10 erreurs qui rendent votre e-mail d'absence du bureau non professionnel

Vous vous retrouverez à travailler contre la montre avant de partir en congé. Comme la plupart des employés, vous devez déléguer des tâches, terminer les livrables en attente et organiser des réunions. Toutes ces obligations pouvaient prendre une semaine entière.

Compte tenu de votre emploi du temps chargé, vous pourriez négliger des tâches apparemment mineures mais critiques comme la configuration des e-mails d'absence du bureau (OOO). Oui, vous vous précipitez, mais s'il vous plaît, ne copiez pas les modèles. Conservez une image professionnelle et respectable même pendant votre pause en évitant ces 10 erreurs dans votre e-mail d'absence.

1. Abréviation de Out-of-Office en tant que OOO

Utilisez l'abréviation OOO avec parcimonie. Bien que la plupart des gens sachent ce que cela signifie, taper "hors du bureau" semble plus professionnel. Il garde un ton formel. Les personnes conservatrices pourraient même trouver l'utilisation excessive d'abréviations inappropriée dans la communication d'entreprise.

La même règle s'applique aux autres acronymes. Épelez toujours leur première mention - n'utilisez le jargon qu'après les avoir explicitement définis. Faites en sorte qu'il soit aussi simple que possible de comprendre vos e-mails.

Vous pouvez utiliser OOO dans votre ligne d'objet de l'e-mail si la phrase complète est trop longue. Idéalement, restez en dessous de 60 caractères.

2. Abuser de blagues et de jeux de mots

De nombreux employés plaisantent dans leurs e-mails d'absence du bureau. Les remarques spirituelles sur le fait de ne pas répondre parce qu'ils sirotent des margaritas ou nagent avec les dauphins sont courantes. Vous en avez peut-être même reçu auparavant.

Bien que l'humour remonte le moral et favorise la camaraderie, vous devez le faire avec soin. Il y a un temps et un lieu pour les blagues sur le lieu de travail. Et l'envoi massif de jeux de mots via des messages d'absence du bureau peut provoquer des malentendus, en particulier parmi ceux que vous connaissez à peine.

Abstenez-vous d'utiliser des blagues dans les e-mails d'absence du bureau. Vous pouvez les envoyer à des pairs proches, mais évitez les plaisanteries offensantes à propos de votre employeur et de vos collègues. Utilisez des blagues sans danger pour le travail ou pas du tout.

3. Ne pas indiquer quand vous reviendrez au bureau

Bien que cela soit rare, certaines personnes oublient de mentionner leur date de retour dans les e-mails d'absence du bureau. Ils utilisent des modèles génériques ou se concentrent sur des informations inutiles. C'est une erreur non professionnelle et coûteuse. Vos collègues pourraient même penser que vous n'êtes pas fiable pour avoir négligé des détails aussi cruciaux.

Pour plus de clarté, décomposez vos disponibilités. Indiquez vos dates de congé et de retour, puis définissez les périodes auxquelles vous vous connecterez pour répondre aux messages professionnels. Des horaires détaillés minimisent le risque d'e-mails non sollicités ou mal acheminés.

4. Ne pas préciser ce qui constitue une situation d'urgence

Définissez explicitement ce qui constitue une urgence si vous joignez d'autres numéros de contact dans votre e-mail d'absence du bureau. Dire "Sms en cas d'urgence !" est vague. Certains destinataires peuvent dépasser les limites et vous bombarder de demandes liées au travail, interrompant votre pause.

Pour plus de clarté, fournissez des exemples d'incidents susceptibles de se produire. Spécifiez les canaux appropriés pour les préoccupations et les protocoles non urgents lorsque vous vous envoyez directement un message. Et n'hésitez pas à ignorer les collègues qui ignorent ces consignes.

5. Informer tout le monde de votre numéro d'urgence

Arrêtez de joindre vos numéros de contact à tous vos e-mails d'absence du bureau. Certaines personnes dépasseront toujours les limites même si vous définissez des protocoles et des instructions clairs. Malheureusement, tout le monde ne respecte pas les pauses de ses collègues.

Au lieu de vous disputer avec ces personnes, limitez complètement vos interactions avec elles. Ne leur donnez pas vos coordonnées. Confiez votre numéro à quelques personnes triées sur le volet avec qui vous vous entendez à l'intérieur et à l'extérieur du bureau.

