Comment animer efficacement une réunion d'équipe à distance

Que vous soyez un gestionnaire, que vous ayez un rôle de premier plan dans votre entreprise ou que vous travailliez sur un projet, il est probable que vous deviez animer des réunions d'équipe. Un grand plus ici, c'est que vous pouvez organiser votre propre réunion comme bon vous semble.

Néanmoins, il existe de grandes différences entre les réunions en face à face et à distance, ce qui peut faire ou défaire leur efficacité. Nous examinons ici certaines difficultés rencontrées pour animer des réunions d'équipe à distance et comment vous pouvez les surmonter pour en organiser une efficacement.

Avantages et inconvénients de l'animation de réunions à distance

Les applications de visioconférence telles que Google Meet, Zoom et Microsoft Teams ont rendu l'organisation de réunions en ligne très populaire. D'un simple clic sur un bouton, vous êtes prêt à partir. La tenue virtuelle de réunions d'équipe présente de nombreux avantages, notamment :

• Accès facile aux documents numériques que vous devez partager.
instagram viewer
• Possibilité d'enregistrer des sessions.
• Aucune considération de temps pour le voyage n'est requise.
• Aucune difficulté à réserver des salles pour les réunions.
• Vous pouvez rencontrer des collègues et des parties prenantes externes du monde entier.

Et beaucoup plus. Cependant, il existe également des obstacles à cette méthode, qui peuvent entraver la productivité. Voici quelques exemples :

• Problèmes techniques avec l'audio et la vidéo.
• Fatigue de visioconférence.
• Problèmes de communication lorsqu'il y a beaucoup de participants.
• Retard ou manque de réactivité de l'équipe en raison d'un décalage visuel et auditif normal.
• Perturbation des repères visuels et du langage corporel.

Certains aspects de la conversation en face à face ne peuvent tout simplement pas être reproduits virtuellement. La bonne nouvelle est que vous pouvez optimiser cette expérience grâce à quelques trucs et astuces efficaces.

1. Créez des discussions organiques avec un ordre du jour

Il est indispensable d'avoir un plan pour toute réunion d'équipe, quelle que soit la manière dont elle est organisée. Un ordre du jour est simplement un résumé structuré de ce qui doit être discuté. Généralement, ceux-ci sont partagés avec vos participants avant la session. Cela peut se faire par e-mail ou avec des applications telles que Google Workspace, vous pouvez inclure l'ordre du jour dans votre invitation d'agenda.

Mais, pour organiser une réunion à distance efficace, vous devez éviter de répertorier les mises à jour et les rappels à tout le monde. Au lieu de cela, votre ordre du jour doit être engageant et susciter des discussions. Voici quelques idées :

• Prévoyez du temps pour un check-in d'équipe qui n'est pas lié au travail.
• Commencez par un sujet de discussion ouvert sur lequel vous savez que votre équipe aura des opinions.
• N'incluez que les points sur lesquels vous voulez que les gens commentent.
• Gardez un ordre du jour court (les gens ne peuvent se concentrer que pendant un temps limité).

Vous n'avez pas besoin de faire tout cela à chaque fois, mais ils encourageront certainement la conversation organique plus vous les ferez.

2. Utiliser les salles de sous-commission

Habituellement, les réunions d'équipe se concentrent généralement sur un ordre du jour spécifique et visent à rassembler l'équipe dans son ensemble. Néanmoins, il est parfois rafraîchissant de briser ces traditions et d'essayer quelque chose de nouveau.

Zoom, Microsoft Teams et Google Meet ont tous la possibilité de créer des salles de sous-commission. Ce sont des mini-salles de réunion au sein d'une réunion, afin que votre équipe puisse discuter en petits groupes.

Ceci est pratique si vous avez une équipe plus nombreuse ou si vous rencontrez plusieurs équipes à la fois. Cela résout également le problème mentionné précédemment concernant les collègues ayant des difficultés de communication lorsqu'il y a beaucoup de participants.

Les salles de sous-commission ne sont pas toujours adaptées, par exemple, si vous avez moins de membres dans votre équipe. Vous devez également vous assurer que toute discussion qui a lieu est nécessaire, plutôt que simplement pour remplir le temps. Une fois que tout le monde est revenu dans la salle de réunion principale, vous êtes libre de demander des commentaires sur les discussions de vos collègues. C'est pour que vous puissiez rassembler les points principaux et les faire avancer.

3. Présenter des informations à l'aide de l'écran de partage

Une difficulté avec le partage d'informations à distance, c'est que parfois les gens ne comprennent tout simplement pas ce que vous dites. Par conséquent, au lieu de simplement dire à votre équipe quoi faire, pourquoi ne pas leur montrer? Le partage de votre écran dans les applications de visioconférence présente de nombreux avantages, notamment :

• Fournit un visuel à votre équipe.
• Comptes pour différents styles d'apprentissage.
• Donne à votre équipe une chance d'observer les processus.
• Ajoute une couche supplémentaire d'informations, au-delà d'une explication auditive.

Néanmoins, cela ne signifie pas que vous devez simplement partager votre agenda à l'écran, car il est peu probable que cela attire l'attention de votre équipe. Réfléchissez plutôt aux points de l'ordre du jour qui nécessitent des explications supplémentaires ou qui nécessitent des preuves complémentaires. Quelques exemples pourraient être :

• Si vous avez constaté que votre personnel n'exécute pas correctement une tâche, montrez-lui comment suivre un processus spécifique.
• Présenter des données et des recherches.
• Opportunités de formation.

4. Quand organiser une réunion vs. Envoi d'un e-mail

Il y a eu de nombreux études menées, qui concluent que des réunions excessives nuisent à la productivité, au bien-être et à la motivation du personnel. Combien de fois avez-vous participé à un appel vidéo qui aurait pu n'être qu'un e-mail ?

Lorsque vous organisez un rassemblement, vous interrompez essentiellement le flux de travail et la concentration de votre équipe. Pour cette raison, vous devez vous assurer que le contenu est nécessaire. Les appels vidéo doivent être réservés aux discussions approfondies, à la collaboration et à l'encouragement de l'engagement de l'équipe. Ce n'est pas parce qu'il est facile de réserver et d'assister à des réunions virtuelles que vous devez compter sur elles.

Voici quelques cas où vous pouvez opter pour des alternatives de visioconférence :

• Demande de commentaires par envoyer un formulaire Google.
• Utilisez une application de messagerie ou applications de communication asynchrone pour les mises à jour du statut de l'équipe.
• Envoyez un e-mail avec des mises à jour ou des nouvelles récentes (qui n'ont pas besoin de discussion).

Parfois, vos collègues veulent juste faire une pause et parler aux gens à la place. C'est certainement quelque chose à considérer, mais ne gaspillez pas cela dans des réunions où tout le monde est muet, vous écoutant parler.

Des réunions à distance efficaces nécessitent une planification

L'hébergement de réunions via des applications de visioconférence nécessite une planification légèrement différente de celle des réunions en face à face. Les difficultés surviennent principalement lorsqu'il y a un manque de considération pour les participants.

Cependant, toute réunion à distance peut être efficace avec un ordre du jour complet qui utilise le temps de manière productive. Cela signifie explorer des sujets de discussion qui intéressent vraiment toutes les personnes impliquées et s'en tenir simplement à ce qui est nécessaire. Avec les conseils explorés ici, vous aurez de nombreuses façons pratiques d'héberger vos réunions à distance, en les gardant efficaces et pertinentes pour toutes les personnes impliquées.

Comment commencer à utiliser les avatars Zoom pour des réunions amusantes

Lire la suite