Comment tirer le meilleur parti de Google Agenda avec plus de 7 nouveaux outils

Publicité

Saviez-vous que Google Agenda peut vous aider à créer des feuilles de temps, à gérer des projets et même à trouver du temps pour les objectifs ou les choses que vous souhaitez accomplir, mais que vous n'avez jamais pu planifier? L'une des choses les plus rares, pour la plupart des gens aujourd'hui, est temps.

Si vous êtes une personne très occupée ou simplement quelqu'un qui cherche une façon plus organisée de structurer votre journée, voici dix nouveaux conseils pour vous aider.

Google Agenda est certainement omniprésent pour beaucoup de gens. Il se synchronise silencieusement avec nos appareils mobiles, et nous comptons souvent sur lui pour nous rappeler des réunions importantes. Nous avons largement couvert Google Agenda sur MakeUseOf avec plusieurs astuces pour gagner du temps 9 Fonctionnalités de Google Agenda à utiliserGoogle Agenda contient plus de trucs que vous ne le pensez. Nos conseils vous aideront à organiser des événements et à réduire le temps que vous passez à gérer votre calendrier. Lire la suite , mais vous pouvez en faire plus.

Saviez-vous qu'avec l'aide de quelques services externes (jetez également un œil à ces incroyables extensions Chrome de Google Agenda 7 extensions Chrome incroyables pour améliorer Google AgendaGoogle Agenda, ou GCal, est le roi des services d'agenda en ligne. Naturellement, de plus en plus de développeurs souhaitent améliorer GCal et ont construit des extensions incroyables pour cela. Voici nos favoris. Lire la suite ), vous pouvez utiliser Google Agenda pour faire bien plus que simplement suivre votre emploi du temps?

Jetons un coup d'œil à quelques-uns de ces éléments maintenant.

GCal2Excel - Suivre le temps dans Google Agenda

Vous avez une multitude de projets et avez besoin de suivre le temps?

Chez MakeUseOf, nous avons présenté l'utilisation de plusieurs alternatives à GCal Les 9 meilleures alternatives à Google Agenda pour la gestion du tempsLorsque vous êtes occupé et avez besoin de mieux gérer votre temps, l'un de ces calendriers pourrait être la réponse pour vous. Lire la suite pour faciliter la gestion du temps. Le suivi du temps et le calcul des heures facturables sont une utilisation de base, et un logiciel comme RescueTime vous montre un rapport détaillé à la fin de la journée.

Mais que se passe-t-il si vous ne souhaitez pas installer de logiciel distinct? Pour les paresseux, il y a une option vraiment facile - utiliser Google Agenda.

Votre calendrier (combiné à vos e-mails) est un indicateur assez fiable de votre travail au cours d'une journée, en particulier si vous gérez des projets qui nécessitent beaucoup de coordination ou de communication. Blocage temporel Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentrationVous cherchez un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez le blocage du temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à garder le cap tout en évitant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite est un moyen puissant de visualiser votre journée dans des emplacements de travail ou de projet discrets.

GCal2Excel fait une chose simple et le fait merveilleusement bien, il vous permet d'exporter facilement et en toute sécurité votre calendrier Google vers Excel et d'autres formats. Sélectionnez le calendrier et la période à exporter et enregistrez la sortie sur Dropbox, Google Drive ou votre ordinateur.

Voici comment fonctionne le processus:

Quel est l'avantage d'utiliser la combinaison de Google Agenda et Excel?

Si vous devez créer des feuilles de temps ou des factures, Excel peut les calculer facilement. Avec tous vos rendez-vous dans Excel, vous pouvez les trier et obtenir une image claire de vos activités tout au long de la journée.

Pour vraiment faire ce travail, transformez cela en une routine. Avec les bonnes astuces Excel 8 conseils pour apprendre rapidement ExcelPas aussi à l'aise avec Excel que vous le souhaiteriez? Commencez par des conseils simples pour ajouter des formules et gérer les données. Suivez ce guide et vous serez à jour en un rien de temps. Lire la suite , vous pouvez faire beaucoup plus avec les données que vous accumulez.