Attribuez une personne de contact temporaire au lieu d'envoyer vos coordonnées personnelles en masse. Demandez-leur de gérer vos messages pendant votre congé. Ils doivent organiser les tâches en attente afin que vous puissiez rapidement commencer à travailler dès votre retour au bureau.

Dans des cas comme ceux-ci, recruter un assistant personnel est pratique. Si vous ne pouvez pas en obtenir un, demandez à vos collègues s'ils peuvent répondre temporairement à vos messages professionnels. Assurez-vous simplement de suivre le processus approprié. Déverser votre charge de travail sur des subordonnés aléatoires est abusif et injuste.

7. Partager trop de détails sur les raisons pour lesquelles vous êtes en congé

La transparence sur le lieu de travail est admirable, mais le partage excessif des e-mails d'absence du bureau vous fait paraître non professionnel. Gardez votre vie personnelle privée. La majeure partie de votre message doit comprendre votre date de retour et votre point de contact temporaire, et non la raison de votre congé.

De plus, vous ne devez aucune explication à vos pairs. Gardez secrète la raison de votre pause, sauf si cela a un impact sur les opérations commerciales. Disons que votre partenaire subit une intervention chirurgicale. Dites simplement que vous avez des affaires personnelles à régler au lieu de parler à tout le monde de l'urgence médicale.

8. Dire que vous vérifierez votre boîte de réception par intermittence

Évitez de dire que vous allez vérifier vos messages. Offrir une disponibilité continue par considération va à l'encontre de l'objectif d'envoyer des e-mails d'absence du bureau. Les bénéficiaires pourraient même ne pas respecter votre congé. Ils penseront qu'il est normal de vous appeler et de vous envoyer des messages comme ils le font régulièrement.

Respectez la date de retour indiquée. Bien sûr, vous pouvez consulter votre boîte de réception, répondre aux messages critiques et gérer les tâches, mais ne garantissez jamais votre disponibilité. Vos collègues n'ont aucun contrôle sur vos affaires personnelles.

9. Recyclage des mêmes modèles génériques d'absence du bureau

Les travailleurs occupés ont tendance à recycler leurs e-mails d'absence du bureau. Ils se contenteront de copier et de modifier leurs anciens messages, ce qui leur évitera d'avoir à écrire à partir de zéro. Bien que pratique, il apparaît comme paresseux. Certains destinataires pourraient même avoir l'impression que vous leur avez envoyé un message après coup.

Au lieu de cela, faites preuve de professionnalisme en composant de nouveaux e-mails OOO chaque fois que vous partez en congé. Écrire ne prend pas autant de temps que vous pourriez le craindre. Vous pouvez même vous inspirer de modèles en ligne ou ChatGPT lors de la rédaction d'e-mails difficiles- il suffit de ne pas les copier-coller.

10. Envoi d'e-mails d'absence du bureau uniquement via une seule plateforme de communication

Configurez des messages d'absence du bureau sur vos plateformes de travail. Les entreprises modernes maximisant les outils numériques, il est courant pour les employés de bureau de jongler avec plusieurs canaux de communication de nos jours. Ils utilisent différentes applications pour les e-mails, les messages instantanés et les appels vidéo. Couvrez toutes ces plateformes pour communiquer efficacement vos congés; sinon, certains pourraient ne pas recevoir votre mémo.

Modifiez également vos messages d'absence du bureau. Les e-mails nécessitent une formulation formelle, mais vous pouvez suivre une approche décontractée sur les applications de messagerie instantanée. Supposons que votre bureau utilise Slack. Au lieu de coller le même e-mail d'absence du bureau, rédigez un message court et détendu et mettez à jour le statut de votre profil sur "Absent".

La gestion de plusieurs applications professionnelles est inefficace. La plupart les travailleurs perdent des heures à basculer entre les plates-formes— rationaliser votre système de gestion des tâches.

N'envoyez jamais un autre e-mail d'absence non professionnel

Efforcez-vous d'obtenir un e-mail d'absence du bureau personnalisé. Il doit répondre aux questions que vos superviseurs, partenaires et pairs pourraient vous poser. De cette façon, votre absence n'affectera pas les opérations commerciales.

Et essayez d'utiliser de nouvelles lignes de clôture pour rendre vos e-mails d'absence du bureau encore plus professionnels. Dire: "J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles!" semble lointain. Les destinataires de vos e-mails apprécieront une sortie personnalisée mais adaptée au travail.