Comment éliminer l'encombrement du papier et organiser votre vie numériquement

L'encombrement du papier peut être ennuyeux à éliminer, surtout lorsqu'il y a des piles partout. Quelle que soit votre prudence, le papier s'accumule et l'organisation de grandes quantités de papier peut être écrasante.

Cependant, adopter une approche écologique de l'organisation du papier et utiliser un système numérique permet de garder votre espace sans encombrement et confortable. Voici quelques étapes pour vous aider à éliminer l'encombrement du papier et à organiser votre vie numériquement.

1. Évaluez votre situation actuelle

Désencombrer et organiser votre espace peut être un processus accablant et stressant. Au début, vous ne savez peut-être pas comment et où commencer le processus de rangement. Mais prendre quelques minutes pour évaluer votre situation actuelle d'encombrement de papier avant de plonger dans une transformation numérique complète aide grandement.

Vous pouvez commencer par classer vos articles en fonction de leur importance. Ensuite, déterminez où vous avez le plus de papiers, comme les tiroirs de votre bureau, votre bureau ou vos étagères. Déterminez également les périphériques de stockage et les ressources dont vous aurez besoin pour l'organisation numérique, comme un solution de stockage cloud gratuite, un scanner d'images et des applications mobiles.

Évaluer votre espace facilite le désencombrement et vous permet de planifier une stratégie efficace de numérisation. Vous pouvez même visualiser votre système numérique et votre nouvel espace de travail pour vous motiver pour les tâches à venir.

2. Numérisez les documents existants

Vous pouvez rechercher un document spécifique mais ne le trouvez pas car votre table de travail est couverte de piles de papiers, d'anciennes factures, de reçus et d'e-mails imprimés. La numérisation de vos documents signifie que vous n'avez plus besoin de conserver ou de stocker des piles de documents et de factures. Vous n'aurez pas à chercher dans les classeurs et les tiroirs pour trouver des fichiers spécifiques.

Numérisez vos documents en les numérisant et en les stockant, ce qui vous permet de récupérer des informations chaque fois que vous en avez besoin. Vous pouvez utiliser un scanner d'image ou applications de numérisation sur votre iPhone et votre smartphone Android pour capturer vos documents. Ensuite, vous pouvez enregistrer vos numérisations au format JPG ou PDF. Cela vous permettra de partager facilement vos fichiers avec d'autres, éliminant ainsi le besoin de compiler et d'envoyer des documents par courrier.

3. Activer la facturation et les relevés en ligne

Imaginez recevoir toutes vos factures, reçus et états financiers par e-mail. Il n'y aurait pas besoin de fouiller dans des piles de reçus et de factures à la recherche d'un bordereau particulier, et votre espace sera sans papier.

Avec la facturation et les relevés en ligne, vous réduisez considérablement la quantité de papier encombrant autour de vous. Cela vous permet de pratiquer la conservation de l'environnement en réduisant l'impact environnemental de la production de papier.

Vous pouvez recevoir toutes vos factures et reçus en ligne, ce qui les rend facilement accessibles via votre appareil mobile ou votre ordinateur portable. La facturation en ligne vous aide également à suivre votre historique de paiement et à enregistrer les transactions et les dépenses.

D'ailleurs de nombreux applications de gestionnaire de reçus et applications de facturation gratuites offrent des fonctionnalités telles que le suivi des dépenses et les rappels de paiement, qui vous permettent de rester à jour et d'éviter les paiements manqués.

4. Automatisez la signature numérique des documents

Le monde est devenu si numérique que vous pouvez facilement manœuvrer les tracas de la signature de documents avec un stylo sur papier. Avec applications de signature de documents en ligne, vous pouvez gagner du temps et éliminer l'encombrement du papier généré par l'impression et la signature de copies physiques de documents.

Certaines plateformes de signature numérique de documents offrent également chiffrement des données comme mesure de sécurité, ce qui réduit le risque de falsification de documents.

L'adoption d'une pratique de signature numérique de documents vous aide à cultiver un état d'esprit sans papier, où vous devenez plus réceptif à adopter d'autres pratiques de désencombrement du papier et à organiser votre style de vie numériquement.

5. Stockez des documents dans le cloud

Le stockage en nuage est devenu l'un des moyens les plus innovants au monde de stocker et de préserver les données sensibles. C'est un excellent moyen de garder votre espace papier sans encombrement et organisé. Vous n'aurez plus besoin de stocker ou de conserver de nombreuses copies physiques de papiers, éliminant ainsi le besoin de conserver des documents dans des armoires, des classeurs et des étagères.

Le stockage de vos fichiers dans le cloud vous aide également à mieux gérer et organiser vos documents. De nombreuses plates-formes de stockage en nuage fournissent des outils pour une organisation facile, garantissant une récupération facile des fichiers. La technologie de stockage en nuage offre également des services de sécurité haut de gamme qui protègent votre document, vous permettant de partager des fichiers avec d'autres en toute sécurité.

Lorsqu'ils ne sont pas stockés correctement, les documents physiques sont plus susceptibles d'être endommagés, perdus et volés. Cependant, le stockage de vos fichiers dans le cloud garantit une conservation à long terme, protégeant vos documents contre les dommages et les égarements.

De plus, le stockage en nuage offre suffisamment d'espace pour stocker autant de documents que vous le souhaitez et les transférer à d'autres via votre appareil mobile ou votre ordinateur portable.

6. Définir les paramètres par défaut de l'imprimante sur recto-verso

L'impression recto-verso consiste à personnaliser votre imprimante pour imprimer automatiquement sur les deux faces du papier. Cela aide à réduire la quantité de papier encombrant dans votre espace.

Imprimer moins de papier signifie réduire le nombre de documents que vous stockez physiquement dans vos armoires et étagères. Il vous encourage également à minimiser l'utilisation du papier et à viser un environnement et un style de vie organisés et sans encombrement.

L'impression recto verso vous aide non seulement à réduire de moitié le volume de papier encombré; il vous permet également d'économiser des coûts de papier et favorise la conservation de l'environnement en réduisant le nombre d'arbres utilisés pour fabriquer du papier.

7. Éliminer les bacs à papier/lettres de bureau

Les bacs à papier de bureau deviennent souvent un endroit pratique pour empiler les papiers entrants, ce qui entraîne un encombrement du papier. Vous pouvez commencer à organiser votre vie numériquement en éliminant vos bacs à papier. Oui, conserver des bacs à papier peut être tentant, surtout lorsque vous souhaitez accéder facilement à vos fichiers.

Cependant, si vous souhaitez un espace de travail sans encombrement et organisé, vous devez opter pour une approche numérique de l'organisation du papier. Avec les bacs à papier à l'écart, vous pouvez traiter et gérer les documents entrants plus rapidement et garder un bureau bien rangé.

De plus, vous passerez moins de temps à organiser et à nettoyer les bacs à papier de bureau lorsque vous stockerez et gérerez vos documents numériquement. L'élimination des bacs à papier vous aide également à développer un état d'esprit sans encombrement, vous incitant à adopter un style de vie plus organisé.

Transition vers un espace sans papier

Il est normal que le papier s'accumule avec le temps pendant que vous travaillez. Cependant, adopter une approche numérique pour organiser vos documents et maintenir un espace sans papier est un moyen plus efficace et durable de gérer votre entreprise et votre vie.

Vous constaterez que la numérisation de votre papier vous aide à organiser efficacement votre vie personnelle et professionnelle. Il donne également la priorité aux documents essentiels, les rendant facilement accessibles et mieux stockés.