Comment rendre le suivi des modifications plus facile à utiliser sur Microsoft Word

Le suivi des modifications est l'un des meilleurs outils pour éditer des documents Word et collaborer avec d'autres, mais son utilisation peut devenir compliquée et compliquée. Si vous êtes nouveau dans cette fonctionnalité sur Microsoft Word ou si vous ne supportez pas les marques rouges et les paramètres étranges, n'abandonnez pas encore le suivi des modifications.

Une fois que vous avez compris le fonctionnement des différents composants, la fonctionnalité est plus facile à utiliser. Vous pouvez personnaliser la fonctionnalité pour proposer un système plus ordonné lors de la révision d’un document ou de la révision des modifications de quelqu’un d’autre. Voici quelques idées.

1. Afficher les révisions dans les bulles

Le suivi des modifications n'est pas seulement une option marche-arrêt. Une fois que vous aurez appris les bases de

en utilisant le suivi des modifications de MS Word, vous pouvez explorer ses fonctionnalités et personnaliser encore plus votre expérience utilisateur.

L'un des principaux composants que vous pouvez modifier est l'affichage du balisage. Quand tu vas à Révision > Afficher le balisage > Bulles, vous avez trois options :

• Afficher les révisions dans les bulles
• Afficher toutes les révisions en ligne
• Afficher uniquement le formatage dans les bulles

Le suivi des modifications utilise par défaut les révisions en ligne, ce qui signifie supprimer les mots supprimés et insérer vos modifications dans le corps du texte lui-même. Quelques-unes de ces révisions sont gérables, mais un livre entier peut être une horreur. De plus, ce paramètre ne met pas en évidence le formatage: essayer de trouver ces modifications est fastidieux.

L'utilisation de bulles pour le formatage uniquement constitue une avancée par rapport aux révisions en ligne. Les suppressions et les insertions apparaissent toujours dans le corps principal, mais tout changement de format est répertorié dans des bulles dans un panneau à droite du texte.

Si l’édition en ligne n’est pas du tout votre préférence, passez aux révisions dans les bulles. Vous pouvez ensuite supprimer, insérer et formater tout ce que vous voulez, et une liste de vos modifications apparaîtra dans le panneau de droite. Il y a toujours du rouge, mais vos modifications sont beaucoup plus claires et faciles à gérer.

2. N'utilisez aucun balisage ou un balisage simple pour éviter les distractions

En fonction de votre style d'édition, vous préférerez peut-être lire un document avant de le peaufiner pour avoir une idée de son flux, de sa lisibilité et de ses lacunes potentielles. Remplir le texte avec des marquages ​​dès le départ peut être contre-productif.

Track Changes propose deux solutions dans le Afficher pour révision menu déroulant. Balisage simple masque les bulles et les révisions en ligne et affiche uniquement les lignes rouges verticales pour indiquer où les modifications ont été apportées. Cliquez sur l'une de ces lignes pour révéler rapidement les modifications. Cliquez à nouveau pour les masquer.

Pas de balisage supprime également les lignes verticales. Vous pouvez lire et éditer en toute tranquillité jusqu'à ce que vous en décidiez autrement. Travailler avec l’un ou l’autre de ces paramètres garantit un document clair avec un minimum de distractions. Si vous travaillez en équipe, établissez le meilleures façons de collaborer en temps réel sur Word, et définissez des règles de suivi des modifications afin que chacun puisse travailler confortablement.

3. Utilisez tous les balisages ou originaux avec parcimonie

Vous n'êtes pas obligé d'afficher le balisage complet d'un document Word, sauf si vous souhaitez spécifiquement réviser une certaine révision ou intégrer les modifications.

Il est encore moins nécessaire de regarder le texte original. Vous pouvez regarder le texte original pour comparer brièvement les deux versions, par exemple en termes de style ou de longueur, mais c’est tout. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’activer l’un ou l’autre de ces paramètres jusqu’à ce que vous en ayez réellement besoin. Cela peut aider à minimiser votre frustration concernant le suivi des modifications.

4. Personnalisez les couleurs et les marquages

Lorsque plusieurs utilisateurs travaillent sur un document Word et apportent des modifications, la fonctionnalité Suivi des modifications met en évidence leurs modifications dans différentes couleurs. Le problème le plus choquant du suivi des modifications est souvent la couleur rouge par défaut de ses marquages, en particulier lorsqu'elle domine les textes comportant de nombreuses révisions.

La bonne nouvelle est que vous pouvez changer cette couleur. En fait, vous pouvez coder par couleur chaque document sur lequel vous travaillez.

Dans le Suivi section, cliquez sur le Modifier les options de suivi flèche. Vous verrez quelques paramètres de base que vous pouvez modifier, mais pour accéder à plus d'options, cliquez sur Options avancées. Cela ouvrira une fenêtre offrant davantage de façons de vous approprier le suivi des modifications.

