Les choses à faire et à ne pas faire avec Small Talk lorsque vous travaillez à distance

Que vous l'aimiez ou que vous le détestiez, les petites conversations sont un élément essentiel de la constitution d'une équipe. Mais le bavardage peut être difficile dans un environnement éloigné car il y a certaines règles qui s'y rattachent. Bien que ces règles puissent être un peu écrasantes, elles garantissent une communication respectueuse et efficace.

La dernière chose que vous voulez est de paraître impoli envers vos collègues en ne respectant pas leur disponibilité ou en les spammant avec des messages d'une seule ligne. Voici toutes les bonnes choses à faire et à ne pas faire lorsque vous travaillez à distance.

Les choses à faire de Small Talk dans le travail à distance

Voici quelques bonnes pratiques pour s'engager dans de petites conversations dans un groupe de discussion de travail à distance :

Trouver la bonne façon de démarrer une conversation

Il existe plusieurs façons d'entamer une conversation avec vos collègues de travail. Par exemple, la plupart des plateformes de communication de travail à distance affichent lorsqu'une nouvelle personne est ajoutée au groupe. C'est une excellente occasion pour vous de faire en sorte que le nouvel employé se sente bien accueilli. Vous pouvez simplement les étiqueter et ajouter un message de bienvenue chaleureux.

Vous pouvez également les contacter par message privé. Présentez-vous et dites-leur que vous êtes disponible s'ils ont besoin d'aide pour quoi que ce soit. Vous pouvez poursuivre avec quelques questions amicales pour établir une connexion si vous sentez que le nouveau collègue est intéressé.

Si vous êtes celui qui a récemment été intégré, discuter avec les membres existants de l'équipe peut être un excellent moyen de apprenez à connaître votre équipe à distance dans un nouveau travail. Envisagez de répondre en privé à leurs discussions publiques et de partager vos réflexions sur le sujet. Cela peut être un excellent moyen d'initier une connexion.

Mais il est essentiel que vous évaluiez la pertinence du chat. Tout le monde n'est pas à l'aise avec la messagerie privée. Alors, envisagez de reculer si vous pensez que l'autre personne n'est pas intéressée.

Parlez des événements actuels

Il est courant de parler de l'actualité avec vos collègues de travail. Cela vaut également pour le travail à distance. Vous pouvez aborder des sujets tels que le sport ou les développements récents dans l'industrie du divertissement. Assurez-vous de toujours parler d'une manière non condescendante lorsque vous expliquez des nouvelles ou votre opinion sur quelque chose. Vous devez également respecter les opinions des autres.

La plupart des plateformes de communication vous permettent de partager des médias. Pensez donc à joindre la source de l'actualité sous la forme d'une vidéo, d'une image ou d'un lien Internet. De cette façon, vos collègues peuvent le voir eux-mêmes et partager leurs réflexions avec vous.

Des plateformes comme Discord vous permettent même partager l'écran de votre smartphone avec un autre utilisateur. De cette façon, vous pouvez regarder les médias ensemble et engager un dialogue à ce sujet.

Trouver un équilibre entre les sujets

Tout comme dans un bureau, les petites discussions de travail à distance entre collègues doivent trouver un équilibre entre les sujets. Cela peut être difficile dans les conversations en ligne, car elles manquent d'indices sociaux et de langage corporel. Ainsi, vous pouvez finir par parler un peu trop de vous-même et paraître grossier sans même vous en rendre compte.

Envisagez d'adopter le flux de conversation aller-retour. N'envoyez pas continuellement des messages détaillant vos propres opinions sans donner à vos collègues le temps de répondre.

Au lieu de cela, dites ce que vous avez à dire, puis attendez. Laissez votre collègue donner son avis, même s'il lui faut un certain temps pour répondre. Gardez ce flux pour assurer un équilibre entre les sujets et qu'aucune des parties ne soit autoritaire dans la conversation.

Effectuez des enregistrements occasionnels

Étant donné que vous ne voyez pas vos amis de travail tous les jours lorsque vous travaillez à distance, c'est une bonne idée de faire des vérifications régulières. Envoyez simplement un court texte disant bonjour et demandez-leur comment ils vont.

Si vous souhaitez que l'enregistrement se transforme en conversation, envisagez d'engager un dialogue. Cela pourrait être un simple "Avez-vous vu le nouveau film Marvel ?" ou "Vous n'allez pas croire ce qui s'est passé quand je suis allé au centre commercial la semaine dernière !".

Si votre collègue est intéressé et a le temps de parler, il répondra avec un enthousiasme mutuel. Si ce n'est pas le cas, c'est bien aussi. Vous ne devriez pas le prendre personnellement. Rappelez-vous toujours de respecter leurs priorités et leurs limites.

Respecter la disponibilité de l'autre

À moins que votre organisation ne dispose d'un calendrier de reporting dédié, il est probable que vos collègues distants ne seront pas toujours à leur poste de travail, même pendant la journée. C'est pourquoi vous devez être très attentif à la disponibilité de vos collaborateurs avant d'engager la conversation avec eux.

