Comment choisir le bon outil de gestion de projet

Si vous travaillez sur quelque chose d'important avec une petite équipe ou sur un projet personnel, il est important de rester au courant et d'organiser votre flux de travail. La meilleure façon d'y parvenir est d'investir dans un outil de gestion de projet. L'utilisation d'un logiciel spécialisé peut vous aider à rationaliser votre flux de travail et à organiser toutes ces pièces mobiles.

Cependant, avec tant d'options, comment choisir la bonne? La première étape consiste à savoir quelles fonctionnalités et quels aspects rechercher. Concentrez-vous sur ce qui compte vraiment pour vous et votre équipe. Pensez à la fonctionnalité, à la flexibilité, à l'interface, à la sécurité et au support.

1. Caractéristiques et fonctionnalités

Avant de rechercher un outil de gestion de projet, vous devez déterminer les fonctionnalités qui vous aideront à faire avancer les choses efficacement. Posez-vous quelques questions avant d'avancer. Par exemple, travaillerez-vous en solo ou en équipe? Si c'est ce dernier, quelle est la taille et l'étendue de votre équipe? De quels outils avez-vous besoin et de quoi pouvez-vous vous passer ?

Généralement, vous aurez besoin d'options pour créer des tâches, des jalons, des calendriers et des échéanciers pour garder tout le monde sur la bonne voie. Plus ces outils sont personnalisables et flexibles, mieux c'est. Certains outils vous permettent de configurer des tâches récurrentes, des dépendances et des notifications pour faire avancer les projets efficacement.

Certains outils sont plus polyvalents que d'autres. Par exemple, vous pouvez utiliser ClickUp comme outil de productivité personnelle ainsi que pour les petites équipes. Ainsi, la première étape consiste à évaluer les besoins de votre flux de travail, puis à choisir l'outil qui lui convient le mieux.

2. Une interface que vous utiliserez réellement

De nombreux outils de gestion de projet sont très polyvalents et peuvent s'adapter à différentes situations. Par exemple, vous pouvez faire beaucoup avec Notion, comme prendre des notes, créer des listes de tâches ou même créer un CRM personnalisé. Bien qu'il s'agisse peut-être de l'un des meilleurs outils de productivité, certains pourraient préférer quelque chose de plus simple avec lequel ils peuvent rapidement se familiariser.

Si tel est le cas, recherchez une conception simple et intuitive dans laquelle il est facile de naviguer en quelques clics. Les fonctionnalités doivent être facilement accessibles et non enterrées sous des couches de menus. Les puces, les listes numérotées et de nombreux espaces blancs facilitent la lecture des instructions et des informations.

L'application doit également comporter un tableau de bord qui donne un aperçu en un coup d'œil des tâches, des calendriers et des notifications pour vous aider à rester au courant de tout efficacement. N'oubliez pas que vous utiliserez cet outil presque tous les jours, alors trouvez quelque chose que vous pourriez réellement aimer utiliser.

3. Options de personnalisation

L'outil idéal devrait vous donner un contrôle total sur les fonctionnalités et les vues qui sont visibles pour vous ou votre équipe. Certains d'entre vous peuvent avoir besoin d'un simple tableau Kanban et d'une liste de tâches, tandis que d'autres préfèrent les tableaux, les graphiques et les compteurs de temps pour aider à visualiser toutes ces données. Dans tous les cas, les sections doivent être personnalisables et faciles à activer ou à désactiver.

Vous devriez également pouvoir ajouter des champs, des vues et des filtres personnalisés pour suivre les progrès qui comptent vraiment. Par exemple, vous pouvez marquer certaines tâches avec le nom ou le niveau de priorité d'un client. De même, vous souhaiterez peut-être une vue personnalisée qui affiche uniquement les tâches hautement prioritaires attribuées à votre équipe.

4. Coopération et Communication

La collaboration est la clé de tout bon outil de gestion de projet. Vous voulez quelque chose qui vous permette de travailler facilement avec les membres de l'équipe et les clients, afin que chacun puisse suivre les progrès et rester informé. Assurez-vous que vous pouvez ajouter des utilisateurs et spécifier leur niveau d'accès.