GANTTplanner - Plans de projet dans Google Agenda

Pour faire avancer ce concept, si votre travail est mappé sur votre calendrier Google, vous pouvez également utiliser la planification de projet avancée directement dans un calendrier. UNE diagramme de Gantt, est un moyen graphique simple de gérer des projets décomposés en jalons mappés à des dates. Comme pour le suivi du temps, il existe de nombreuses applications dédiées pour créer des diagrammes de Gantt complets, y compris Projet Microsoft (Microsoft a également un cousin déroutant appelé Planificateur MS pour les équipes) ou son alternative open source ProjectLibre. Vous pouvez également opter pour l'excellent et entièrement basé sur le Web Planificateur de Tom.

Regardons GANTTplanner, un simple, service web extrêmement abordable qui transforme votre calendrier en un diagramme de Gantt. Vos événements se transforment en activités de projet et vous pouvez ensuite spécifier des délais à droite, comme dans un diagramme de Gantt traditionnel. Le Gantt est lié à votre calendrier, il reste donc constamment mis à jour.

Si vous obtenez le bon processus, tel que défini ci-dessus, ou si vous maintenez des calendriers distincts pour le travail ou même les projets - cette application Web vous évite de recréer des diagrammes de Gantt à partir de zéro.

Esper - Trouvez le temps de poursuivre vos objectifs

Maintenant que nous avons réussi à suivre notre temps et à trier les projets, essayons de voir s'il est possible de réellement trouver plus de temps à l'aide de Google Agenda, entrez Esper. Considérez-le comme un outil complet qui effectue un audit de calendrier. Dans leurs propres mots,

«Avec Esper, vous pouvez rapidement étiqueter vos événements de calendrier avec des objectifs, des jalons et tout ce qui compte pour vous. Utilisez ensuite ces données pour créer des graphiques élégants montrant comment vous avez passé votre temps. »

Mais ce n'est pas la partie excitante, ce qui vient ensuite.

Esper peut effectuer automatiquement l'étiquetage et la cartographie en utilisant les métadonnées de votre événement d'agenda telles que les invités, la durée, etc. Les données résultantes vous permettent de visualiser facilement où vous avez des moments de temps libre que vous pouvez consacrer à une variété d'objectifs, tels que la santé / la forme physique, le développement de compétences de direction, etc.

Un calendrier dépassé Évitez le stress de la planification excessive avec 10 astuces intelligentes de Google AgendaLe secret pour déstresser en utilisant un calendrier est simple: découpez les choses dont vous n'avez pas besoin, prenez le temps pour les choses que vous aimez et gardez tout organisé. Utilisez ces dix conseils. Lire la suite est souvent la cause du stress, Esper est donc un bon moyen visuel de résoudre les conflits de calendrier en obtenant plus d'informations sur vos puits de temps, vos objectifs et vos jalons. Esper peut être un outil important pour les entrepreneurs et les chefs d'entreprise, car le modèle de tarification et les plans disponibles sont adaptés à une variété de services de planification.

Google Agenda pour les réunions - Planification, conduite et suivi

Google Agenda devient plus productif avec des calendriers partagés 12 idées productives pour un calendrier Google partagéGoogle Agenda est un outil de productivité phénoménal. Ces 12 idées devraient vous inspirer pour commencer à penser de manière créative en ce qui concerne Google Agenda. Lire la suite . Mais, lorsque vous utilisez GCal pour des réunions - à mon avis, vous rencontrez trois défis fondamentaux.

Le premier défi consiste à amener les gens à voir et à accepter une invitation à une réunion.

L'une des meilleures façons de dépasser le «Je n'ai pas reçu votre invitation / votre invitation ne s'ouvrirait pas” l'excuse est d'utiliser CalendarTree. Mis à part le fait que l'un des fondateurs est Scott Adams de la renommée de Dilbert, CalendarTree est un excellent outil pour envoyer des invitations à des réunions qui sont compatibles avec pratiquement tous les formats de calendrier Là.

