Comment créer et mettre en forme des documents dans PowerPoint

Les documents sont un outil fantastique à utiliser en conjonction avec des présentations PowerPoint. Ils offrent un niveau supplémentaire d'informations et de détails que les diapositives seules ne peuvent tout simplement pas transmettre.

Heureusement, PowerPoint prend entièrement en charge cette fonctionnalité et vous pouvez facilement créer des documents pour vos présentations. Vous pouvez personnaliser l'apparence et la mise en page du document, inclure des notes, puis l'imprimer ou l'exporter pour le partager avec votre public pendant votre présentation.

Que sont les documents dans PowerPoint?

Les documents sont essentiellement une version condensée de votre présentation PowerPoint. Ils incluent les diapositives de votre présentation et toutes les notes supplémentaires que vous avez omises dans les diapositives.

Les utilisateurs de PowerPoint négligent souvent la fonction de documents. Comme ces documents sont généralement sous forme imprimée et non numérique, leur potentiel passe souvent inaperçu. Cependant, les documents peuvent en fait transformer votre présentation d'un monologue ennuyeux en une expérience interactive. Voici quelques avantages de l'utilisation de documents dans vos présentations :

• Fournissez une vue plus complète du sujet présenté.
• Servir de référence utile à laquelle le public pourra se reporter après la présentation.
• Maintenez l'intérêt de votre public en proposant un document tangible.
• Encouragez le public à faire attention et à rester concentré.
• Permettez à votre auditoire de noter des informations et des idées importantes au fur et à mesure que vous les présentez.

Heureusement, PowerPoint reconnaît l'utilité des documents et facilite leur utilisation. Vous pouvez personnaliser les documents PowerPoint dans la vue Masque du document. Les documents PowerPoint peuvent inclure 1, 2, 3, 4, 6 ou 9 diapositives par page, et vous pouvez même les exporter vers Word.

Si vous êtes prêt à réussir la présentation, vous pouvez utiliser PowerPoint Speaker Coach pour améliorer vos compétences de présentation.

Comment créer et mettre en forme des documents dans PowerPoint

Vous pouvez créer et mettre en forme vos documents PowerPoint à l'aide de la vue Document principal. Cette vue est similaire à Masque des diapositives dans PowerPoint et vous permet de formater les éléments fixes de vos polycopiés.

1. Ouvrez votre présentation PowerPoint et accédez à la Voir languette.
2. Dans le Vues principales section, cliquez sur Maître du document.
3. Cliquez sur Diapositives par page et sélectionnez le nombre de diapositives que vous souhaitez afficher sur chaque page.
4. Vérifiez si vous souhaitez afficher l'en-tête, le pied de page, la date ou les numéros de page dans le Espaces réservés section.
5. Modifiez l'apparence à votre guise.
6. Une fois que vous êtes satisfait de tout, cliquez sur Fermer la vue principale pour revenir à vos diapositives.

Si vous avez activé l'en-tête et le pied de page de votre document, vous pouvez double-cliquer dessus dans la vue Masque du document pour y saisir du texte.

Vous pouvez également ajouter des images à votre document en les déposant dans PowerPoint. Gardez à l'esprit que le texte et les images sont des composants fixes et qu'ils apparaîtront sur chaque page du document.

Comment imprimer des documents dans PowerPoint

Vous pouvez imprimer des documents pour votre présentation dans PowerPoint à partir du menu Imprimer. Vous aurez également la possibilité de modifier la mise en page du document ici.

1. Allez à la Déposer onglet dans PowerPoint.
2. Sélectionner Imprimer.
3. Sous Paramètres, Cliquez sur Diapositives pleine page.
4. Sélectionnez la mise en page souhaitée sous Documents dans le menu déroulant.
5. Vérifiez le reste des paramètres d'impression, puis cliquez sur Imprimer.

Le document imprimé contiendra des images des diapositives avec la mise en forme que vous avez définie dans la vue Masque du document, mais il n'inclura pas de notes. Si vous souhaitez inclure vos notes dans le document, envisagez de l'exporter vers Word.

Comment exporter des documents PowerPoint vers Word

Une autre option astucieuse consiste à exporter vos documents vers Word plutôt que de les imprimer directement à partir de PowerPoint. Cette fonctionnalité vous permet d'inclure des notes dans votre document et de lier les diapositives PowerPoint dans le document Word.

Pour exporter des documents dans PowerPoint, procédez comme suit :

1. Clique sur le Déposer onglet et sélectionnez Exporter du menu.
2. Choisir Créer des documents parmi les options.
3. Sélectionnez la mise en page que vous souhaitez utiliser pour vos documents.
4. Cliquez sur D'ACCORD.

PowerPoint va maintenant commencer à exporter votre présentation vers Word. Le processus peut prendre un certain temps, selon la taille de votre présentation. Une fois le document exporté, Word l'ouvrira et l'affichera automatiquement. Vous pouvez ensuite apporter les modifications nécessaires, l'enregistrer au format PDF ou l'imprimer.

Améliorez votre présentation avec des documents

L'utilisation de documents en conjonction avec des présentations PowerPoint peut grandement améliorer l'efficacité et l'impact de votre présentation. Ils fournissent une représentation tangible des informations présentées et peuvent aider à garder le public engagé et concentré tout au long de la présentation.

Vous pouvez facilement personnaliser les documents dans PowerPoint pour répondre à vos besoins. À partir de là, vous pouvez soit imprimer les documents à partir de PowerPoint, soit les exporter vers Word pour plus de flexibilité et d'édition. La prochaine fois que vous préparerez une présentation PowerPoint, envisagez d'inclure un document—votre auditoire vous en remerciera.