Vous devriez pouvoir ajouter des administrateurs, des membres d'équipe avec des autorisations différentes et des clients avec un accès limité. L'attribution des tâches et des délais doit également être simple. Lorsqu'une tâche est attribuée, le destinataire doit être alerté immédiatement via une notification. En dehors de cela, les membres de l'équipe doivent pouvoir commenter les tâches, partager des mises à jour, poser des questions et partager facilement des fichiers.

5. La flexibilité

Un bon outil de gestion de projet est un outil qui s'adapte à vos besoins à mesure que votre projet grandit en termes de portée, de complexité et de données. L'outil doit être capable de gérer cette augmentation des données et de la complexité sans compromettre les performances ou la collaboration.

Lorsque vous développez davantage le projet, vous aurez éventuellement besoin de plus d'outils pour gérer tous les processus. En tant que tel, il est important que l'outil puisse bien s'intégrer à d'autres logiciels tels que les applications de partage de fichiers, les services de messagerie et les outils professionnels.

6. Accessibilité mobile

Si certains membres de votre équipe travaillent à distance et n'ont pas toujours accès à un espace de travail dédié, une application mobile peut les aider à rester connectés de presque n'importe où. Vérifiez si l'outil dispose d'une application iOS ou Android dédiée et si les fonctionnalités sont transférées de l'expérience de bureau complète.

Au strict minimum, les utilisateurs doivent pouvoir répondre aux commentaires, vérifier les tâches assignées et suivre l'avancement du projet tout en utilisant l'application mobile. C'est moins un problème de nos jours, car certains les meilleurs outils de gestion de projet ont déjà des applications mobiles dédiées qui offrent une expérience productive.

7. Sécurité et confidentialité des données

Bien que de nombreuses personnes puissent négliger l'aspect sécurité, il est essentiel lorsque vous confiez à l'outil des données, des documents et des informations sensibles liés au projet. Des outils de cryptage tels que Les certifications SSL sont très importantes. Cela signifie que vos données et documents sont codés pour empêcher tout accès non autorisé.

L'authentification à deux facteurs est également importante, nécessitant non seulement un mot de passe, mais également un code envoyé à votre téléphone ou à une application d'authentification. Cela rend beaucoup plus difficile pour les pirates d'accéder à votre compte.

Enfin, recherchez les outils de sauvegarde et de récupération des données. Il est possible que les serveurs logiciels tombent en panne ou soient victimes de cyberattaques. Des sauvegardes automatisées régulières et un plan pour remettre vos données en état de fonctionnement sont essentiels dans ces situations.

8. Tarifs et forfaits

De nombreux outils de gestion de projet sont gratuits, mais la plupart d'entre eux ont des fonctionnalités verrouillées derrière un abonnement. Vous pourrez peut-être utiliser un certain outil entièrement gratuitement, mais vous aurez un accès limité au nombre de personnes que vous pouvez ajouter à bord.

Assurez-vous que l'outil que vous utilisez est à un prix raisonnable, de sorte qu'il corresponde parfaitement au budget de votre projet. Tout en tenant compte du prix, vérifiez les avis en ligne pour voir si le support client est bon. Vous voulez un accès facile pour discuter, appeler ou envoyer un e-mail à l'entreprise en cas de problème.

Un outil de gestion de projet est très important pour les entreprises ou les personnes qui cherchent à construire quelque chose avec un potentiel de croissance dans le futur. Ce n'est peut-être pas aussi important pour les pigistes indépendants, mais cela aide quand même beaucoup à rationaliser le flux de travail et à s'assurer que vous ne manquez pas les délais.

La meilleure partie est que beaucoup de ces outils sont plus que de simples logiciels de gestion de projet. Vous pouvez les utiliser pour prendre des notes, créer des feuilles de route ou même comme calendrier de travail. Cette fonctionnalité tout-en-un en fait une valeur ajoutée si vous pouvez trouver les bons cas d'utilisation pour chaque fonctionnalité.