Comment utiliser l'outil d'analyse rapide dans Excel

L'outil d'analyse rapide d'Excel vous permet d'analyser et de visualiser rapidement les données dans une feuille de calcul. Il vous donne accès à des fonctionnalités d'analyse de données courantes, sans avoir besoin de formules ou de fonctions complexes.

En sélectionnant les données que vous souhaitez analyser, vous pouvez accéder à l'outil d'analyse rapide soit en cliquant sur le Icône d'analyse dans le coin inférieur droit de la sélection ou cliquez avec le bouton droit et choisissez Analyse rapide dans le contexte menu.

L'outil d'analyse rapide propose cinq (5) catégories avec différentes options d'analyse. Plongeons dans chaque catégorie.

1. Mise en page

Cette catégorie propose des barres de données, des échelles de couleurs et des jeux d'icônes. Vous pouvez appliquer des règles de mise en forme conditionnelle pour mettre en surbrillance des cellules en fonction de critères spécifiques. Par exemple, vous pouvez mettre en surbrillance les valeurs supérieures à un certain seuil, identifier les doublons ou mettre en évidence les données en fonction de règles personnalisées.

2. Graphiques

Cela vous permet de créer différents types de graphiques, notamment des graphiques linéaires, des graphiques circulaires, des graphiques groupés, etc. Il recommande différents types de graphiques en fonction de vos données.

3. Totaux

Cette catégorie fournit des options pour calculer des mesures statistiques courantes pour vos données, telles que la somme, la moyenne, le nombre, le minimum, le maximum, le pourcentage total, etc.

4. les tables

L'onglet Tableaux offre diverses options pour travailler avec des tableaux dans Excel. Il analyse automatiquement vos données et suggère des configurations de tableau croisé dynamique utiles.

5. Sparklines

L'outil d'analyse rapide vous permet de créer de petits graphiques en ligne appelés graphiques sparkline qui représentent visuellement les tendances et les modèles de vos données. La catégorie Sparklines offre des options pour créer des lignes sparkline, des colonnes ou des lignes sparkline gagnant/perdant.

Explorons maintenant certains scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser l'outil d'analyse rapide dans Excel.

Obtenir la somme de plusieurs colonnes ou lignes

Supposons que vous ayez une feuille de calcul budgétaire avec différentes catégories de dépenses, telles que le loyer, les services publics, l'épicerie et les divertissements. Chaque catégorie a des valeurs de dépenses mensuelles pour différents mois. Vous voulez obtenir les dépenses totales pour chaque catégorie. Voici les étapes à suivre :

1. Sélectionnez toute la plage de cellules.
2. Clique sur le Analyse rapide icône dans le coin inférieur droit de la plage sélectionnée.
3. Dans le menu Analyse rapide, accédez au Totaux languette.
4. Sélectionnez le premier Somme option (en bleu). Cela ajoutera une nouvelle ligne affichant les dépenses totales pour chaque catégorie.
5. Pour calculer les dépenses totales par mois, sélectionnez la deuxième Somme option (en jaune). Vous verrez une nouvelle colonne indiquant les dépenses mensuelles.

Calcul du pourcentage total pour les lignes/colonnes

En utilisant la feuille de calcul budgétaire de l'exemple ci-dessus, supposons que vous souhaitiez obtenir le pourcentage total pour chaque catégorie de dépenses. Suivez ces étapes:

1. Sélectionnez le jeu de données.
2. Clique sur le Analyse rapide icône.
3. Allez à la Totaux onglet et sélectionnez le premier % Total option.
4. Pour obtenir le pourcentage total pour chaque mois, sélectionnez la deuxième % Total option (en jaune).

Mise en forme des cellules contenant du texte spécifique

Supposons que vous disposiez d'un ensemble de données contenant une liste d'employés et leurs départements respectifs. Vous souhaitez utiliser l'outil Analyse rapide pour identifier les employés du service Ingénierie.

1. Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez analyser.
2. Clique sur le Analyse rapide icône ou appuyez sur Ctrl + Q sur votre clavier.
3. Dans le Mise en page groupe, sélectionnez le Le texte contient option.
4. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez Ingénierie dans la zone de texte et appuyez sur D'ACCORD.

Les cellules contenant le texte Ingénierie sera désormais mis en surbrillance avec un style de formatage prédéfini.

Identification des cellules avec des valeurs supérieures à une valeur spécifiée

Disons que vous avez une liste d'étudiants et leurs résultats aux tests correspondants. Vous souhaitez identifier et mettre en avant les élèves ayant obtenu une note supérieure 75. Suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les résultats des tests.
2. Clique sur le Analyse rapide icône ou appuyez sur Ctrl + Q sur votre clavier pour ouvrir l'outil d'analyse rapide.
3. Clique le Mise en page onglet et sélectionnez l'onglet Plus grand que option.
4. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez la valeur de seuil (par exemple, 75) et spécifiez le formatage.
5. Cliquez sur D'ACCORD pour appliquer la mise en forme. Cela mettra en évidence toutes les cellules avec les résultats des tests ci-dessus 75.

Insertion d'un graphique (graphique linéaire, groupé, empilé ou circulaire)

Prenons un exemple où vous disposez d'un ensemble de données contenant des données mensuelles sur le trafic du site Web pour différents canaux marketing. Vous pouvez utiliser l'outil d'analyse rapide pour créer rapidement un graphique afin de visualiser les tendances du trafic sur le site Web au fil du temps. Voici comment:

1. Sélectionnez la plage de cellules pour laquelle vous souhaitez créer un graphique.
2. Clique sur le Analyse rapide icône.
3. Allez à la Graphiques languette. Vous verrez le ou les graphiques recommandés pour vos données.
4. Sélectionner Plus Graphiques pour voir tous les graphiques disponibles.
5. Prévisualisez le graphique, et une fois satisfait, cliquez sur D'ACCORD pour ajouter le graphique sélectionné.

Mise en surbrillance du texte en double ou unique

Supposons que vous ayez une feuille de calcul avec une liste d'adresses e-mail de clients dans la colonne A et les montants des commandes dans la colonne B. Vous souhaitez identifier les adresses e-mail en double pour garantir l'exactitude des données. Suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez la colonne contenant les données que vous souhaitez analyser (dans ce cas, le Email client colonne).
2. Clique sur le Analyse rapide icône dans le coin inférieur droit de la plage sélectionnée.
3. Allez à la Mise en page onglet et sélectionnez l'onglet Valeurs en double option. Cela mettra en surbrillance toutes les adresses e-mail qui apparaissent plus d'une fois.
4. Pour mettre en surbrillance les cellules avec des adresses uniques, sélectionnez le Valeurs uniques option. Cela mettra en surbrillance toutes les adresses e-mail qui n'apparaissent qu'une seule fois dans l'ensemble de données.

Annulation de la mise en forme conditionnelle dans un jeu de données

Voici les étapes pour supprimer mise en forme conditionnelle dans Excel à l'aide de l'outil d'analyse rapide :

1. Sélectionnez la plage de cellules auxquelles la mise en forme conditionnelle est appliquée.
2. Cliquez sur l'icône Analyse rapide.
3. Clique sur le Mise en page languette.
4. Dans l'onglet Formatage, sélectionnez le Effacer le format option.

Ce ne sont là que quelques exemples de cas d'utilisation de l'outil d'analyse rapide dans Excel. Explorez les différentes options disponibles dans l'outil pour en savoir plus façons d'organiser vos feuilles de calcul dans Excel.

L'outil d'analyse rapide fournit une solution rapide pour une analyse efficace des données dans Excel. Grâce à son interface intuitive et à ses fonctionnalités complètes, vous pouvez générer rapidement des graphiques, appliquer une mise en forme et obtenir des informations précieuses à partir de vos données. En suivant les étapes simples et en explorant les différentes options de l'outil d'analyse rapide, vous pouvez gagner du temps et améliorer la productivité.