Il existe plusieurs façons d'évaluer si un membre de votre équipe est disponible. Le moyen le plus simple est de vérifier leur statut de disponibilité sur la plateforme de chat utilisée par votre entreprise. Votre collègue définira probablement son statut sur "Ne pas déranger" s'il n'est pas disponible pour discuter.

Si votre organisation utilise convertisseurs de fuseau horaire, vous pouvez également les utiliser pour en déduire la disponibilité de vos collègues étrangers. Si aucune de ces méthodes ne peut être utilisée, vous pouvez leur demander directement en envoyant un message du type « Hé, êtes-vous disponible? Je voulais parler de quelque chose.

Les plates-formes de communication, comme Slack, vous permettent également d'envoyer un ping à d'autres utilisateurs même si leurs notifications sont désactivées. Assurez-vous de ne jamais utiliser cette fonctionnalité à moins que la question ne soit de la plus haute importance et de l'urgence.

Les choses à ne pas faire avec les petites conversations à distance

Voici les choses que vous devriez éviter lorsque vous discutez avec votre équipe à distance :

Ne parlez pas de sujets hors limites

Le plus grand non-non du travail à distance est de discuter de sujets controversés ou incitatifs. Vous ne voulez pas vous disputer avec un collègue à propos de quelque chose dont vous n'auriez pas dû parler en premier lieu.

Les sujets interdits incluent la religion, l'argent, les affiliations politiques et les informations intimes. Les blagues ou les déclarations inappropriées ne doivent jamais non plus faire partie de vos conversations.

Ce n'est pas non plus une bonne idée de parler de sujets sensibles, comme le nationalisme et les théories du complot. Assurez-vous que toutes les vidéos, images ou autres médias que vous partagez avec vos collègues sont également appropriés et sans danger pour le travail.

N'envoyez pas plusieurs messages d'une seule ligne

Assurez-vous d'éviter d'envoyer plusieurs messages d'une seule ligne à votre collègue lorsque vous discutez. Cela rend difficile pour vos collègues de savoir quand vous avez fini de parler, et ils peuvent répondre sans avoir entendu tout ce que vous avez à dire.

Chaque message d'une ligne crée également un ping et une notification distincts. Cela peut être rebutant pour les membres de votre équipe. Ainsi, au lieu de spammer plusieurs messages, prenez votre temps et écrivez tout ce que vous voulez dire dans un seul bloc de texte.

Si vous souhaitez ajouter quelque chose après avoir envoyé le message, envisagez soit de modifier le message initial, soit d'attendre une réponse, puis de dire quelque chose de plus. En faisant cela, vous pouvez éviter de confondre et d'ennuyer vos collègues.

Ne prenez pas les retards personnellement

Lorsque vous travaillez à distance, ne vous attendez pas à ce que vos collègues répondent instantanément à vos messages, surtout si ces messages ne sont que des bavardages. Ils peuvent être en réunion, travailler sur un projet ou être occupés par autre chose à la maison.

Ne prenez pas ce retard personnellement. Attendez plutôt leur réponse. Si vous n'avez pas reçu de réponse pendant deux jours complets, vous pouvez envoyer un suivi. Un suivi n'est peut-être pas une bonne idée si vous n'êtes pas si proche du collègue avec qui vous discutez.

Si vous n'obtenez pas de réponse même après un suivi, vous devriez simplement attendre car ils ne veulent probablement pas s'engager dans de petites conversations pour le moment. Soyez patient et compréhensif. Votre collègue répondra probablement dès qu'il sera prêt.

Ne mettez pas fin à la conversation brusquement

Vous ne devez pas vous réveiller et quitter une conversation lorsque vous travaillez à distance, même si le chat n'est qu'une simple conversation. Vos collègues pourraient attendre une réponse, et s'ils ne l'obtiennent jamais, cela peut sembler impoli. Donc, si vous devez soudainement quitter le milieu de la conversation, envisagez de le transmettre dans la conversation.

Un simple « Soyez de retour » suffirait si vous partez pour une courte durée. Si vous partez plus longtemps, dites-leur pour combien de temps vous partez. Vous pouvez également leur dire la raison pour laquelle vous quittez le chat s'il est approprié de le faire.

Faire de petites discussions dans le travail à distance a ses règles

Les petites conversations, lorsque vous travaillez à distance, sont un peu différentes des bavardages réguliers au bureau. Mais il est facile à maîtriser si vous savez ce qu'il faut faire et ne pas faire.

N'hésitez pas à entamer des conversations avec de nouvelles personnes dans l'équipe et à discuter de sujets qui vous intéressent tous les deux. Cependant, évitez les sujets controversés et ne prenez pas personnellement les réponses tardives.

Les petites discussions peuvent parfois sembler inutiles, mais si elles sont faites correctement, elles peuvent être un excellent moyen d'initier des amitiés professionnelles. Ces connexions sont essentielles dans un environnement éloigné où il est facile de se sentir seul.