Le deuxième défi est de gérer l'agenda et les détails des réunions au-delà.

Solid [URL cassée supprimée] vous permet de gérer les réunions en fonction de la solidité (lire les détails) de l'ordre du jour, des points de discussion, etc. Les participants à la réunion reçoivent également des résumés détaillés de la réunion. Solid propose de nombreuses intégrations permettant de gagner du temps avec d'autres outils tels que Google Docs et Slack.

Si ce niveau de planification détaillée des réunions ne vous convient pas, Minutes.io un spin, avec une superbe interface utilisateur et aussi détaillé ou aussi usé que vous le souhaitez, il est parfait pour les notes lors d'une réunion.

En passant, consultez le Calculateur de réunions pour obtenir une estimation du temps que vous passez en réunion.

Skimm Ahead - Rend plus facile d'être plus intelligent

Lorsque vous êtes une personne occupée, vous n'avez pas vraiment le temps de vous tenir au courant des événements ou même des nouvelles - à cette fin, consultez notre guide des newsletters par e-mail Apprenez quelque chose de nouveau avec 10 bulletins électroniques valablesVous serez surpris de la qualité des newsletters aujourd'hui. Ils font un retour. Abonnez-vous à ces dix newsletters fantastiques et découvrez pourquoi. Lire la suite . En vedette sur cette liste, est le Skimm quotidien qui non seulement vous informe mais vous rend également plus intelligent.

Skimm Ahead est un service d'abonnement du site qui remplit votre iCalendar pour iPhone et iPad avec des événements futurs dont vous devez être au courant. Le service, bien que très américain, remplit votre calendrier d'événements merveilleusement précis et organisés des recommandations pour le week-end en fonction de votre humeur (par exemple, si vous souhaitez rester à la maison ou vous aventurer en dehors).

C'est comme avoir un ami à l'écoute qui bloque votre calendrier. Il coûte moins d'un prix de café (2,99 $ / mois) et le premier mois est gratuit. Il n'y a pas encore d'intégration Google Agenda, mais c'est en cours.

Deux outils intéressants non liés au calendrier

Si vous n'êtes vraiment pas un type d'agenda en ligne (malgré ces services de rappel incroyables que GCal offre Les rappels font de Google Agenda une incroyable liste de choses à faireTenez-vous une liste de tâches et un calendrier séparé? Il introduit des frictions car les tâches et la planification sont interdépendantes. Google a maintenant résolu ce problème en introduisant des rappels dans Google Agenda sur Android. Lire la suite ) jetez un œil à Non-App [URL cassée supprimée]. Une merveilleuse combinaison d'outils de productivité qui sont bien, pas des applications. le Calendrier sans application (7,00 €) est un PDF imprimable, qui propose trois vues - les 2500 pieds Affichage de l'année, les Affichage du mois et le Vue semaine mettant en vedette des objectifs.

La beauté réside dans la simplicité et, bien sûr, dans le fait qu'il s'agit d'un vecteur imprimable que vous pouvez imprimer à n'importe quel format de papier.

Peut-être préférez-vous un «calendrier physique / rappel». Vous pouvez vous attendre au merveilleux et presque magique Voir la note qui est un pense-bête numérique qui utilise de l'encre électronique. Le bonus est la conception réfléchie enveloppée d'une longue durée de vie de la batterie.

Voir la note vivra sur votre mur / réfrigérateur et comportera des rappels de réunion mis à jour de votre calendrier, un widget de date et météo ainsi que des rappels récurrents et bien sûr, il sera mis à jour. Il est disponible en pré-commande.

Benjamin Franklin avait dit une fois:

«Si vous voulez que quelque chose soit fait, demandez à une personne occupée».

Alors, comment pouvez-vous être productivement occupé avec l'aide de votre calendrier? Partagez vos conseils dans les commentaires.