets à court terme. Cependant, pour des projets plus complexes ou à long terme, ce n'est peut-être pas l'approche la plus efficace.
La matrice Eisenhower adopte une approche différente de la priorisation. Cela implique de classer les tâches en quatre quadrants différents en fonction de leur urgence et de leur importance :
- Des tâches à la fois urgent et important, comme un projet avec un délai serré.
- Les tâches qui sont important mais pas urgent, comme la planification à long terme ou le développement des compétences.
- Les tâches qui sont urgent mais pas important, telles que des tâches ou des réunions qui peuvent être déléguées ou reportées.
- Les tâches qui sont ni urgent ni important, telles que les tâches à faible priorité.
En catégorisant les tâches de cette manière, la matrice Eisenhower peut vous aider à augmenter votre concentration et votre attention sur les tâches les plus importantes en premier et à éviter d'être ralenti par des tâches moins critiques.
2. Urgence vs. Importance
Avant de catégoriser vos tâches, vous devez les comprendre et les séparer en fonction de leur urgence et de leur importance. Analysez chaque tâche que vous avez à faire en fonction de qui doit la faire et quand elle doit être faite. La question « qui » vous aiderait à comprendre à quel point c'est important. Si cela nécessite votre attention personnelle, considérez-le comme d'une grande importance.
La question du « quand » vous aiderait à déterminer l'urgence de la tâche, afin que vous puissiez décider du temps qu'il vous reste avant la date limite. Apprendre à différencier et séparer les tâches urgentes des tâches importantes est une autre moyen d'augmenter la productivité en faisant plus en moins de temps.
Alors qu'une liste de tâches sert principalement de rappel pour les tâches, la matrice Eisenhower fournit un cadre pour hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. N'oubliez pas qu'il n'inclut pas de paramètres inhérents pour décider du "qui" et du "quand" des tâches au sein de la matrice elle-même. Cependant, il peut être utilisé efficacement pour prendre de telles décisions.
Par exemple, en évaluant l'urgence d'une tâche, vous pouvez déterminer si elle nécessite une attention immédiate ou si elle peut être planifiée pour une date ultérieure. De même, en considérant l'importance d'une tâche, vous pouvez décider si elle doit être gérée personnellement ou déléguée à quelqu'un d'autre.
Bien que la matrice d'Eisenhower n'englobe pas explicitement ces aspects, elle offre une méthodologie pratique pour les intégrer dans la gestion des tâches. Par conséquent, le cas d'utilisation de la matrice Eisenhower peut être étendu au-delà de la simple hiérarchisation et faciliter ultérieurement prise de décision concernant la délégation et la planification des tâches, domaines où les listes de tâches traditionnelles peuvent tomber court.
3. La flexibilité
Lorsque vous utilisez une liste de tâches, vous avez constamment la pression de faire toutes les tâches imminentes dans un ordre spécifique. Organiser une liste de tâches à l'aide d'éléments d'action signifie également le mettre à jour constamment et réorganiser les tâches en fonction de l'urgence ou de l'importance changeante.
De plus, lorsque vous avez un délai serré, vous n'avez pas le temps d'analyser vos tâches de cette façon et vous risquez de finir par les traiter toutes en même temps, sans tenir compte des avantages d'une liste de tâches.
Lorsque vous hiérarchisez les tâches pour la productivité avec la matrice Eisenhower, cela vous donne la possibilité de choisir en fonction de leur importance et de leur urgence. Lorsque vous avez la liberté de choisir les choses qui doivent être faites de toute urgence, vous avez la possibilité d'effectuer d'autres tâches non urgentes selon vos propres conditions.
En catégorisant vos tâches en différents quadrilatères d'urgence et d'importance, vous pouvez planifier toutes vos tâches à l'avance. Il vous aide également à allouer du temps à toutes vos tâches, en veillant à ce que rien d'important ne passe entre les mailles du filet.
4. Engagement de temps
Avec une liste de tâches, vous cochez les tâches de votre liste au fur et à mesure que vous les terminez. Bien que vous puissiez encore avoir d'autres tâches plus importantes à l'esprit (ce qui peut contribuer à un manque de concentration), la tâche sur laquelle vous travaillez actuellement nécessitera toute votre attention.
Le système Eisenhower Matrix peut vous aider à concentrer votre temps et votre attention sur les tâches relevant du premier quadrilatère. Cela aide à marteler les tâches critiques et à valeur ajoutée au sein de votre flux de travail et à les terminer à temps, vous aidant à éviter les erreurs de gestion du temps aussi.
Choisir la bonne méthode de gestion du temps
Prenons l'exemple de la réalisation d'un projet avec un délai serré. Dans une liste de tâches, vos tâches seront classées dans un ordre chronologique simple. Cependant, avec la matrice d'Eisenhower, les tâches les plus urgentes et les plus importantes tomberaient dans le premier quadrant, indiquant leur haute urgence et leur importance.
Ensuite, vous avez le deuxième quadrant, où vous pourriez avoir une planification à long terme ou un développement des compétences. Ces tâches peuvent être effectuées progressivement car elles prennent plus de temps. Bien que ces tâches n'aient pas d'échéance immédiate, elles sont essentielles et essentielles pour réussir à long terme.
Les tâches relevant du troisième quadrant peuvent être déléguées à vos subordonnés pour s'assurer qu'elles sont terminées dans les délais. Par exemple, vous voudrez peut-être que certains documents soient livrés à votre client avant la fin de la journée. Vous pouvez déléguer la tâche à un coursier, en vous assurant que la tâche est effectuée à temps sans votre participation active.
Les tâches relevant du quatrième quadrant peuvent être à la fois déléguées et retardées puisqu'il ne s'agit ni d'une priorité ni d'une tâche importante. Par exemple, l'achat de nouveaux articles de bureau. Alors que la liste de tâches traditionnelle ne vous rappelle que toutes vos tâches, le système Eisenhower Matrix vous aide à vous concentrer d'abord sur les tâches importantes et urgentes.
Effectuez vos tâches urgentes avec la matrice Eisenhower
Une liste de tâches peut vous aider à gagner du temps sur des tâches à court terme qui ne se reproduisent pas, comme une liste de contrôle ou une liste de courses. Cependant, le système Eisenhower Matrix vous aidera avec les tâches qui se reproduisent ou se poursuivent sur une période progressive.
Vous pouvez choisir et décider quoi, quand et comment effectuer les tâches et vous assurer que les tâches sont effectuées à temps sans délai.