Repartir à zéro avec un nouveau logiciel de gestion de projet est un projet en soi. Chacun est différent de l'autre, donc en plus d'essayer de cartographier tous vos projets, vous devrez peut-être faire face à une courbe d'apprentissage. Cela peut être écrasant.
Cependant, une chose qu'ils ont tous en commun est que la planification à l'avance peut aider à effectuer une transition en douceur. De plus, vous vous préparerez à garder un espace de travail propre et cohérent. Lisez la suite pour savoir quelles étapes vous pouvez suivre lorsque vous démarrez avec un nouveau logiciel de gestion de projet.
Décider comment vous voulez utiliser le logiciel de gestion de projet
Avant de configurer votre logiciel, vous avez besoin d'un plan d'utilisation. Savoir qui utilisera le compte et les types de tableaux de projet qu'il contient vous aidera à démarrer.
Avec qui allez-vous travailler ?
Y aura-t-il quelqu'un d'autre sur le compte? Qui sont-ils et quels sont leurs rôles? Le niveau de confidentialité et les autorisations que vous pouvez définir pour votre équipe varient en fonction de celui que vous utilisez et du niveau auquel vous êtes abonné. Il est donc bon de planifier à l'avance, avant même d'en sélectionner un, qui utilise le compte et à quoi vous voulez leur donner accès.
Par exemple, les versions personnelles de Notion sont très différentes de Équipe compte, mais vous pouvez collaborer en utilisant l'un ou l'autre. Les personnels proposent des pages qui démarrent en privé et vous permettent d'inviter des invités, tandis que l'équipe votre compte déverrouille des espaces de travail collaboratifs qui vous permettent de partager avec l'ensemble de votre organisation une façon.
Au sein de votre organisation, vous voudrez également déterminer à qui vous souhaitez accorder des autorisations d'administrateur. De plus, si votre logiciel autorise les invités, vous pouvez déterminer si le partage d'un tableau de projet avec des clients, des sous-traitants ou d'autres personnes extérieures à votre lieu de travail est nécessaire ou non.
Quels types de tableaux de projet allez-vous utiliser ?
Vous pouvez faire plus que créer de simples contours de projet dans votre logiciel de gestion de projet. Vous pouvez également:
- Créez des tableaux de demande de projet où vous et vos collègues pouvez déléguer diverses tâches ou demander de l'aide. ClickUp est un excellent logiciel pour en construire un, mais vous pouvez les créer dans n'importe quel logiciel de gestion de projet.
- Décrivez un flux de travail continu du début à la fin pour obtenir un aperçu rapide des étapes des projets.
- Créez un tableau d'affectation ouvert où vous et vos collègues pouvez vous affecter aux tâches disponibles.
Décider comment organiser un logiciel de gestion de projet
Maintenant que vous savez avec qui vous travaillez et les types de tableaux de projet que vous utiliserez, vous devez déterminer comment vous souhaitez organiser le compte.
La façon dont vous procédez est vraiment une question de préférence, mais le nombre de personnes avec lesquelles vous travaillez vous aidera également à décider. Il existe de nombreuses façons d'organiser vos tableaux de projet, par exemple :
- Client
- Projet
- département
- Équipe
Vous pouvez même utiliser une combinaison des éléments ci-dessus. Mais, si vous travaillez avec une grande entreprise, l'organisation par département ou par équipes simplifiera la recherche de projets et de tâches pour tout le monde.
Lorsque vous organisez des éléments, vous souhaitez éviter de trop compliquer les noms de vos tâches, projets, tableaux et dossiers. Vous et vos collègues trouverez rapidement ce dont vous avez besoin si vous gardez les choses aussi simples que possible.
Cela est particulièrement vrai pour les sous-dossiers. Si l'outil que vous utilisez propose des sous-dossiers, demandez-vous avant d'en créer un s'il est vraiment nécessaire, et si c'est le cas, déterminez le nom optimal lorsque d'autres le recherchent. Inclure une série de petits dossiers vides ou mal étiquetés ne fera que créer de la confusion.
Pensez-y presque comme les dossiers de fichiers sur votre ordinateur. Vous voulez pouvoir trouver ce que vous cherchez en aussi peu de clics que possible.
Ajout de tâches au logiciel de gestion de projet
Une fois que vous avez déterminé comment vous souhaitez organiser vos tâches et vos projets, vous pouvez commencer à les cartographier. Tout d'abord, il est utile de dresser une liste des projets en cours et de les décomposer en éléments d'action. Vous pouvez le faire sur papier ou dans un logiciel de traitement de texte, selon la méthode qui vous convient le mieux.
S'en tenir aux projets en cours aidera à simplifier le processus. Créez des tableaux et des tâches uniquement pour les projets sur lesquels vous travaillez actuellement ou à venir, plutôt que d'inclure des informations obsolètes ou des espaces réservés.
Assurez-vous de nommer vos tableaux de projet en conséquence et d'inclure uniquement les tâches connexes. Cette hiérarchie vous aidera à trouver les détails plus rapidement et vous donnera, à vous et à vos collègues, un aperçu rapide de l'état d'un projet.
Par exemple, si vous développez un nouveau site Web pour un produit, vous créeriez un tableau de projet et l'appelleriez quelque chose comme un Site Web du produit. Ensuite, vous énumérerez tous les éléments d'action qui composent un site Web en tant que tâches à l'intérieur. Ainsi, des choses comme le choix d'un nom de domaine, la configuration de l'hébergement, la conception de wireframes, etc.
Si vous gardez votre système d'ajout de projets et de tâches cohérent, il est moins probable que vous ayez besoin de passer du temps à désencombrer ou à réorganiser.
Ce qu'il faut éviter lors de la configuration d'un logiciel de gestion de projet
Certaines choses que vous voulez éviter lors de la configuration d'un nouveau logiciel de gestion de projet sont :
- Tout faire à la fois— commencez petit avec une liste des projets en cours pour éviter d'être submergé ou d'encombrer votre espace de travail.
- Utilisation de toutes les fonctionnalités-surtout s'il s'agit d'un compte payant, vous pouvez penser que vous voulez en avoir pour votre argent. Cependant, il y a beaucoup de cloches et de sifflets qui viennent avec un logiciel de gestion de projet qui ne peuvent que gêner. La recherche préalable du produit est l'une des façons d'éviter la fatigue des fonctionnalités.
- Des projets trop compliqués— adoptez l'approche moins c'est plus lors de l'élaboration de vos projets. Par exemple, de nombreux logiciels de gestion de projet proposent des sous-tâches moins visibles que vous pouvez imbriquer dans des tâches plus importantes. Cependant, il peut être fastidieux pour vous d'énumérer les étapes d'une tâche et pour votre collègue de les cocher.
Commencez avec votre logiciel de gestion de projet
Démarrer avec un nouveau logiciel de gestion de projet est moins écrasant si vous planifiez un peu à l'avance et que vous commencez petit. Plutôt que de le construire avec des projets obsolètes ou des informations d'espace réservé, créez des éléments au fur et à mesure et conservez un système de dénomination cohérent pour les tâches, les projets et les dossiers.
N'oubliez pas de rester simple. Moins vous avez besoin de clics pour trouver ce dont vous avez besoin, mieux c'est.