Vous pouvez choisir de meilleures couleurs pour les insertions, les suppressions, le formatage, etc. Vous pouvez même modifier la façon dont chaque fonction est marquée, allant du gras au double barré et aux symboles. De plus, vous pouvez même ajuster l’apparence des ballons. Inspirez-vous de applications de productivité avec un codage couleur efficace ou choisissez simplement des couleurs agréables à regarder lorsque vous utilisez le suivi des modifications.

Laisser des commentaires est le deuxième meilleur moyen de donner votre avis sur Microsoft Word en plus du suivi des modifications. Cependant, une utilisation excessive des commentaires peut rendre l’expérience d’édition et de lecture tout aussi écrasante.

Ce qui facilite l'utilisation des commentaires avec le suivi des modifications, c'est de décider à l'avance comment vous allez utiliser chaque fonctionnalité. En ce qui concerne les commentaires, vous pouvez les réserver pour des questions à l'auteur ou des idées pour améliorer le texte, des choses que vous ne pouvez pas dire via le suivi des modifications sans ajouter plus de rouge.

De plus, il est préférable de mettre en évidence uniquement les mots qui se rapportent à vos commentaires, et non des paragraphes entiers. Vous pouvez même placer vos commentaires uniquement au début ou à la fin des chapitres.

Si vous rencontrez des difficultés avec un document surchargé de notes et de commentaires, essayez d'explorer les options disponibles dans le Afficher les commentaires menu déroulant. Cette fonctionnalité peut vous aider à organiser les commentaires d'une manière qui vous convient, que vous lisiez ou modifiiez le texte.

Alternativement, si le document que vous révisez est petit mais que vous avez beaucoup à dire, envisagez de vous adresser à un page vierge au début ou à la fin du document et répertoriant les retours que vous auriez mis en commentaires là. Vous pouvez également le faire pour des chapitres individuels. L'outil de commentaires est plus pratique, mais vous êtes libre de l'utiliser comme et quand vous le souhaitez.

N'hésitez pas à faire preuve de créativité avec les fonctionnalités à votre disposition, comme ajouter les numéros de ligne de Microsoft Word au texte, puis en faisant référence à des lignes spécifiques dans vos commentaires. Prenez le temps d'apprendre tout ce que ce logiciel de traitement de texte a à offrir et adaptez chaque tâche de suivi des modifications en conséquence.

7. Accepter ou rejeter des groupes de révisions

En tant que rédacteur révisant les révisions d'un éditeur, il est important d'examiner attentivement la plupart des modifications, même lorsque vous effectuez vos propres modifications.

Cependant, lorsqu’il s’agit de corrections mineures telles que des corrections de formatage ou d’orthographe, il existe un moyen plus rapide d’intégrer les modifications ou de s’en débarrasser. Sélectionnez simplement le paragraphe entier, cliquez dessus avec le bouton droit et optez pour l'un ou l'autre Accepter le changement ou Rejeter le changement. Votre choix affectera toutes les révisions de ce paragraphe.

Vous pouvez aller plus loin encore et intégrer les révisions de l’ensemble du document. Pour ce faire, après avoir cliqué avec le bouton droit sur le paragraphe en surbrillance, sélectionnez la flèche vers le bas sous Accepter dans la barre d'outils puis Accepter toutes les modifications. Juste en dessous, vous avez également la possibilité d'arrêter automatiquement le suivi des modifications.

8. Ajustez votre volet de révision

Comme mentionné précédemment, vous pouvez utiliser tout ce qui améliorera votre expérience utilisateur avec le suivi des modifications, notamment compléments de productivité pour Microsoft Word. Cependant, même une simple réorganisation de la disposition de votre espace de travail numérique peut être bénéfique pour votre flux de travail.

Le volet de révision du suivi des modifications est un autre moyen de voir toutes les révisions sans qu'elles encombrent votre écran. Vous pouvez modifier un document sans balisage et laisser le volet générer une simple liste de modifications. En cliquant sur la flèche à côté Volet de révision, vous pouvez le faire passer d'une position verticale à une position horizontale et inversement.

Faites en sorte que le suivi des modifications fonctionne pour vous

Cela peut sembler complexe à première vue, mais le programme de suivi des modifications de Microsoft est en réalité très simple et utile une fois que vous en avez appris les tenants et les aboutissants. Que vous apportiez ou receviez des modifications, définissez vos préférences de suivi des modifications avant de commencer à travailler pour faciliter les choses. Organisez l'apparence des marquages, des commentaires et de votre volet de révision dans et autour de votre texte.

Utiliser le suivi des modifications sur Microsoft Word est plus facile une fois que vous avez créé une mise en page et un jeu de couleurs qui vous motivent au lieu de vous surstimuler.