Les 12 meilleures fonctionnalités de Microsoft Access pour la gestion de bases de données

La gestion de base de données peut être répétitive et mouvementée si vous n'utilisez pas le bon outil. Avec Microsoft Access, la maintenance d'une base de données de relations devient facile.

Lisez la suite pour en savoir plus sur Microsoft Access et ses principaux éléments et fonctionnalités.

Qu'est-ce que Microsoft Access ?

Microsoft Access est un outil de productivité robuste fourni avec la suite Microsoft 365. Dans cette base de données, vous pouvez enregistrer, afficher, éditer et suivre des données. Vous pouvez même établir une relation entre les données.

En plus de stocker une grande quantité d'informations, il facilite la récupération et l'utilisation des données sur différentes plates-formes. Microsoft Access prend également en charge l'intégration avec d'autres outils pour une synchronisation des données sans effort. Certains de ses principaux composants sont les tableaux, les formulaires, les rapports et les requêtes.

1. Vue en coulisses

La vue Microsoft Access Backstage est ce que vous voyez lorsque vous démarrez le logiciel Access mais n'ouvrez pas de base de données. Avec le mode Backstage de Microsoft Access, les utilisateurs peuvent effectuer de nombreuses tâches de gestion de base de données, notamment l'ouverture d'une base de données existante et la création d'une nouvelle.

Son panneau de menu contient des commandes que vous pouvez appliquer à un fichier de base de données. Depuis son ruban Fichier, vous pouvez choisir parmi ses modèles pour créer un nouveau fichier.

2. Base de données

Microsoft Access est un système de gestion de base de données (SGBD) qui vous permet de créer et de gérer de grandes bases de données. Une base de données vous aide à conserver les informations de manière organisée.

Un fichier de base de données créé dans Microsoft Access 2007 ou des versions ultérieures est fourni avec l'extension de fichier nommée ACCDB, tandis que les bases de données créées dans les versions antérieures d'Access sont appelées MDB.

En règle générale, toutes les tables d'une base de données Access, ainsi que d'autres objets, tels que des formulaires, des rapports, des macros et des modules, sont stockés dans un seul fichier.

3. Des relations

En établissant des relations, vous pouvez créer une connexion entre deux tables différentes. Une relation implique des champs de deux tables contenant des données correspondantes.

En rapport: Comment créer des relations entre plusieurs tables à l'aide d'un modèle de données dans Excel

Par exemple, le champ Student ID de la table Student Data peut être connecté à un champ du même nom dans la table Student Results. Les relations permettent d'éviter les données manquantes et de déterminer rapidement les résultats d'une requête.

4. Clés primaires

Lorsqu'il s'agit d'associer et de combiner de manière significative les données de plusieurs tables dans Microsoft Access, vous devez utiliser le champ de clé primaire. La clé primaire d'une table est la clé étrangère d'une autre table. On peut ajouter le champ de clé primaire dans d'autres tables pour se référer à la table source de la clé primaire.

5. les tables

Les tableaux Access ressemblent à une feuille de calcul Excel contenant des lignes et des colonnes. Mais dans Microsoft Access, les lignes et les colonnes sont appelées enregistrements et champs.

De plus, il stocke les données différemment d'une feuille de calcul. Vous devez créer un tableau pour suivre chaque type d'informations. Ce processus est nommé normalisation. Il vous aide à éviter les redondances et rend une base de données flexible.

6. Formes

Les formulaires Microsoft Access vous permettent d'afficher, de saisir et de modifier les données d'une ligne à la fois. Un formulaire contient généralement des boutons de commande et des contrôles permettant d'effectuer d'autres tâches, telles que l'envoi de données à un autre outil.

À l'aide de formulaires, vous pouvez contrôler la manière dont une personne interagit avec les informations de la base de données. Vous pouvez trouver des outils de création de formulaire sur le Créer onglet du menu du ruban d'accès. Ici, vous pouvez concevoir votre propre formulaire en concevant un formulaire vierge. Mais la meilleure option est de passer par l'assistant de formulaire.

7. Rapports

Vous pouvez utiliser les rapports Access pour formater, compiler et présenter des données. Généralement, il contient des réponses à une question spécifique. Exécutez un rapport à tout moment pour obtenir les informations de base de données mises à jour.

Il est également possible de formater un rapport pour présenter les données de la manière la plus efficace. Vous pouvez le formater pour l'afficher, l'imprimer, l'exporter ou l'envoyer en pièce jointe d'un e-mail.

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8. Requêtes

La fonction d'une requête est de récupérer des données qui répondent à des conditions spécifiques à partir de tables. Vous pouvez également l'utiliser pour effectuer des calculs prédéfinis. Sur l'application de bureau Access, vous pouvez utiliser des requêtes pour mettre à jour ou supprimer plusieurs enregistrements simultanément.

Les requêtes peuvent être de deux types: les requêtes de sélection et les requêtes d'action. Alors qu'une requête de sélection permet aux utilisateurs d'afficher, de copier et d'imprimer les données récupérées, une requête d'action peut effectuer une tâche avec les données.

9. Macro

Une macro est un outil qui automatise les tâches et ajoute des fonctionnalités à diverses parties de la base de données, notamment les formulaires, les rapports et les contrôles. C'est un programme pour automatiser les tâches manuelles telles que l'ouverture d'un rapport, l'exécution d'une requête, le copier-coller et la mise en forme de tableau dans Access que vous effectuez régulièrement.

Par exemple, en attachant une macro à un bouton de commande, vous pouvez vous assurer que la macro s'exécute lorsque vous cliquez sur ce bouton.

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10. Modules

Un module est un ensemble de déclarations et de procédures qui ajoute des fonctionnalités à votre base de données. Ces déclarations sont rassemblées comme une unité. Vous devez utiliser le langage VBA pour écrire des modules.

Il peut y avoir des modules de classe ou des modules standard. Les modules de classe sont associés à des formulaires et des états, tandis que les modules standards ne sont attachés à aucun objet.

11. Masques de saisie

Les masques de saisie indiquent le format valide de votre valeur de saisie dans un champ. Cependant, cette fonctionnalité n'est disponible que pour les bases de données de bureau Access.

Les masques de saisie peuvent garantir la cohérence de la valeur saisie, en particulier dans les champs sensibles à la valeur tels que les numéros de téléphone et les codes postaux. Il contient une partie obligatoire et deux parties facultatives, chacune séparée par un point-virgule.

12. Règles de validation

Vous pouvez utiliser ces règles pour valider les données que vous saisissez dans une base de données. Le générateur d'expressions peut vous aider à formater la règle avec précision. Microsoft Access propose deux types de règles de validation :

Règle de validation de champ

Si vous définissez une règle de validation pour un champ, Access vous empêche de quitter ce champ à moins que vous n'entriez une valeur valide. Supposons que vous ajoutez >=#12/01/2021# dans la propriété de Règle de validation du champ de date. Dans ce cas, vous devez saisir des dates uniquement à partir du 1er décembre 2021.

Règle de validation d'enregistrement

Vous pouvez l'utiliser pour contrôler quand vous pouvez enregistrer un enregistrement. Cette règle prend en compte les autres champs de la même table et compare leurs valeurs.

Microsoft Access pour la gestion de la base de données relationnelle

Lorsqu'il s'agit de gérer une base de données relationnelle, Microsoft Access offre une solution transparente pour les utilisateurs professionnels. Cet article a traité des fonctionnalités de base de Microsoft Access, en lisant ce qui vous donnera une idée fondamentale de l'outil.

Si vous souhaitez apprendre à créer une base de données simple à l'aide de Microsoft Access, consultez l'article suivant.

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